Поясним наиболее существенные из этих требований

Однозначность форм бумажного и электронного документов снимает проблему несогласованности между заказчиком и разработчиком. Заказчик предоставляет на бумаге тот или иной документ. Затем сравнивает его с электронным аналогом. Идентичность форм и процедур обработки бумажного документа предполагает, что пользователь автоматизированной системы не производит дополнительных действий при работе с его электронным аналогом. При этом многие действия выполняются автоматически, а формализованные функции контроля полностью берет на себя система. Такой подход упрощает процесс освоения работы с системой пользователю, так как на экране он видит аналог бумажной формы и совершает те же операции, что и при работе с бумажным документом.

Соблюдение требований международных, отечественных и отраслевых стандартов, существенно упрощает процедуру сертификации организации, избавляет её от многих неурядиц и несогласованности при подготовке отчетных документов для государственных и вышестоящих инстанций.

Преемственность имеющихся локальных систем для многих организаций предполагает решение определенных вопросов, связанных в основном с процессом делопроизводства. Такие системы, как правило, не содержат развитых средств оперативной адаптации, отслеживая внешние изменения, а по мере развития предприятия она становится обузой. Это обстоятельство либо заставляет поддерживать постоянный контакт с разработчиком программного продукта, либо не выходить за рамки ограничений, предусмотренных данной системой. Использование нескольких локальных систем внутри одной организации предполагает ведение разных баз данных, что приводит к дублированию информации и её несогласованности. К тому же следует учитывать, что в рамках локальных систем созданы большие базы данных и отлажены технологические процессы. Специалисты не откажутся от наработанных процедур и имеющихся баз данных. В связи с этим, комплекс должен располагать специальной подсистемой конвертации, которая непосредственно преобразует данные из имеющейся базы данных. После конвертации в рамках автоматизированного комплекса формируются документы определенных типов, а также текущее содержимое разнообразных справочников, составляющих основу единого информационного пространства.

2.4. Эффективность автоматизированной системы

После начала эксплуатации разработанной автоматизированной системы возникает вопрос оценки её эффективности. Для этого существуют определенные критерии. По ним сравнивают эффективность решения задачи при ведении бумажного и электронного делопроизводства. Основными критериями оценки эффективности работы системы являются: общее время решения каждой автоматизированной задачи и повышение качества полученных результатов. Ещё одним критерием выступает степень соблюдения сотрудниками организации конфиденциальности информации. При наличии локальных систем используются такие критерии, как сокращение объёмов повторного ввода информации, уменьшение времени проверки корректности повторного ввода, коэффициент дублирования данных и др.