Управление товарными запасами на оптовых и розничных торговых предприятиях

Особенности производства и транспортировки товаров определяют характер процесса пополнения запасов товаров, а особенности потребления — характер про­цесса расходования запасов.

Товарные запасы различают по способу образования и расходования, и по месту нахождения.

Товары, находящиеся на хранении в магазине, образуют так называемый запас товаров регулярного обращения, т.е. такие запасы товаров, которые повседневно расходуются и постоянно, регулярно обновляются. Эти запасы составляют основную часть товарных запасов в розничной торговле.

На процесс формирования товарных запасов оказывает влияние ряд, факторов, важнейшим из которых является обеспечение устойчивого предложения товаров. Этот фактор выполняет функцию показателя конъюнктуры торговли. Однако на бесперебойность продажи товаров населению при минимальных товарных запасах в магазинах влияет ряд факторов неконъюнктурного порядка. К числу этих факторов относятся: равномерность и частота завоза, транспортные условия, наличие и состояние материально-технической базы торговли, физико-химические свойства товаров. Чтобы иметь для контроля и анализа состояния товарных запасов сравнительный показатель, учитывающий влияние этих факторов, осуществляется их нормирование, т.е. определяется необходимая оптимальная величина запаса. Эта величина служит важнейшим ориентиром в коммерческой работе.

Нормализация товарных запасов неразрывно связана с рационализацией системы товароснабжения и выходит за рамки нормирования товарных запасов. Она включает комплексное регулирование всех взаимосвязанных процессов формирования запасов — нормирование, контроль за их состоянием, порядок пополнения и подачи заказов, размеры партий товаров, т.е. управление по существу всем процессом движения товарной массы. Решение этой задачи требует применения соответствующей системы управления товарными запасами.

Теорию управления запасами, по существу, можно рассматривать как один из разделов исследования операций наряду с линейным программированием, теорией игр, теорией массового обслуживания.

Существует множество математических моделей управления запасами. Все многообразие систем управле­ния запасами может быть сведено к двум основным типам, которые различаются по принципу пополнения запасов по способу обработки информации: система с фиксированным размером заказа и система с постоянным уровнем запаса.

- Система с фиксированным размером заказа предполагает его размер величиной постоянной, и повторный заказ подается при уменьшении наличных запасов то­варов до определенного критического уровня Р (точка заказа). Размер партии товаров выбирается таким, что­бы общие издержки управления запасами были мини­мальными. Работа этой системы может быть представлена формулой:

Р = 3 + RZ,

где Р — точка заказа; 3 - резервный запас; R — средняя суточная продажа, руб.; Z - время доставки заказа, дни.

Формула для определения заказа (Р) основана на предположении, что учет состояния запасов ведется непрерывно, и как только уровень запасов опускается ниже точки заказа, подается новый заказ. При отсутствии непрерывного учета состояния запасов формулу нужно скорректировать, учесть продажу между проверками.

P = 3 + R(Z+t/2),

где t — промежуток времени между проверками, дни.

При периодических проверках уровня запаса лучше применять систему с фиксированной периодичностью повторения заказа. Если после предыдущей проверки было продано какое-либо количество товара, то подается заказ. Размер его равен разности между максимальным уровнем, до которого происходит пополнение запасов, и фактическим уровнем, в момент проверки. Максимальный уровень запасов определяется по формуле:

P = 3 + R(Z+t),

Средний уровень запасов составляет:

Для определения размера заказа (Q) применяется одно из двух правил:

1. Q = М - N, если Z < t;

2. Q = М – N - q, если Z > t,

где N — размер наличного запаса в момент проверки, единиц; q — заказанное количество товара, единиц; М — максимальный заказ.

Общие годовые издержки управления запасами всех наименований товаров выражаются формулой:

где K_i — годовые издержки управления запасами товаров,

Выбор того или иного метода управления запасами зависит от многих факторов, в частности от условий производства, форм товароснабжения, уровня издержек управления запасами, характера спроса на товар, от формы учета состояния запасов, способа обработки информации.

Устойчивость любой работы системы управления запасами усиливается введением в нее резервного запаса, так как не все параметры, характеризующие спрос в будущем периоде, известны и определены.

