Процессы в информационной системе

Совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов предметной деятельности и ресурсов, преобразующих входы в выходы (синоним – Бизнес-процесс, БП) соотносится с понятием процесс.

Процесс рассматривается как некоторая конечная совокупность последовательных действий, операций, функций, будучи примененных к чему-либо позволяет получить некоторый результат. При этом предполагается последовательная сменяемость самих действий, явлений и состояний, порожденных этими действиями. Что касается результата, то им может быть некоторый продукт материальной и/или интеллектуальной деятельности.

К ресурсам могут относиться: персонал, средства обслуживания, оборудование, интеллектуальная составляющая, представленная технологиями и методиками.

Процессы, обеспечивающие функционирование информационной системы любого назначения и профиля, можно укрупнено представить в виде схемы (рис. 1.1), состоящей из основных блоков:

• ввод информации из внешних или внутренних источников;

• обработка введенной информации и представление результатов в удобном для восприятия специалистом (в общем случае человеком) виде;

• вывод информации для предоставления потребителям или передачи ее в другую систему;

• обратная связь - переработанная специалистами информация, рассматриваемая как управляющее воздействие на параметры системы.

Рис. 1.1. Основные процессы информационной системы.

Информационной системе присущи следующие свойства:

• системности в подходе к проектированию, разработке и функционированию;

• комплексности анализа ее функционирования;

• применимости общих принципов построения и управления;

• динамичности и постоянного развития;

• результативности - выходной продукцией является информация, на основе которой принимаются решения;

• восприятия как человеко - компьютерной системы обработки информации.

Внедрение информационных систем способствует:

• получению рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и средств интеллектуальной обработки информации;

• высвобождению специалистов от рутинной работы за счет использования средств автоматизации;

• обеспечению достоверности информации;

• замене бумажных носителей данных магнитными и/или электронными носителями;

• совершенствованию потоков информации и документооборота в целом;

• сокращению затрат на производство материальных продуктов и оказанию ИТ - услуг;

Основные задачи, решаемые в рамках информационной системы хозяйствующего субъекта:

• Соответствия миссии и целям организации.

• Соответствия основным социальным и этическим принципам.

• Контроля функционирования информационной системы специалистами.

• Производства достоверной, релевантной, своевременной и систематизированной информации и информационных ресурсов.

Соотношение информационной системы и информационной технологии

Информационная система и информационная технология тесно взаимодействуют между собой. Кроме того, информационная система являются для информационных технологий основной средой ее функционирования. На первый взгляд может показаться, что понятия информационной технологии и информационной системы схожи между собой. Однако это не так.

Информационная технология рассматривается как процесс, состоящий из четко регламентированных правил выполнения операций, действий, этапов разной степени сложности над информацией, сосредоточенной в компьютерах, в базах и хранилищах данных.

Основная цель информационной технологии - получение необходимой пользователю информации в результате целенаправленных действий по переработке первичных сведений и/или данных.

Информационная система рассматривается как среда, компонентами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, специалисты, различного рода, технические и программные средства телекоммуникаций, интерфейсы различных уровней, средства визуализации и позиционирования результатов и т.д.

Основная цель информационной системы - организация хранения, транспортировки и переработки информации. Информационная система - это человеко - компьютерная система обработки информации.

Реализация функций информационной системы невозможна без знания ориентированной на нее информационной технологии. Информационная технология может существовать и вне информационной системы.

Информационная технология, по своей сути, является более емким понятием, отражающим современное представление о процессах преобразования информации в информационных системах и в постиндустриальном обществе в целом.

Основными звеньями общенациональных систем эксплуатации информационных ресурсов являются: сети ЭВМ, базы данных, базы информации, базы знаний, экспертные системы, суперкомпьютеры, волоконно-оптические линии связи, персональные компьютеры.

