Тема 4 Облік коштів, розрахунків та інших активів

Мета: Розкрити основні поняття обліку грошових коштів та розглянути ведення обліку операцій з руху грошових коштів бюджетних установ.

План

4.1. Загальні поняття обліку грошових коштів.

4.2 Облік касових операцій

4.2.1Облік грошових коштів у касі

4.2.2. Синтетичний облік касових операцій

4.2.3. Документування та облікова реєстрація касових операцій

4.3 Облік операцій з руху коштів на рахунках, відкритих в органах Держказначейства

. Література: [7 . 145-160][13][15][17с. 45-49]

4.1. Загальні поняття обліку грошових коштів

Облік грошових коштів ведуть відповідно до Інструкції з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ (затвердженої наказом Держа­вного казначейства України від 26 грудня 2003 року № 242).

Для ведення обліку грошові кошти розподіляють на групи:

• грошові кошти в касі;

• грошові кошти на рахунках в органах Державного казначейства;

• грошові кошти на рахунках в установах банків;

• інші кошти.

Для обліку коштів, розрахунків та інших активів застосовують рахунки класу 3 „Кошти, розрахунки та інші активи" Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, який об'єднує такі синтетичні рахунки:

30. „Каса";

31. „Рахунки в банках";

32. „Рахунки в казначействі";

33. „Інші кошти".

Облік операцій з коштами, розрахунками та іншими активами установи ве­дуть у грошовій одиниці України. Перерахунок активів, що отримані в іноземній валюті в грошову одиницю України для відображення в бухгалтерському обліку, здійснюється за Порядком відображення в обліку операцій в іноземній валюті, затвердженим наказом Державного казначейства України від 24.07.2001 № 126.

Грошові кошти бюджетні установи зберігають на реєстраційних рахунках, відкритих в органах Державного казначейства України. Але на практиці виникає необхідність в розрахунках готівкою, наприклад, при виплаті заробітної плати, допомоги із соціального страхування, стипендій, авансів на відрядження, на го­сподарські та інші витрати.

Для цього бюджетні установи можуть зберігати грошові кошти в касі.

4.1 Облік касових операцій

Кошти бюджетної установи включають:

• готівку в касі установи;

• кошти на реєстраційних рахунках в органах Держказначейста;

• інші кошти.

Готівкові операції бюдетної установи проводяться через касу. Ведення касових операцій регламентується законодавством, яке визначає норми й строки зберегання грошових коштів у касі, їх видачі на різні цілі, правила оформлення касових документів, ведення касової книги, контролю законності здійснення касових операцій.

Посадова особа, яка здійснює касові операції називається касиром. На цю посаду призначається працівник за наказом керівника бюджетної установи. Керівних зобов’язаний під розписку ознайомити призначеного касира з Порядком ведення касових операцій і укласти з ним договір про повну матеріальну відповідальність за збережженяя всіх прийнятих ним цінностей.

У бюджетних установах, де штатаним розкладом не передбачена посада касира, обов’язки останнього може виконувати бухгалтер або інший працівник за умови укладання з ним договору про повну матеріальну відповідальність. Про це в письмрвій формі обов’язково повідомляється орган ДКУ, який здійснює обслуговування бюджтної установи.

Касиру забороняється делегувати виконання своїх посадових обов’язків іншим працівникам.

Розмір суми гошових коштів в касі на кінець кожного робочого дня обмежується лімітом. Він щорічно встановлюється бюджетній установі органом ДКУ, для чого останньому необхідно надати відповідну заявку встановленої форми. Після отримання всіх заявок від розпорядників бюджетних коштів відповідальною установою органу ДКУ здійснюється узагальнення їх показників і оформлюється зведена заявка-розрахунок, яка подається до установи банку, і якому відкрито єдиний казначейський рахунок. Установою банку на підставі даних заявки-розрахунку органу ДКУ встановлюється загальний ліміт каси.

Якщо для бюджетної установи залишку готівки в касі не встановлено, вся його готівка в касі на кінець робочого дня вважається понадлімітною і повинна здаватися до установи банку для наступного зарахування на реєстраційний рахунок.