Задача определения оптимального размера резервного запаса решается путем отыскивания вероятности того, что спрос в будущем периоде окажется выше за­данного уровня. Поэтому любая система управления запасами непосредственно связана с прогнозом продажи.

Основным назначением товарных запасов в оптовом звене является обслуживание потребностей в товарах оптовых поку­пателей, в розничном — обеспечение устойчивого предложения товаров их потребителям. Таким образом, ассортимент товаров в каждом из звеньев товарного обращения является исходным, отправным моментом для создания товарных запасов.

Для поддержания товарных запасов на оптимальном уровне необходимо четко налаженная система управления ими.

Управление товарными запасами предполагает их норми­рование, оперативный учет и контроль, а также регулирова­ние.

Нормирование товарных запасов позволяет разработать и установить их необходимые размеры.

Разработанные для оптовых предприятий необходимые размеры товарных запасов должны обеспечивать поддержание их на экономически обоснованном уровне, с тем чтобы обеспечить бесперебойное и ритмичное товароснабжение розничных торго­вых предприятий. Они устанавливаются раздельно для товарных запасов текущего хранения, сезонного накопления и досрочного завоза по товарным группам в сумме и днях складского товарооборота.

Оперативный учет и контроль за состоянием товарных запасов ведется на основании действующих форм учета и отчетности. Для этой цели торговый отдел базы использует карточки количественно-суммового учета, статистические отчеты о товарообороте и товарных запасах. В них отражаются остатки товаров на начало месяца, а также данные об их поступлении на склад и продаже оптовым покупателям. Фактические остатки товаров сопоставляют с необходимыми размерами и при выявлении отклонений устанавливают причины, вызвавшие эти отклонения.

Регулирование товарных запасов заключается в поддержании их на определенном уровне, в маневрировании ими. Оно предполагает принятие торговыми работниками различных коммерческих решений с целью нормализации товарных запасов.

В управлении товарными запасами на предприятиях оптовой торговли удобнее всего использовать электронную вычислительную технику, на базе которой создают автоматизированные системы управления товарными запасами.

Внедрение таких систем позволяет сократить трудовые затраты, выявить новую более качественную управленческую информацию и ускорить ее обработку, а также значительно повысить уровень управления товарными ресурсами.

Необходимые размеры товарных запасов для магазинов устанавливаются с учетом объема дневной реализации товаров, оптимальных размеров разовой поставки и других факторов. Работники магазинов следят за соответствием фактических за­пасов товаров установленным их необходимым размерам и при­нимают меры по ускорению завоза товаров в магазин или активизации продажи заменяющих товаров.

Если фактические запасы в магазине превысили необходимые размеры, то работники магазина должны в первую очередь уста­новить причины возникшего превышения, из которых наиболее вероятными могут быть:

- снижение покупательского спроса под влиянием изменения моды, роста цен, появления новых, более совершенных товаров и т. д.;

- просчеты работников магазина при определении потребностей в товарах;

- низкое качество поставляемых товаров;

- несоблюдение сроков завоза товаров в магазин.

После выявления причин завышения фактических запасов товаров следует принять меры по ускорению реализации этих товаров, а также ограничить их завоз в магазин. Ускорить реализацию товаров можно путем более активного их рекламирования или организации ярмарок-распродаж в других населенных пунктах. Излишки завезенных товаров могут быть также возвращены на склад оптовой базы.

Поскольку на розничных торговых предприятиях сконцентрирована основная часть товаров, то от уровня управления ими в магазине в значительной степени зависит товароснабжение населения. Поэтому в каждом магазине должен осуществляться по­стоянный контроль за состоянием товарных запасов, предусматривающий не только наблюдение за соответствием их установленным размерам, но и повседневный контроль за условиями хранения товаров.

Для управления товарными запасами в магазинах все более широкое распространение получает электронная техника. В первую очередь это кассовые терминалы с системой учета товародвижения, сканеры и принтеры штриховых кодов и др. С помощью такой техники можно осуществлять не только эффективный контроль за товарными запасами в магазине или целой фирме, но и осуществлять управление другими направлениями коммерческой деятельности (ценообразование, работа с постав­щиками и т. д.).