Примером информационной системы в экономике может служить информационная система по выявлению рыночных ниш. Некоторые фирмы при реализации товаров, используя возможности информационной системы, регистрирует данные о покупателе, что позволяет:

• определять состав покупателей, выявив их предпочтения и запросы, а затем сориентировать свою стратегию на наиболее многочисленную аудиторию;

• рассылать потенциальным покупателям различные предложения, прайс-листы, рекламу, буклеты, листовки и др.;

• предоставлять постоянным покупателям соответствующие льготы в виде товаров и услуг в кредит, делая скидки, а также - отсрочку платежей.

Несомненный интерес представляют основные компоненты информационной системы и ее структура, которые будут рассмотрены ниже.

Структура информационной системы

Структура информационной системы может быть представлена основными компонентами (рис. 1.2).

Рис. 1.2. Структура информационной системы

Среди основных компонентов (иногда их называют обеспечивающими подсистемами) информационной системы обычно выделяют: информационное, техническое, математическое, программное, организационное, правовое, эргономическое и кадровое обеспечение. По нашему убеждению, приведенные компоненты целесообразно дополнить ещё двумя составляющими: интерфейсами различных уровней, а также средствами визуализации и позиционирования результатов.

Информационное обеспечение - совокупность целостной системы классификации и кодирования информации, унифицированной системы документации, схем информационных потоков хозяйствующего субъекта, а также методология проектирования и построения баз данных.

Назначение подсистемы информационного обеспечения - своевременное формирование и выдача достоверной информации для принятия управленческих решений.

Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель - это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Унификация достигается за счет стандартов, регламентирующих установленные требования:

• к унифицированным системам документации;

• к унифицированным формам документов различных уровней управления;

• к составу и структуре реквизитов и показателей;

• к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации, зафиксированной в документах, ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. Анализ структуры схем потоков информации позволяет выработать меры по совершенствованию системы управления.

Построение схем информационных потоков позволяет:

• выявить объемы информации и провести детальный анализ;

• исключить дублирование и неиспользуемую информацию;

• классифицировать и оптимально разместить информацию.

При этом досконально должны рассматриваться взаимосвязи движения информации, как по уровням управления, так и между различными уровнями. Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К исполнителям должна поступать только та информация, которая им необходима.

Что касается методологии проектирования и построения баз данных, то она базируется на теоретических основах их конструирования. Концепцию обозначенной методологии поясним на трех последовательно реализуемых этапах:

1-й этап - обследование всех функциональных подразделений хозяйствующего субъекта с целью:

• понять специфику и структуру его деятельности;

• построить схему информационных потоков;

• проанализировать существующую систему документооборота;

• определить набор реквизитов для всех информационных объектов с детальным описанием свойств и назначения каждого из них.

2-й этап - построение концептуальной информационно-логической модели (КИЛ) для обследованной на 1-м этапе сферы деятельности каждого функционального подразделения. В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных.

3-й этап - построение консолидированной концептуальной информационно-логической модели хозяйствующего субъекта на базе КИЛ, созданных для конкретных сфер деятельности каждого функционального подразделения.

Для создания информационного обеспечения необходимо:

• четкое понимание целей, задач, функций всей системы управления хозяйствующим субъектом;

• выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков;

• совершенствование системы документооборота;

• наличие и использование системы классификации и кодирования;

• владение методологией создания КИЛ моделей;

• создание информационной базы на машинных носителях с использованием современных технических средств.

Техническое обеспечение - комплекс технических средств, способствующих и поддерживающих продуктивное функционирование информационной системы, а также необходимая документация на эти средства и действующие технологические процессы.

Комплекс технических средств составляют:

• компьютеры любых моделей и фирм изготовителей;

• устройства сбора, накопления, обработки, хранения, передачи и вывода информации;

• устройства передачи данных, телекоммуникационные средства и линии связи;

• оргтехника и устройства автоматического съема информации;

• расходные материалы и др.

Предварительный выбор технических средств, организация их эксплуатации, технологический процесс обработки данных оформляются соответствующей документацией. Документация условно делится на три группы:

• общесистемная, включающая государственные и отраслевые стандарты по техническому обеспечению;

• специализированная, содержащая методики по всем этапам разработки технического обеспечения;

• нормативно-справочная, которая используется при расчетах потребности в техническом обеспечении.

