2. Правила оформления деловых писем в королевстве великобритании и северной ирландии

Деловая документация в Королевстве Великобритании и Северной Ирландии оформляется на английском языке. Английский деловой язык характеризуется наличием ряда особенностей. Так, например, в английском письменном деловом этикете не принято употреблять просторечные слова и жаргоны, потому что наличие их в письме может сформировать на подсознательном уровне негативное отношение к отправителю как к некультурному человеку. Однако в коммерческом виде делового письма, особенно если дело касается рекламной направленности послания, часто можно обнаружить и разговорные формулы, сленг. Большей частью внутренние реквизиты коммерческого письма (в делопроизводстве они называются «клише») архаичны и формируют стройную, достаточно устойчивую систему. Но отчасти сухой официальный язык коммерческого письма, как впрочем, и любой иной язык, с течением времени меняется. Он все больше становится простым. Все реже в деловых письмах встречаются вычурные архаичные фразы и большие грамматические конструкции. Все более активно применяются обычные разговорные структуры, все чаще возникают в коммерческих простых письмах образные, яркие выражения, нередко можно найти даже сленг. При этом характер коммерческого письма и его английского аналога становится все более доверительным, располагающим и большей частью убеждающим. При необходимости переписываться с какой-либо американской фирмой корреспондент ни в коем случае не застрахован от остроумного письма, в котором может быть уместна как шутка, так и интересная цитата, даже парадигма или загадка – адекватный перевод с английского которых не всегда гарантирован. Естественно, подобные случаи фактически исключены в важных документах официального направления. Британский английский стиль, в противоположность, выделяется завидной перманентностью, и, можно сказать, что консервативность его не знает обозримых границ. До сих пор можно порой встретить в британских коммерческих письмах парадигмы XVIII – XIX веков, что, безусловно, накладывает свой отпечаток на форму перевода с английского. В действительности деловые письма не обязательно должны быть исключительно коммерческими, но могут быть, и юридическими, дипломатическими, медицинскими и многими другими официальными письмами. Таким образом, можно заключить, что коммерческая переписка и ее переводы с английского являются только лишь частью, правда, достаточно внушительной, деловой переписки.

Встречают, как известно, по одежке. Поэтому «одежка» письма, т.е. конверт и бумага, должна быть безукоризненной. Иначе письмо рискует оказаться в корзине с макулатурой непрочитанным, даже если в нем содержится ценнейшая для получателя информация. Особенно это актуально для таких писем, как представление компании, предложение продуктов, товаров, услуг и заявление о приеме на работу. Конверт должен быть плотным, непрозрачным, стандартного размера из белой бумаги. Адрес на конверте должен быть обязательно напечатан блоком или виден из прозрачного окошка. Здесь нет никаких ограничений и строгих правил. Иногда при объявлении о приеме на работу в некоторых странах требуется, чтобы сопроводительное письмо или резюме было написано от руки. В таком случае полезно и конверт надписать аккуратным и чётким почерком. Если нужно запросить информацию, заказать товары, услуги, то и конверт, и бумага могут быть не самыми дорогими, но все-таки хорошего качества. Бумага, если копания не пользуется своим стандартным бланком, тоже должна удовлетворять самым строгим требованиям: формат А4, белая, плотная, лист без дефектов и пятен. Особенно если предлагается сотрудничество, представление своей компании или устройство на работу. Подпись должна быть выполнена так, чтобы у получателя не возникло сомнений, что у автора нет приличной авторучки или он недостаточно уверенно может воспроизвести свою подпись. Авторучку лучше взять с чернилами. Письмо с первого взгляда должно произвести приятное впечатление.

Стандартное деловое письмо в самом полном виде должно иметь следующие обязательные реквизиты [7, C.15]:

1) шапка фирменного бланка, которая включает название фирмы и ее эмблему, почтовый адрес, номер телефона, телекса и факса (сведения об отправителе (Issuer Field);

2) дата (Date);

3) индекс письма для ссылок (Reference Line);

4) адресат (внутренний адрес) (The Inside Address);

5) обращение (Solution);

6) заголовок к тексту (Subject Line);

7) текст письма (Body of the Letter);

8) заключительная форма вежливости (Complimentary Close);

9) подпись (Signature);

10) указание о наличии приложения (Enclosure);

11) указание о наличии копий (CC Notation).

Шапка письма включает название фирмы, ее эмблему, почтовый адрес, номера телефонов, номер телекса и факса. Иногда указывается вид деятельности данной фирмы или организации и фамилии руководителей. Все сведения, содержащиеся шапке, очень важны, так как они кроме информации (так называемый, «обратный адрес») создают определенный имидж адресанта.