Понад встановлених норм у касі можуть зберігатися гроші на виплату заробітної плати, стипендій, допомоги з тимчасової втрати працездатності тільки протягом трьох робочих днів, включаючи день отримання готівки в банку. Після цього грошові кошти здаються касиром до банку для наступного її зарахування на реєстраційний рахунок установи, відкритий в органах ДКУ.

За необхідності, установи одержують готівку з реєстраційних рахунків, відкритих в органах ДКУ, в межах наявних залишків за відповідними КЕКВ.

Для забезпечення готівкою бюджетних установ територіальні органи ДКУ відкривають в комерційних банках рахунки групи 257 (2570 і 2571).

Порядок отримання готівки бюджетною установою:

1. Касир подає первинні документи для отримання готівки (заявку на отримання готівки, платіжне доручення при виплаті заробітної плати, рахунки) в територіальний орган ДКУ.

2. Відповідальна особа ДКУ перевіряє отримані документи на відповідність:

- видатків затвердженому кошторису;

- реквізитів наданих документів;

У результаті надається дозвіл на оформлення чеку, або приймається рішення про повернення документів розпоряднику бюджетних коштів.

3. За наявності дозволу здійснюється виписка чеку на отримання готівки, касир пред’являє чек у банку, де отримує готівку.

Для одержання коштів в касу на виплату заробітної плати бюджетні установи повинні складати касові заявки, в яких повідомляють про строки виплати заробітної плати. Територіальний орган ДКУ дає дозвіл на отримання готівки (за наявності залишку кошторисних призначень за відповідними КЕКВ і грошових коштів на реєстраційному рахунку) та не допускає видачі коштів раніше встановленого строку.

При надходженні грошових коштів в касу оформляється прибутковий касовий ордер (КО-1), одержувач коштів отримує квитанцію.

Видача готівки оформляється видатковим касовим ордером (КЩ-2), який підписується керівником і головним бухгалтером установи.

Оплата праці, виплата допомоги з тимчасової непрацездатності, стипендій, премій проводиться на підставі платіжних (платіжно-розрахункових ) відомостей.

Усі прибуткові і видаткові касові ордери реєструються в Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів (КО-3) і передаються в касу для виконання.

Бюджетні установи, які здійснюють розрахункові операції в готівковій формі при продажу товарів, наданні послуг у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг повинні обов’язково оформлювати наступні документи:

• ФКЧ-1 – фіскальний касовий чек на товари (послуги) – розрахунковий документ, надрукований реєстратором розрахункових операцій при проведенні розрахунків за надані послуги, продані матеріальні цінності;

• ФКЧ-2 – фіскальний касовий чек видачі коштів – розрахунковий документ, надрукований реєстратором розрахункових операцій при проведенні розрахунків у випадку видачі коштів покупцю при поверненні товару, рекомпенсації послуги, прийнятті цінностей під заставу, та інших випадках;

• РК-1 – розрахункова квитанція – розрахунковий документ, бланк якого виготовлено друкарським способом, а окремі реквізити заповнюються від руки або шляхом штампування при реєстрації розрахунків за продані товари або видачі коштів покупцю у випадку повернення товару, рекомпенсації послуги, прийняття цінностей під заставу.

Аналітичний облік касових операцій ведеться в касовій книзі (КО-4). Касова книга – це документ встановленої форми, що застосовується для ведення готівки в касі підприємства.

Для синтетичного обліку наявності та руху готівки призначено активний рахунок 30 «Каса».

4.3. Облік грошових коштів на рахунках, відкритих в органах Державного казначейства України

Відкриття бюджетним установам реєстраційних, спеціальних реєстрацій­них рахунків визначено в Порядку відкриття рахунків у національній валюті в органах Державного казначейства, затвердженому наказом Державного казна­чейства України від 02.12.2002 № 221.

Особові рахунки — рахунки, які відкриваються в органах Державного казна­чейства головним розпорядникам бюджетних коштів та розпорядникам бюдже­тних коштів нижчого рівня, які мають підвідомчі установи, для подальшого їх розподілу та перерахування на реєстраційні рахунки.