Методы анализа и учета товарных запасов в торговле

В торговле традиционно применяют три метода анализа и учета при изучении товарных запасов: инвентаризация, снятие остатков, или оперативный учет, и балансовый метод.

Инвентаризация — это сплошной подсчет всех товаров, которые при необходимости могут перевешиваться и перемериваться. Полученные данные в натуральном выражении оцениваются в действующих ценах и сводятся по товарным группам в общую сумму. Недостатками данного метода являются большая трудоемкость и невыгодность для предприятия, так как при проведении инвентаризации предприятие, как правило, не функционирует.

Инвентаризация может быть плановой и внеплановой. Как правило, плановая инвентаризация проводится два раза в течение календарно­го года. Решение о проведении внеплановой инвентаризации прини­мается на основании изучения ситуации, сложившейся на конкретный момент. Возможно проведение сплошной или выборочной инвентари­зации как в целом по предприятию, так и по отдельным категориям, местам хранения, товарным группам или отдельным поставщикам. В любом случае решение о проведении инвентаризации оформляется приказом руководства предприятия с указанием конкретных причин инвентаризации: уточнение фактического наличия товара, смена ма­териально ответственных лиц, уточнение запасов товаров по товарной группе и т. д.

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая или рабочая инвентаризационная комиссия, в состав которой входят представители администрации предприятия, представитель бухгалтерии, материально ответственные лица. Создание комиссии и ее состав оформляются приказом, в котором указываются также сроки проведения инвентаризации и предоставления обобщенных данных в бухгалтерию.

В ходе инвентаризации сравнивается фактическое наличие товара на складе с данными бухгалтерского учета. При выявлении недостачи или излишка товарно-материальных ценностей в местах хранения принимаются меры по выявлению причин их образования. Результаты инвентаризации оформляются в актах инвентаризации или инвентаризационных описях, сличительных ведомостях. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения.

Снятие остатков, или оперативный учет, — это сверка материально ответственными лицами фактического наличия товара с данными товарного счета. Причем подсчитываются не товары, а товарные места (ящики, рулоны, мешки и пр.); затем с учетом соответствующих норм производится пересчет, определяется количество товаров, которое и оценивается по действующим ценам. Недостаток данного метода — меньшая точность, чем при инвентаризации.

Балансовый метод учета товарных запасов основан на использовании следующей балансовой формулы:

где З_н — товарные запасы на начало анализируемого периода

П — поступление товаров за анализируемый период (долл.);

Т — товарооборот за анализируемый период (долл.);

Д — документированный расход товаров за анализируемый период, не являющийся продажей (долл.);

З_к — товарные запасы на конец анализируемого периода.

Используя балансовый метод, легко осуществлять оперативный контроль за движением товаров. Этот метод особенно эффективен при автоматизированном учете на базе компьютерной сети. Балансовый метод менее трудоемок, чем предыдущие, и позволяет обеспечить опе­ративный учет и анализ товарных запасов в связи с другими показате­лями. Однако существенным недостатком данного метода является отсутствие возможности исключить из расчета всякого рода неуста­новленные потери, что приводит к некоторым искажениям суммы за­пасов. Для устранения этого недостатка данные балансового учета си­стематически должны сопоставляться с данными инвентаризации и снятия остатков.

Для точности сведения баланса необходимо учитывать изменения в продажных ценах и потери при повреждениях. Как правило, вместо регистрации всех убытков и изменений в цене магазины практикуют усреднение недостачи либо допустимые скидки на усушку-утруску. Нередко прибегают к проверке подобной практики в одном из магази­нов; и на основе такого опыта все известные изменения в стоимости товара регистрируются для выведения средних потерь при хранении. Другие менеджеры усредняют убыток по всем своим категориям, а в слу­чае отклонений от среднего результата в сторону повышения или сни­жения расследуют их причины.

Планирование товарных запасов: гарантийный запас

Планирование товарных запасов должно осуществляться с целью поддержания оптимальной пропорции между намеченным объемом продаж и возможными колебаниями в спросе покупателей. При планировании оптимального соотношения между спросом и величиной товарных запасов применяются разные методы прогнозирования и нормирования товарных запасов: статистический, технико-экономический, нормативный, экономико-математический и пр.

