Автоматизация предметной деятельности
Автоматизация функционирования хозяйствующего субъекта предполагает, прежде всего, упорядочение управления в широком понимании данного понятия. Управление не мыслимо без информации, большинство которой берется из всевозможных документов. При этом сами документы соотносятся со структурными подразделениями организации, сотрудники которых занимаются обработкой данных.
Будем исходить из того, что в рамках конкретной предметной области выполняется некоторая работа определенными сотрудниками. Такую работу назовем предметной деятельностью. Очевидно, что любая предметная деятельность, связанная с обработкой и порождением определенных документов, может быть автоматизирована. При этом автоматизации подлежат этапы, которые можно выделить в рамках той или иной предметной деятельности, основу которой составляет электронная переработка информации. Прежде чем, излагать вопросы, связанные с автоматизацией предметной деятельности, рассмотрим принципиальный подход к электронной обработке данных. На схеме 3.2 показаны основные виды и предпочтительный порядок работ, которые необходимо для этого выполнить.
Поясним приведенную схему (Рис. 3.2). Блоки 1-4 следует рассматривать по отношению к автоматизации в качестве подготовительных этапов. Работа специалистов, реализующих функции этих блоков, носит проектно-информационный характер. В каком-то смысле эти положения можно отнести и к блоку 5, который следует рассматривать как некоторое связующее звено между проектно-информационной деятельностью и деятельностью, обеспечивающей реализацию средств автоматизации (блоки 3-8).
Предметная область рассматривается как совокупность тех или иных разновидностей предметной деятельности. При этом каждая из них соотносится с той или иной разновидностью её представления. Приведем ряд схем, поясняющих сказанное.
Схема (Рис. 3.3) дает наглядное и целостное представление о предметной области и её определяющих компонентах.
Рис. 3.3. Общее представление предметной области
Отметим, что любая предметная деятельность может быть представлена в виде: отдельной задачи, комплекса задач, потока работ, бизнес процессов, электронного документооборота, а также в различных допустимых сочетаниях. Уточним используемые категории.
Задача рассматривается как интуитивно понятная, но формально не определенная абстрактная сущность.
Комплекс задач представляет собой некоторую логически связанную совокупность задач, обеспечивающих продуктивное функционирование той или иной предметной деятельности.
Под работой будем понимать конечную логическую последовательность элементарных, функциональных действий, выполняемых специалистом в определенной предметной деятельности, с целью получения осмысленного результата.
Назовем потоком работ (workflow) взаимосвязанную совокупность работ, приводящую к законченному продукту деятельности (возможно и корпоративных). Применительно к информационной деятельности поток работ рассматривается как некоторая последовательность операций, обусловливающая переработку данных с целью получения необходимых сведений для принятия обоснованных решений.
Бизнес процесс - это формализованное описание заданного набора управленческих процедур, включающее выполняемые этим набором функции, используемые им данные, а также состав и взаимоотношения затрагиваемых организационных единиц.
В то же время под бизнес процессом понимается интегрированный процесс, компонентами которого являются деятельностная технология, активно поддерживаемая синхронизированной информационной технологией и технологией управления, оказывающих системное воздействие и подчиненных общей цели – обеспечению конкурентного превосходства созданного и востребованного продукта (услуги).
Концепция бизнес процесса возникла в противовес преобладающей в современной практике функциональной организации хозяйствующих субъектов. Уточним, что концепции функциональной организации деятельности хозяйствующего субъекта соответствует в своем большинстве реализация функций управления либо в виде самостоятельных задач, либо в виде комплекса задач.
Понятие электронный документооборот и его сущность будут рассмотрены ниже.
Является вполне очевидным, что каждая из разновидностей представления предметной деятельности реализуется по соответствующей технологии. При этом следует помнить, что возможна реализация предметной деятельности, которая может предусматривать использование нескольких технологий.
Изложив возможные разновидности представления предметной деятельности, рассмотрим наиболее часто используемые средства её реализации (Рис. 3.4).
Пояснения: АРМ – автоматизированное рабочее место; ВАРМ– виртуальное автоматизированное рабочее место.
Рис. 3.4. Компоненты средств реализации предметной деятельности
Покажем соотношение разновидностей представления предметной деятельности с возможными средствами её реализации (табл. 3.1).
Что касается непосредственно самой автоматизации, то её можно выполнять несколькими способами: автоматизировать каждую задачу предметной деятельности; автоматизировать комплекс задач предметной деятельности; автоматизировать предметную деятельность, спроектировав и создав для неё единую базу данных; разработать электронный документооборот и на его основе автоматизировать предметную деятельность.