Реєстраційні рахунки — рахунки, які відкриваються в органах Державного казна­чейства розпорядникам бюджетних коштів за відповідними кодами бюджетної кла­сифікації видатків для обліку операцій з виконання загального фонду кошторисів.

Спеціальні реєстраційні рахунки — рахунки, які відкриваються в органах Державного казначейства розпорядникам бюджетних коштів за відповідними кодами бюджетної класифікації видатків для обліку операцій з виконання спе­ціального фонду кошторисів.

Рахунки одержувачів коштів — рахунки, що відкриваються в органах Державного казначейства України одержувачам коштів бюджету за відповідними кодами бюджетної класифікації видатків для обліку операцій з виконання плану використання бюджетних коштів. "

Для обліку руху і наявності коштів установи, які зберігаються на рахунка; відкритих в органах Державного казначейства України, призначено активний синтетичний рахунок 32 „Рахунки в казначействі" з розподілом на субрахунки

Таблиця 4.1

Характеристика субрахунків до рахунку 32 „Рахунки в казначействі"

1 № І з/п	Субрахунок		Характеристика субрахунку
	номер	назва
1	321	Реєстраційні рахунки	Обліковуються кошти, отримані із загального фонду бюджету на утримання установи та на централізован заходи відповідно до кошторису
2	322	Особові рахунки	Головними розпорядниками бюджетних коштів та розпорядниками бюджетних коштів нижчого рівня, які мають підвідомчі установи, обліковуються кошти, призначені для переказів підвідомчим установам
3	323	Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку коштів, отриманих як плата за послуги	Обліковуються кошти, що надійшли установі як плата за послуги, що надаються бюджетними уста­новами згідно з функціональними повноваженнями кошти, що отримують бюджетні установи від госпо­дарської та/або виробничої діяльності; плата за орен­ду майна бюджетних установ; кошти, що отримують бюджетні установи від реалізації майна
4	324	Спеціальні реєст­раційні рахунки для обліку коштів, отриманих за ін­шими джерелами власних надхо­джень	Обліковуються кошти, які надійшли установі для виконання окремих доручень, а також як гранти, дарунки, благодійні внески, інвестиції, що згідно з чинним законодавством отримують установи (в грошовій та в натуральній формі).
5	325	Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку депозитних сум	Обліковуються депозитні кошти, які надійшли на адресу установ і з настанням відповідних умов підлягають поверненню або перерахуванню за призначенням
6	326	Спеціальні реєст­раційні рахунки для обліку інших надходжень спеці­ального фонду	Обліковуються кошти установи, що належать до інших надходжень спеціального фонду бюджету
7	328	Інші рахунки в казначействі	Обліковуються кошти, що надходять на ім'я установі-і не зазначені в субрахунках 321-326.

За дебетом рахунку 32 відображається надходження грошових коштів, а з кредитом — їх використання.

Документування та облікова реєстрація грошових коштів на рахунках, відкритих в органах ДКУ

Протягом місяця облік операцій з надходження бюджетних асигнувань за­гального фонду бюджету на особовий, реєстраційний рахунок установи та здій­снення видатків з цих рахунків ведеться в Накопичувальній відомості руху гро­шових коштів загального фонду в органах Державного казначейства (установах банків) ф. 381 (бюджет) — меморіальний ордер № 2.

Меморіальні ордери складаються за кожним рахунком окреме, особовим, реєстраційним, поточним.

Якщо установі відкрито декілька особових, реєстраційних, спеціальних ре­єстраційних, Накопичувальні відомості ведуться за кожним рахунком окремо, з присвоєнням меморіальним ордерам номерів відповідно № 2-1, 2-2, 2-3 та інші.

Касові видатки установи обліковують в Картці аналітичного обліку касових видатків, форма та порядок заповнення якої встановлений наказом Державно­го казначейства України від 06.10.2000 № 100 „Про затвердження форм карток і книг аналітичного обліку бюджетних установ та порядок їх складання".

Облік касових видатків ведеться за кодами бюджетної класифікації, з ви­діленням видатків за загальним і спеціальним фондами, за джерелами фор­мування спеціального фонду окремо за кожним рахунком, відкритим в органі Державного казначейства (установі банку) на ім'я установи. У централізованих бухгалтеріях облік касових видатків ведеться додатково в розрізі установ, що об­слуговуються централізованою бухгалтерією.