Сущность статистического метода планирования товарных запасов состоит в анализе товарооборачиваемости и фактических товарных запасов текущего хранения, сложившихся за последние 3-4 года. Величина товарных запасов берется в днях товарооборота. Анализ и выявление сложившихся тенденций проводится как по категории в целом, так и по всем товарным позициям. Выявленные при анализе тенденции экстраполируют на плановый период с учетом возможного действия объективных и субъективных факторов.

Статистический метод планирования и нормирования товарных запасов хотя и прост, но несовершенен. Основной его недостаток в том, что сложившиеся за ряд лет тенденции переносятся в будущее со всеми присущими им недостатками.

Суть метода технико-экономических расчетов состоит в следующем. Вся масса товарных запасов категории разбивается на отдельные элементы, соответствующие стадиям пути товаров от момента поступления в торговое предприятие до их реализации конечным потребителем. Планируются и нормируются эти элементы отдельно; затем определяется норматив товарных запасов как сумма отдельных элементов.

При использовании этого метода нормативы товарных запасов раз­деляют на следующие элементы:

• время для приемки, проверки и подготовки товаров к продаже;

• время пребывания товаров в форме товарного запаса;

• страховой запас товаров.

Время приемки, проверки и подготовки товаров к продаже определяется путем хронометража, а время пребывания товарных запасов в форме торгового запаса рассчитывается. При этом учитывается, что торговый запас делится на две части: запас товаров, который должен постоянно находиться в торговом зале, и запас текущего пополнения, предназначенный для обеспечения бесперебойной продажи. Гарантийный товарный запас предназначен для нивелирования неравномерности поставок, изменений спроса и составляет от 50 до 100 % торгового запаса. Формула расчета величины гарантийного запаса для торговли:

где ТЗ_с — страховой товарный запас;

К — коэффициент устойчивости ассортимента (процентное выражение отношения числа дней, когда товары был в продаже, к общему числу дней в периоде);

Т — товарооборот категории по кварталам;

Т — среднеквартальный товарооборот;

п — число рассматриваемых кварталов.

Таким образом, технико-экономический метод планирования и нормирования товарных запасов дает следующую формулу расчета норматива товарного запаса:

Н = ТЗ_П + ТЗ_Т + ТЗ_С,

где Н — норматив товарных запасов по товарной группе;

ТЗ_П — время на приемку, проверку, подготовку товаров к продаже;

ТЗ_Т — торгово-товарный запас;

ТЗ_с — страховой запас.

Аналогично проводят расчет по всем товарным группам, и суммарный результат определяет норматив товарных запасов по товарной категории (товарной группе, торговому предприятию) в целом.

Из-за невысокой достоверности нормативный метод при планировании товарных запасов в деятельности современных предприятий почти не применяется. В последние годы широкое распространение получили экономико-математические и экономико-статистические методы. Однако из-за большого объема вычислений экономико-математические методы применяются в основном в пакетах прикладных или интегрированных программ.

Отдел продажи и его функции.

Формирование заказов потребителей: подготовка потребителями заказов на поставку товаров, способы их передачи и расчета за товары, определение стоимости заказываемых товаров.

Продажа товаров: методы, организация и эффективность.

Сущность коммерческой работы по продаже товаров

Важнейшим заключительным этапом коммерческой работы торговых предприятий является организация и технология оптовой и розничной продажи товаров. От успешного выполнения коммерческих операций по про­даже товаров зависит эффективность всей коммерческой деятельности торгового предприятия. Обеспечивается бесперебойность снабжения розничной торговой сети товарами и максимальное удовлетворение потребностей населения.

При осуществлении коммерческой работы по продаже товаров оптовые и розничные торговые предприятия должны опираться на маркетинговые исследования. Исследование рынка предполагает сбор и анализ необходимой информации о потребностях, спросе и предложении. Сюда включается также получение информации о всех видах услуг, которые сопровождают введение товаров на рынок; сведения о товарах -дополнителях и товарах-заменителях. Тщательно изучаются дан­ные о покупательских фондах и потоках и др. факторы. Руководство торгового предприятия в результате проведения анализа рынка должно получить ответы на вопросы:

• где (в каких регионах) наиболее выгодно вести сбыт продукции;

• каковы границы рынка (этих регионов);

• в каких объемах нужно закупать товары, чтобы насытить имеющийся спрос (в целом на рынке и по регионам).