Интеллектуальные компоненты

Основными интеллектуальными компонентами любой информационной системы является математическое и программное обеспечение.

Математическое обеспечение рассматривается как совокупность математических методов, моделей и приемов, используемых при постановке реализуемых задач в рамках конкретной информационной системы.

Программное обеспечение - совокупность средств описания и построения алгоритмов, множество формальных языков и инструментальных средств, привлекаемых при разработке программных продуктов, с помощью которых реализуются поставленные задачи, а также поддерживается устойчивое функционирование технических средств.

К средствам математического обеспечения относят:

• средства моделирования процессов управления;

• математические постановки типовых задач управления;

• методы классической математики, методы математического программирования, методы математической статистики, исследование операций, нечисловую (нечисленную) математику и др.

В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты, а также их техническая документация.

К общесистемному программному обеспечению относятся комплексы программ, ориентированные на пользователей и предназначенные для решения типовых задач обработки информации. Они расширяют функциональные возможности компьютеров, обеспечивают контроль и управление процессом обработки данных.

Специальное программное обеспечение рассматривается как совокупность программ, разработанных для поддержки продуктивного функционирования конкретной информационной системы. В его состав входят пакеты прикладных программ (ППП), реализующие разработанные модели разной степени адекватности и отражающие функционирование реального хозяйствующего субъекта.

Техническая документация на разработку программных средств содержит постановку задачи, ее детальное описание, задание на алгоритмизацию, экономико-математическую модель и набор контрольных примеров.

Организационное обеспечение представляется совокупностью методов, средств и соответствующей документации, регламентирующей взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы.

Организационное обеспечение реализует следующие функции:

• анализ существующей системы управления хозяйствующим субъектом, на котором предполагается использование информационной системы;

• выявление перечня задач, подлежащих автоматизации и/или информатизации;

• подготовку задач к решению на компьютере, включая техническое задание на проектирование информационной системы и технико-экономическое обоснование ее эффективности;

• разработку управленческих решений по составу и структуре организации, методологии решения задач, направленных на повышение эффективности функционирования системы управления.

Эргономическое обеспечение – совокупность мероприятий, нацеленных на создание и поддержание комфортных условий на каждом рабочем месте сотрудника и в рамках всей организации.

Кадровое обеспечение – наличие специалистов различного профиля, уровня подготовки и квалификации, занятых во всех процессах различных видов предметной деятельности хозяйствующего субъекта.

Правовое обеспечение - совокупность правовых норм, законов и подзаконных актов, определяющих создание, юридический статус, функционирование информационных систем и информационных ресурсов, регламентирующих порядок получения, преобразования, транспортировки, реализации и использования информации.

Главной целью правового обеспечения является неукоснительное соблюдение законности, нормативных и подзаконных актов, а также механизмов их реализации.

В состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государственных органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти. В правовом обеспечении можно выделить общую часть, регулирующую функционирование информационной системы, и локальную часть, регулирующую функционирование конкретной системы.

Правовое обеспечение этапов разработки информационной системы включает нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика и правовым регулированием отклонений от договора.

Правовое обеспечение функционирования информационной системы определяет:

• ее статус;

• права, обязанности и ответственность каждого специалиста;

• правовые положения соответствующих видов процесса управления;

• порядок создания и использования информации и др.

Приведем табл. 1.4, где перечислены основные этапы разработки и проектирования информационных систем без дополнительных пояснений.

Интерфейсное обеспечение – совокупность различного уровня интерфейсов, которые способствуют взаимодействию разнообразного рода объектов друг с другом (программ, устройств, компонентов информационных систем, пользователей и т.п.) в допустимом их сочетании.

Инструменты позиционирования и визуализации – программные средства, обеспечивающие удобное расположение результатов и их наглядное восприятие без дополнительной обработки.

Хранилище информации - предметно-ориентированный, интегрированный, неизменчивый, поддерживающий хронологию набор данных, организованный для целей актуальной поддержки управления.