У картках підбиваються підсумки за місяць і з початку року. У підсумку ви­датків суми, що надійшли на відновлення касових видатків, рахуються з мінусом.

Аналітичний облік операцій за сумами, отриманими на виконання окре­мих доручень, ведеться додатково в розрізі надавачів сум за дорученням.

Для відображення в обліку операцій з надходження на рахунок установи до­ходів та здійснення касових видатків спеціального фонду, тобто вибірки з надхо­дження та витрачання коштів зі спеціальних реєстраційних (поточних) рахунків в органах Державного казначейства України (установах банків) використовуєть­ся Меморіальний ордер № 3 „Накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціального фонду в органах Державного казначейства України (установах бан­ків)" форма № 382 (бюджет).

За наявності декількох рахунків в органах Державного казначейства Украї­ни (установах банків), відкритих на ім'я бюджетної установи, накопичувальні ві­домості складаються окремо за кожним спеціальним реєстраційним (поточним) рахункі нумеруються № 3-1, 3-2, 3-3 та ін. Операції з руху коштів спеціального фонду в іноземній валюті оформляються окремими меморіальними ордерами за видами валют.

Записи операцій в накопичувальні відомості здійснюються на підставі що­денних виписок зі спеціальних реєстраційних (поточних) рахунків, відкритих в органах Державного казначейства України (установах банків), з доданням до них підтвердних документів (платіжних доручень тощо).

Позиція „Сума оборотів за меморіальним ордером" у вигляді відповідної кореспонденції рахунків переноситься до книги „Журнал-головна".

Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила ме­моріальний ордер, та головним бухгалтером.

Для аналітичного обліку касових видатків у бюджетних установах та централізованих бухгалтеріях використовується Картка аналітичного обліку касових видатків.

Картка ведеться за кодами економічної класифікації видатків. За кожним содом програмної класифікації видатків, за загальним та спеціальним фонда­ми, за кожним видом коштів спеціального фонду складаються окремі картки. / централізованих бухгалтеріях для установ, що обслуговуються, складаються окремі картки за кожною установою в розрізі зазначених параметрів та загальна картка за всіма обслуговуючими установами.

Картка відкривається щомісячно та заповнюється щоденно бухгалтером на підставі виписки органу Державного казначейства. Суми відшкодованих касових видатків записуються на зворотному боці картки.

Картка аналітичного обліку касових видатків підписується виконавцем та особою, що перевірила картку.

Для аналітичного обліку отриманих асигнувань використовується Картка аналітичного обліку отриманих асигнувань. Картка ведеться в розрізі кодів економічної класифікації видатків окремо за кожним кодом програмної класифікації видатків.

У разі отримання від вище поставленої установи доходів зі спеціального фонду бюджету картки ведуться окремо за загальним і спеціальним фондами бюджету.

Картка відкривається на рік. За рядком „Затверджено кошторисом на ріі заповнюються кошторисні призначення. Протягом року вони можуть корегуватися на підставі змін, що вносяться до кошторисів у порядку, встановленої* чинним законодавством України.

Записи щодо отриманих асигнувань та доходів спеціального фонду, що н дійшли від вище поставленої установи, здійснюються на підставі виписок органів Державного казначейства (установи банку) з реєстраційних, особових (поточ них) рахунків, відкритих в органах Державного казначейства.

Щомісячно в картці підраховується підсумок „Усього асигнувань за місяць", „Усього асигнувань за рік" та „Залишок річних бюджетних призначені Картка аналітичного обліку отриманих асигнувань підписується виконавцем особою, що перевірила картку.

Контрольні питання:

1. На які групи поділяють грошові кошти для ведення бухгалтерського обліку?

2. Якими документами оформлюються операції з готівковими котами?

3. Дати визначення поняттю спеціальні реєстраційні рахунки?

4. Назвати джерела з готівка надходить у касу бюджетної установи?

5. На які цілі може видаватися готівка з каси бюджетної установи?

6. Який рахунок використовуються для обліку коштів, що надійшли як плата за послуги?