Данные анализа позволяют определить те регионы, где у торгового предприятия есть сравнительные преимущества по отношению к конкурентам (по цене, качеству изделий, уровню обслуживания потребителей и др.). Важное место в рамках анализа рынка занимает изучение изменений в доходах потребителей, в структуре платежеспособного спроса покупателей.

Опираясь на маркетинговые исследования, торговое предприятие определяет свою нишу на рынке, свой целевой рынок сбыта товаров. Отбор целевых рынков заключается в определении, на какого потребителя (т.е. на какой сегмент рынка) рассчитан товар и ка­ких потенциальных потребителей можно будет привлечь в дальнейшем. Группы потребителей могут формироваться по:

• географическим признакам (регионы, города, села);

• демографическим признакам (пол, возраст, уровень доходов, уровень образования);

• социологическим признакам (принадлежность к общественному классу, образ жизни) и др.

В результате сегментирования рынка фирма может принять решение выйти на один или несколько сегмен­тов конкретного рынка или даже на охват всего рынка своими товарами. При выходе на новый рынок большинство торговых предприятий начинают с обслуживания одного сегмента и, если начинание оказалось успешным, постепенно охватывают и другие. Очередность освоения сегментов рынка тщательно предусматривается в рамках комплексного плана торгового предприятия. Сегментация рынка — один из важнейших инструментов маркетинга. От того, насколько правильно выбран сегмент рынка, во многом зависит успех предприятия в конкурентной борьбе. Работа по нахождению рынка сбыта включает глубокое исследование рыночных возможностей с помощью методов по изучению спроса населения и конъюнктуры торговли.

В настоящее время, когда отменена система прикрепления покупателей к поставщикам, осуществляется свободная купля - продажа товаров. Организации непосредственной оптовой и розничной продажи товаров предшествует маркетинговый этап работы по нахождению рынка сбыта конкретных товаров. При подборе целевого рынка оптовое предприятие подбирает группы оптовых покупателей (магазинов) по однородным признакам: но объему деятельности, по профилю и др. Не следует пытаться обслуживать сразу всех. Выбирается целевая группа магазинов по таким признакам:

• по размерам (например, только крупные, розничные предприятия);

• по видам (например, только магазины одежды);

• по заинтересованности в услуге (например, магазины, нуждающиеся в коммерческом кредите) и др.

В рамках целевой группы оптовое предприятие может выделить наиболее выгодных для себя клиентов (магазины) и установить с ними более тесные отношения. Для наиболее оптимальных розничных предприятий оптовик разрабатывает коммерческие предложения но оказанию оптовых услуг (например: предложение системы автоматической выдачи повторных заказов, организация курсов для обучения руководства, консультационная служба и др.). Одновременно оптовое предприятие может отвадить от себя менее выгодных клиентов. Для этого оптовик устанавливает более высокие объемы минимальных заказов или надбавку в цене за заказы небольшого объема. Таким образом, оптовые предприятия устанавливают оптимальные хозяйственные связи с розничными предприятиями. В настоящее время рыночных отношений в России созданы условия для самостоятельного выбора магазинами поставщиков товаров, и потенциальных потребителей товаров. Са­мым важным решением розничного торгового предпри­ятия также является выбор целевого рынка. Не выбрав целевой рынок и не составив его профиля, невозможно принимать последовательные решения, которые согласовываются между собой. Некоторые магазины совершенно точно ориентированы на свой целевой рынок. Например, магазин особо модной женской одежды знает, что его основной рынок составляют женщины с высоким уровнем доходом, в возрасте от 30 до 55 лет. Но имеется много магазинов, которые либо не имеют четкого представления о своих целевых рынках, либо пытаются удовлетворить несовместимые между собой рынки. В результате они не удовлетворяют как следует ни одного из этих рынков.

Организация коммерческой работы по оптовой продаже товаров

Оптовая продажа товаров является одной из основ­ных коммерческих функций оптовых предприятий. Все остальные по отношению к ней имеют подчиненное зна­чение и как бы обслуживают оптовую продажу товаров.