Обычно шапка письма, напечатанная типографским способом, располагается в центре листа. Однако часто в английских письмах вся информация располагается либо в левом верхнем углу, либо делится на две части: в левом верхнем углу указывается название фирмы и ее почтовый адрес, а в правом верхнем углу – телеграфный адрес, номера телефонов, телекса, факса, или наоборот. Такого же расположения рекомендуется придерживаться при составлении письма, если по какой-то причине письмо напечатано не на типографском бланке.

Датой письма считается дата его подписания и ставится в правом верхнем углу под шапкой письма. В английских письмах принят порядок обозначения даты: число/месяц/год, причем месяц всегда пишется буквами и полностью. Запятая в обозначении даты ставится только перед годом, однако в современном языке наблюдается тенденция опускать запятую и здесь. Кроме того не принято обозначать в датах порядковые числительные с помощью окончаний.

Слева под шапкой письма часто дается ссылка на индекс письма, в которой обычно указывается инициалы исполнителя и индекс структурного подразделения фирмы, а также другая информация. Под индексом исходящего письма может быть дана ссылка на индекс письма, на которое дается ответ (входящего письма).

Письмо может быть отпечатано на стандартном бланке компании. В таком случае адрес отправителя представляет заглавную строчку в начале письма. Если адрес компании или отправителя не напечатан типографским способом, то этот адрес должен быть напечатан в правом верхнем углу письма. Чтобы скорее получить ответ на свое письмо будет полезно привести номер телефона, адрес электронной почты и домашней страницы, если таковая имеется. Если адрес отправителя не отпечатан типографским способом, то дата приводится сразу после адреса отправителя. Если Вы пишете письмо на стандартном бланке компании, то дату следует поместить справа, на следующей строке после адреса получателя.

В английских письмах адресат (внутренний адрес) проставляется на левой стороне бланка, несколько ниже строки с датой письма. Иногда в официальных письмах – внизу слева ниже подписи. Во внутреннем адресе сначала указывается имя получателя или название фирмы или организации (на отдельной строке), а затем адрес. Если письмо адресуется английской фирме и в ее наименовании имеются фамилии каких-либо лиц, то перед названием фирмы ставится слово Messrs. Если в названии фирмы нет фамилий лиц или есть указание «Ltd.», то слово Messrs не употребляется. Если письмо адресуется отдельному лицу, то перед его фамилией ставится Mr., Mrs., если это замужняя женщина, или Miss, если письмо адресовано незамужней женщине. Перед фамилией адресата указывается имя – полностью или сокращенно. Поскольку на Западе, как мужчины, так и женщины чаще всего имеют два имени, то указываются оба, но одно может указываться полностью, другое сокращенно, в соответствии с тем, как они даются в личной подписи адресата в его корреспонденции. При этом следует иметь в виду, что при обращении к замужней женщине после Mrs., указывается на ее имя, а имя и фамилия мужа, если они известны. Если же имя ее мужа неизвестно, то указывается только ее фамилия.

При обозначении адреса соблюдаются следующие правила: на одной строке под наименованием адресата указывается номер дома и название улицы, они не разделены запятой, на следующей строке указывается название города и графства и почтового района или почтового кода, и на последней строке название страны. Каждая строка внутреннего адреса (кроме последней) заканчивается запятой. Однако в современных письмах просматривается тенденция опускать запятые во всем оформлении письма, кроме самого текста. В зарубежной корреспонденции необходимо добавить название страны назначения (на языке страны отправителя). Если у адресата имеется почтовый ящик, то номер почтового ящика проставляется вместо номера дома и улицы. Когда письмо посылают на временный адрес человека (или частное письмо человеку на адрес компании), то используют сокращение c/o (care of).

Любое письмо начинается с обращения к адресату. При этом лучше все-таки выяснить имя и должность сотрудника компании, к которому нужно обратиться. Эту информацию можно получить, позвонив по телефону и спросив, к кому обращаться по данному вопросу, посмотрев домашнюю страницу компании в Интернете, используя личные знакомства и т.д. Необходимо проверить правильность написания имени и должности сотрудника, так как в компании могут встречаться однофамильцы, занимающие разные должности. Слова-обращения размещаются слева под внутренним адресом. В деловых письмах используются следующие формы обращения: при обращении к фирме или организации – Dear Sirs; при обращении к отдельным лицам – Dear Sir, Dear Madam [7, C.56]. Если обращение не носит строго официального характера и адресовано знакомому лицу, то вместо Sir и Madam используется фамилия лица: Dear Mr. Robinson, Dear Mrs. (Miss) Robinson. После обращения ставится запятая.

