Створення запитів

Перед створенням запиту користувач повинен чітко усвідомити, який аналіз йому потрібно провести з записа­ми таблиці. Залежно від потреби, визначається тип ство­рюваного запиту, а також структура таблиці, яка утво­риться в результаті виконання запиту. Програма Microsoft Access 2000 дозволяє автоматично створювати запити за допомогою спеціальних програм - майстрів створення за­питів. Майстри використовуються при створенні простого запиту на вибірку, перехресного запиту, запиту на пошук записів, які повторюються. Створений майстром запит можна видозмінити, відкривши його в режимі конструк­тора (режим конструктора дозволяє повністю створювати будь-який запит, не звертаючись до послуг майстра, проте це потребує певних умінь від користувача).

Створення запиту розпочинається з вибору таблиці (або декількох таблиць), на основі записів якої буде створю­ватись запит. Залежно від завдання, яке повинен виконува­ти запит, користувач з полів таблиці створює структуру ре­зультуючої динамічної таблиці. Після цього створюються умови (критерії), які будуть виконувати фільтрування, сор­тування, заміну чи обчислення у записах таблиці.

Вікно конструктора запиту дуже подібне до вікна конструктора розширеного фільтра. У верхній час­тині вікна розміщуються вікна з полями таблиць, на основі яких створюються запити, у нижній частині знаходиться бланк запиту, в якому задають критерії відбору даних, та параметри запиту, а також спосіб відображення полів на екрані. Зокрема, рядок Поле бланку запиту заповнюється полями таблиці бази даних, які беруть участь у запиті, у рядку Имя таблицы автоматично з'являється назва таблиці бази даних, з якої береться поле для запиту, у рядку Сортировка задають порядок сортування записів (за зростанням чи спаданням), які виводитимуться у динамічну таб­лицю після виконання запиту. Якщо поле буде виводитись на екран при перегляді динамічної таблиці, то у рядку Вывод на экран потрібно встановити прапорець.

Наступні рядки бланку конструктора (Условие отбо­ра) використовуються для встановлення умови відбору да­них у відповідному полі. Умови (вирази) створюють ана­логічно як і у випадку створення умов при проектуванні структури таблиці.

Досить часто запит не обмежується однією умовою, а об'єднує декілька, які відносяться до різних полів. Опера­ція логічного об'єднання І (AND) використовується у ви­падку, коли потрібне одночасне виконання декількох про­стих умов. Це використовується переважно у випадках створення скидних критеріїв, тобто коли потрібно, щоб задовольнялись умови одночасно для декількох полів, у Access об'єднання умов логічним і реалізується шляхом їх введення в комірки одного рядка Условие отбора. Операція логічного OR (АБО) використовується у випадку, коли потрібне виконання хоча б однієї з умов. Це використовуєть­ся тоді, коли різні умови накладаються на дані одного по­ля. При цьому прості умови записуються у рядки умови відбору в одну колонку (яка відповідає потрібному полю). На практиці запити складаються з комбінації логічних операцій І та АБО.