Содержание коммерческой работы по оптовой продаже товаров состоит из следующих основных опера­ций:

•— нахождение оптовых покупателей товаров и установление рынка сбыта товаров;

• установление хозяйственных связей с покупателями товаров;

• выбор форм и методов оптовой продажи товаров;

• организация оказания услуг оптовыми предприятиями клиентам;

• организация учета выполнения договоров с покупателями товаров;

• рекламно-информационная деятельность оптовых предприятий.

Коммерческая работа по оптовой продаже товаров начинается с определения своего целевого рынка и на­хождения оптовых покупателей товаров. Проводятся маркетинговые исследования региона путем изучения спроса и предложения на данную продукцию, конку­рентной среды и степени конкурентоспособности това­ра. Определяя конкурентоспособность товара, учиты­вают товарный знак или товарную марку, престиж из­делий, цену, качество послепродажного обслуживания и пр. После определения региона (районы, зоны) сбы­та, производят сегментирование рынка. При сегменти­ровании рынка выделяют предпочтительный сегмент. Желательно вначале осваивать только один сегмент рынка. В этом случае у оптового предприятия имеются наибольшие шансы. После выбора сегмента нужно про­извести четкое позиционирование своего товара на этом целевом рынке. Предполагаемое позиционирование то­варов можно проводить двумя путями. Первый путь — оптовое предприятие позиционирует свой товар рядом с конкурентом и вступает в борьбу за долю рынка. Вто­рой путь — оптовое предприятие находит на рынке «брешь», оставленную конкурентом, и создает товар, способный удовлетворить пока еще неудовлетворенные потребности. Второй путь кажется соблазнительным, так как товар, которого нет у конкурентов, может при­нести немалую выгоду, особенно на первых порах. Но зарубежные фирмы весьма осмотрительно относятся к этому пути. Они тщательно взвешивают свои техничес­кие и экономические возможности создания нового то­вара, наличие достаточного объема потребительского спроса и т. д. Позиционирование своих товаров на рынке позволяет фирме-поставщику получить достаточную прибыль и желаемый объем сбыта.

После нахождения своей ниши на рынке сбыта оп­товые предприятия проводят систематическую работу, связанную с формированием ассортимента и управлением товарными запасами, с рекламой товаров и услуг. Затем выполняются операции по организации хозяй­ственных связей с оптовыми покупателями. При стабильных отношениях поставщиков товаров со своими клиентами наиболее удобной формой организации хо­зяйственных отношений является договор оптовой куп­ли-продажи товаров.

До перехода к рыночным отношениям договорные отношения оптовых баз с обслуживаемой розничной сетью носили формальный, малодейственный характер. Вопросы поставки товаров в розничную сеть решались по усмотрению оптовых баз. Учет выполнения этих договоров розничными предприятиями практически не осуществлялся. Боясь испортить отношения, розничные торговые предприятия, как правило, не предъявляли штрафных санкций к оптовым звеньям. Рыноч­ные отношения привели к коренным изменениям договорных отношений между поставщиками и покупателями товаров. Оптовые предприятия и покупатели товаров превратились в самостоятельных, равноправных партнеров. В хозяйственных взаимоотношениях обе стороны руководствуются исключительно своими интересами и финансовой выгодой. Оптовые покупатели товаров теперь имеют право свободного выбора поставщиков, и сами определяют формы хозяйственных связей с ними. При разовых, эпизодических закупках товаров у поставщиков оптовые покупатели могут закупать това­ры без заключения договоров. Такие отношения стро­ятся на основе предъявленных заказов (заявок) или по договоренности сторон путем оформления платежных документов. Договоры оптовой купли-продажи заключаются при стабильных хозяйственных взаимоотноше­ниях сторон и достаточно крупных регулярных объе­мах поставок.

Договор оптовой купли-продажи товаров является наиболее удобной формой организации хозяйственных отношений поставщиков и оптовых покупателей. Гражданский кодекс Российской Федерации не содержит специального правового регулирования договора оптовой купли-продажи. Поэтому к нему применяются общие правила, регулирующие договор купли-продажи. Договор оптовой купли-продажи отличается от договора розничной купли-продажи. Отличие в том, что этот договор заключается между предпринимателями в процессе осуществления ими предпринимательской деятель­ности.