Е

Акт

Приймання-передачі оз-і

Техні на

документація

затверджує

ад³аі ее "Адддї дві а"

АЕ

Комісію 1
		і**
Приймає

Інвентарна картка основних засобів

запо

_згггг

Бухгалтерія "Верховина"

ГК

Рис 2.1 Документування оформлення надходження основних засобів у готельному комплексі " Верховина ".

При прийманні основних засобів акт в готелі складають в одному примірнику, при передачі іншому підприємству - в двох (для обох підприємств), при передачі іншому підрозділу - також в двох (на підставі другого примірника акта працівник, що передає об'єкт основних засобів, робить відповідний запис у інвентарному списку 03-9).

Акт є єдиним первинним бухгалтерським документом; у ньому зазначають: склад комісії, докладну характеристику об'єкта, джерело придбання (спорудження), рік спорудження чи випуску заводом, дату введення в експлуатацію, коротку технічну характеристику, результати випробування, відповідність технічним умовам, висновок комісії.

У разі надходження до готелю основних засобів, які вже були в експлуатації, в акті прийняття-передачі зазначають суми зносу.

Акти в готелі зберігають протягом усього терміну експлуатації об'єкта і протягом З років і І місяця після його списання з обліку за умови, що за цей час було проведено документальну ревізію.

Введення в дію деяких об'єктів потребує складання спеціальних актів державного приймання. У таких випадках акти за формою 03-1 в готелі не складають.

■ Приймання закінчених робіт із добудови та дообладнання об'єкта, що проводяться за рахунок капітальних вкладень і збільшують його балансову вартість, оформляються актом приймання-передачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об'єктів за формою 03-2.

Якщо ремонт, реконструкцію та модернізацію виконує стороннє підприємство, акт складають у 2-х примірниках. Другий примірник передають підприємству, яке виконувало капітальний ремонт, реконструкцію, модернізацію. Бухгалтерія готелю на підставі цих документів відкриває інвентарну картку, присвоює об'єкту порядковий номер, який після цього проставляють в акті приймання-передачі. В акті також зазначаються технічна характеристика та первісна вартість об'єкту.

• Якщо у процесі переміщення основного засобу здійснюють розбирання його фундаменту чи іншої частини об'єкта або демонтаж усього об'єкта, це оформляють актом списання основних засобів за формою ОЗ-З. За безоплатної передачі основних засобів іншому підприємству або продажу стороннім організаціям на кожний інвентарний об'єкт в готелі складають акт за формою ОЗ-І. Відпуск об'єкта основних засобів у порядку реалізації оформляють товарно-транспортною накладною (рахунком-фактурою), в якій бухгалтерія визначатиме первісну чи відновну вартість об'єкта, нараховуватиме знос за час експлуатації, відпускну ціну, ПДВ та ін. За необхідності до неї може додаватися технічна та інша документація, яка є у готелі.

• При списанні вантажного чи легкового автомобіля, причепа або напівпричепа в готелі складають акт на списання автотранспортних засобів за формою 03-4. В акті зазначають: найменування об'єкта, його інвентарний номер, дату введення в експлуатацію, місце експлуатації, первісну вартість, суму нарахованого зносу за час експлуатації, обгрунтування необхідності списання з балансу. В ньому також зазначають витрати на ліквідацію об'єкта та вартість матеріалів, що мають бути оприбутковані після проведення операції. В акті робиться розрахунок результатів від ліквідації. Також, крім цього, в акті зазначають пробіг автомобіля, а при списанні основних засобів, що вибули внаслідок аварії, додають копію акта про аварію, а також пояснення причини аварії і зазначають заходи, вжиті до винних осіб. Акт на списання складають у двох примірниках. Після затвердження керівником готельного комплексу перший примірник акта передають у бухгалтерію, другий залишають у матеріально-відповідальної особи. Він є обгрунтуванням для здачі на склад матеріалів, отриманих у результаті ліквідації об'єкта.

