12. Класифікація документів. Національний стандарт України.

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до законодавства юридичну силу.

Отже, вирізняють письмові та рукописні документи.

Види документів визначають за такими ознаками:

- найменуванням (назвою) - заяви, листи, телеграми, довідки;

- походженням - службові (офіційні) й особисті.

- місцем виникнення - внутрішні та зовнішні:

- призначенням - організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;

- напрямком - вхідні й вихідні.

- формою - стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні).

- строками виконання - звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові.

- ступенем гласності - загальні, таємні, для службового користування (ДСК).

- стадіями створення - оригінали, копії, витяг і дублікат.

- складністю - прості (односкладові) й складні. Прості - містять інформацію з одного питання, складні - щодо двох і більше питань;

- строками зберігання - постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

- технікою відтворення - рукописні й відтворені механічним чи електронним способом;

- носієм інформації - оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.Реквізит службового документа - це інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікації, організації обігу і/або надання йому юридичної сили.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром.

Формуляр-зразок - це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити.

Державний стандарт України визначає деякий склад реквізитів документів (

зображення Державного герба України, герба АвтономноїРеспубліки Крим.

зображення емблеми організації або товарного знака (знакаобслуговування)…)

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: розписка виконавця про одержання документа; хід виконання.

У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий: він залежить від змісту, призначення і способу оброблення документа.

Кожному реквізиту відведене певне місце, що робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.

Документи, що їх складають в установі, організації, повинні мати такі обов'язкові реквізити:

- назву організації ;

- назву виду документа (не зазначаючи у листах);

- дату ;

-реєстраційний індекс документа ;

- заголовок до тексту;

- текст документа ;

- підпис .

13. Поняття ділового спілкування. Лексичні засоби української мови.

Ділове спілкування - це цілеспрямований процес обміну інформацією, організація, регулювання, оптимізація професійної, наукової, комерційної чи іншої діяльності.

Ділове спілкування - це двосторонній процес, що репрезентує спільну мовленнєву діяльність, особливу форму контактів його суб'єктів, які представляють певну організацію, установу, компанію тощо.

Шляхом зіставлення ділового спілкування як специфічної форми взаємодії і спілкування в цілому як загального виявлено такі його особливості:

- наявність певного офіційного статусу об'єктів;

- спрямованість на встановлення взаємовигідних контактів та підтримку стосунків між представниками взаємозацікавлених установ;

- регламентованість, тобто підпорядкованість загальноприйнятим правилам і обмеженням;

- передбачуваність ділових контактів, які попередньо плануються, визначається їх мета, зміст, можливі наслідки;

- творчий характер взаємин, спрямованість їх на розв'язання конкретних ділових проблем, досягнення мети;

- взаємоузгодженість рішень та подальша організація співпраці партнерів;

- взаємодія економічних інтересів і соціальне регулювання здійснюється у правових межах. Ідеальний результат таких взаємин - це партнерські стосунки, що ґрунтуються на обопільній повазі й довірі;

- значущість кожного партнера як особистості;

- безпосередня діяльність, якою зайняті люди, а не проблеми, що хвилюють їх внутрішній світ

Необхідно дотримуватися певних вимог до професійної мови, зокрема мови документів, які випливають з норм літературної мови:

• Вимога зрозумілості мови ділового документа передбачає вживання загально відомих, зрозумілих усім мовцям слів.

• Вибір слова має бути вмотивованим.

• Уживання іншомовних слів повинно бути правильним і доречним.

• Слід уникати вживання вузькоспеціальних термінів, термінів-новотворів.

• Слід уникати кальок з російської мови або перенесення російських слів в українську мову, коли в останній існують слова з цим значенням.

• Слід уникати зайвих слів, які несуть надлишкову інформацію.

• Має бути широко використана синонімія української мови.