В отдельную строку выносится указание на основное содержание письма. Оно обычно занимает одну – две строки. Заголовок к тексту служит для облегчения работы при разборке почты, так как помогает сразу же определить, кому и куда направить письмо. В английских письмах этот заголовок размещается между обращением и текстом письма. Если заголовок небольшой, то он обычно располагается в центре строки. Перед заголовком могут стоять слова: «Re»:, соответствующее: «Кас». (касательно). Однако в настоящее время данные пометки выходят из употребления и в большинстве писем не встречаются. Заголовок может быть подчеркнут.

Текст является основным реквизитом делового письма. Он не должен быть длинным и должен занимать не более одной страницы. В нем с предельной ясностью, четко и кратко излагается существо вопроса (просьба, предложение, согласие, отказ, претензия и т.д. Текст должен содержать лишь основные данные, а необходимые дополнительные сведения включаются в приложение. Каждое новое положение должно начинаться с нового абзаца, при этом каждый абзац письма отделяется от другого пробелом в одну – две строки, без красной строки.

Текст заканчивается заключительной формулой вежливости. Это – стандартные формулы, которые пишутся на отдельной строке после текста, в английских письмах чаще с правой стороны листа.

Существует несколько стандартных формул, которые должны соответствовать обращению. Разные варианты зависят от характера существующих между корреспондентами отношений. Наиболее распространенными формулами в английском языке являются: Yours faithfully – при обращении Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Gentlemen; Yours truly – при обращении Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Gentlemen. Эта формула используется несколько реже. Yours sincerely – при обращении Dear Mr. Collins, Dear Mrs. Collins [14, С.273]. Эта формула распространена в деловой корреспонденции между людьми, которые хорошо знают друг друга или хотят подчеркнуть более теплый и личный тон письма. Формула вежливости начинается с заглавной буквы и в английских письмах заканчивается запятой.

При подготовке письма необходимо принять во внимание, что в английском языке обращение обязательно подразумевает вполне определенное окончание письма. Подпись на письме ставится по заключительной формулой вежливости и, как правило, помещается с правой стороны листа. Подпись обычно состоит из нескольких элементов, каждый из которых пишется на отдельной строке и не отделяется запятой. Наиболее распространенным считается следующий порядок:

1) название фирмы или организации, от имени которой написано письмо. Это название должно полностью совпадать с названием, напечатанным на бланке типографским способом в шапке письма;

2) подпись лица, написавшего письмо – от руки чернилами;

3) расшифровка подписи;

4) указание должности лица, подписавшего письмо.

Если письмо подписывается от имени организации прокуристом (лицом, имеющим право полномочно представлять фирму), то перед фамилией подписавшего указывается pr pro (лат. «pro procurationem», рус. «по доверенности») или сокращенно: p.p., например, p.p. Collins, Smith and Co.

Если к письму прилагаются какие-либо материалы (чек, контракт или другие документы), то в письме дается указание на наличие приложений. При этом указывается их название и количество экземпляров. Обозначается словом Enclosure или сокращенно Encl., Enc. Безусловно, в письме могут не понадобиться некоторые частности, как, например, входящий и исходящие номера, копия или приложение. В таком случае следует выбросить все ненужное из плана оформления письма с сохранением порядка и пунктуации оставшихся частей.

Если письмо посылается более чем в один адрес, то в самом конце письма делается отметка о наличии копии с указанием, куда и кому они направляются, к примеру: cc. Mr. Smithers,

Legal Department

Существуют разные типы деловых писем, например [13, С.82]:

– Письмо-поздравление – Letter of Congratulation;

– Письмо-приглашение – Letter of Invitation;

– Письмо о приёме на работу – Letter of Acceptance;

– Письмо-заявление – Application letter;

– Письмо-предложение – Commercial Offer;

– Письмо-жалоба – Letter of Complaint;

– Письмо-запрос, требование – Enquiry Letter;

– Письмо-ответ на запрос – Reply (Quotation);

– Письмо-встречное предложение – Counter – proposal;

– Письмо-заказ – Order;

– Ответ на заказ – Response to Order;

– Счёт-фактура – Invoice;

– Письмо-отчёт (из банка), счёт – Statement и у каждого из них существуют свои особенности оформления, однако, несмотря на разные вопросы, которые могут обсуждаться в деловой переписке, определенная часть ее представляет собой постоянную информацию. Пример оформления делового письма и его перевод на русский язык приведен в Приложениях 1,2.