2.3. Выбор программной платформы автоматизации

Разработка любого программного продукта ведется по следующей схеме: постановка задачи; выбор метода решения; проектирование каждого этапа; разработка алгоритмов; создание программных модулей; их отладка; эксплуатация программного продукта; авторский надзор. Отметим, что по каждому из перечисленных этапов разрабатывается соответствующая документация с соблюдением требований различного уровня стандартов, включая и международные.

Когда речь идет о системе управления организации, которая динамично развивается, возникает задача постоянного совершенствования и адаптации первоначально созданной автоматизированной системы управления. С другой стороны, система управления, базирующаяся на делопроизводстве (бумажном или электронном) носит комплексный характер. В связи с этим не стоит ожидать получения существенных результатов при использовании локальных систем. Поэтому основой автоматизации управления может являться только комплекс методических и инструментальных средств проектирования и автоматизации, позволяющий охватить все процессы организации делопроизводства, с возможностью формирования единой информационной базы.

Кроме того, этот комплекс должен опираться на следующие компоненты:

• методологию проектирования бумажного делопроизводства и адекватного документооборота (как начальный вариант);

• методологию проектирования электронного делопроизводства и электронного документооборота;

• методологию разработки автоматизированной системы электронного делопроизводства;

• методологию эксплуатации и сопровождения этой системы.

Комплекс предполагает наличие следующих инструментальных средств:

• рабочее место разработчика компонентов системы;

• отладочный комплекс, обеспечивающий обнаружение и исправление ошибок на этапе разработки; отладку технологического процесса исполнения того или иного документа; комплексную отладку автоматизированной системы электронного делопроизводства наряду с отладкой электронного документооборота;

• систему конвертации (возможно трансляции) данных существующих баз данных в соответствии с форматом, структурой и отображением, предусмотренных результатной базой данных;

• рабочее место администратора автоматизированной системы;

• автоматизированные рабочие места (возможно и виртуальные) исполнителей;

• единое информационное пространство, поддерживаемое на этапе эксплуатации автоматизированной системы. Это пространство содержит сведения о документах, находящихся в процессе исполнения; об оперативном состоянии всей автоматизированной системы электронного документооборота; архив документов; необходимую метаинформацию по каждому электронному документу и другие сведения.

Приведем требования, которым должен удовлетворять комплекс методических и инструментальных средств проектирования и автоматизации процесса управления организации:

1. Проектирование, разработка, отладка и эксплуатация системы делопроизводства — как бумажного, так и электронного варианта — должна соответствовать требованиям ГОСТов, ОСТов, международных стандартов ISO 9001:2000, а также ГОСТ Р ИСО 9001-2001. При этом необходимо максимально использовать имеющиеся наработки по типовым формам и процессам работы с ними.

2. Методология проектирования бумажного и электронного делопроизводства наряду с соответствующим документооборотом должна гарантировать формализацию большинства типов документов (не менее 85- 90%).

3. Возможность автоматизации всего формализуемого процесса делопроизводства с соблюдением адекватности форм и процедур обработки документов, представленных как в бумажном, так и в электронном виде.

4. Соблюдение целостности и преемственности проектной документации при переходе от одного этапа к другому.

5. Методология проектирования системы автоматизации должна предполагать абстрактный уровень создания документов без предоставления их содержательной фактической информации, соблюдая при этом её конфиденциальность.

6. Потенциальная независимость программного комплекса от фирмы-разработчика на этапе эксплуатации и развития автоматизированной системы управления.

7. Лексика языка проектирования бумажного и электронного делопроизводства, а также документооборота должен совпадать с лексикой проблемной области. Все понятия, процессы и операции в проектных и технологических документах не должны выходить за её рамки.

8. Проектные решения электронного делопроизводства и электронного документооборота должны адекватно переноситься на внутреннее описание системы средствами выбранного языка.

9. Разработка системы автоматизации должна предусматривать весь пакет проектной и технологической документации бумажного делопроизводства, электронного делопроизводства, электронного документооборота, а также автоматизированной системы управления.

10. Спроектированная и разработанная автоматизированная система должна адекватно соответствовать и отвечать проектной и технологической документации.

11. Созданный программный комплекс должен обеспечивать различные функции, среди которых выделим наиболее значимые:

• проверка допустимости корректировки документа и/или его реквизитов;

• проверка корректности изменяемых реквизитов в документах;

• содержательный и логический контроль между документами при не синхронизованных процессах исполнения определенных их разновидностей;

• контроль исполнения документов по срокам;

• контроль над корректным функционированием системы администраторами всех уровней.

12. В комплексе должен быть реализован модуль по обнаружению ошибок в процессе исполнения документов.

13. Должна быть обеспечена преемственность локальных автоматизированных систем, поддерживающих делопроизводство и документооборот с возможной последующей их интеграцией в единую информационную систему.

14. В комплексе должно поддерживаться единое информационное пространство с возможностью обеспечения автоматического формирования его структуры.

15. Комплекс должен предусматривать разграничение прав доступа с соблюдением конфиденциальности информации внутри организации.

16. Должна быть предусмотрена избирательная возможность доступа к содержимому определенных фрагментов документа для участников его исполнения.