■ Для обліку всіх видів основних засобів (будівель, споруд тощо), а також для групового обліку однотипних об'єктів основних засобів, які прийняті в експлуатацію в одному календарному місяці й мають однакові виробничо-господарське призначення, технічну характеристику й вартість в готелі використовують інвентарну картку форми ОЗ-б. Інвентарні картки є підставою для ведення аналітичного обліку основних засобів (у гривнях, без копійок). Інвентарну картку відкривають на кожний інвентарний об'єкт (групу). Якщо до інвентарного об'єкта належать окремі пристрої та прилади, що становлять із ним одне ціле, в картці подають перелік цих частин. Але до інвентарних карток не вносять усіх показників технічної документації. Характеристика об'єктів і їхніх окремих конструктивних елементів коротка і відображає індивідуальні особливості об'єкта. Проіндексовані (переоцінені) об'єкти основних засобів в готелі записують за відновною вартістю в розділі картки "Реконструкція, модернізація". Картки недіючих основних засобів групують окремо.

Інвентарна картка заповнюється в одному примірнику та знаходиться в бухгалтерії. Технічна документація на певний інвентарний об'єкт після відкриття на нього інвентарної картки не зберігається в бухгалтерії, а передається під розписку у відповідний підрозділ готелю. Інвентарні картки заповнюються на підставі первинних документів з обліку руху основних засобів: актів 03-1, 03-2, ОЗ-З, 03-4. На підставі інвентарних карток заповнюють реєстри обліку: акти 03-7, 03-8, 03-9 .

• Заповнені інвентарні картки реєструються в описах інвентарних карток з обліку основних засобів форми 0!3-7. Такі описи веде бухгалтерія в одному примірнику за класифікаційними групами (видами) основних засобів.

• Для отримання аналітичних даних про наявність і рух основних засобів за їхніми класифікаційними ознаками бухгалтерія на підставі підсумкових даних в інвентарних картках за звітний місяць заповнює картку обліку руху основних засобів за формою 03-8. Така картка відкривається в бухгалтерії в одному примірнику і заповнюється наприкінці місяця на підставі наступних документів: актів ОЗ-б, ОЗ-Іб. За даними картки бухгалтер складає оборотну відомість руху основних засобів, підсумки якої, звірені з даними синтетичного обліку, є підставою для складання звітності про наявність і рух основних засобів.

• Форму ОЗ-Іб в готелі використовують для розрахунку амортизації автотранспорту. Вона дещо громіздкі, однак є єдиним реєстром для розрахунку амортизації за будь-якої форми ведення бухгалтерського обліку за ручної обробки інформації. Цю форму заповнюють на підставі інвентарних карток форми 03-6 з урахуванням змін, внесених актом форми 03-2. На підставі розрахунків заповнюють картки форми 03-8.

Процес заповнення реєстрів обліку основних засобів в готельному комплексі " Верховина " зображено на рис. 2.2.

03-2 Акт приймання-передачі відремонтованих, реконструйованих, модернізованих об'єктів При ремонті, реконструкції або модернізації Ь - і	При придбанні,		Ґ
				При
	продажу, обміні,			списанні основних
	безоплатній передачі,			засобів
к.		4	\
	ОЗ-І Акт приймання-			ОЗ-З, 03-4 Акт
	передачі (внутрішнього			списання основних
	переміщення)			засобів
				(автотранспортних
				засобів)

ОЗ-б Інвентарна картка обліку основних

03-16 Розрахунок

Фінансова звітність

_т

_т

03-9		03-7
Інвентарний		Опис
список		інвентарних
основних		карток
засобів		основних

_т

03-8 Картка обліку руху основних

Дані

синтетичного обліку основних засобів

Умовні позначення:

зв язок даних;

використовується лише під час переміщення даних; звірка даних

Рис. 1.5. Схема процесу заповнення реєстрів обліку основних засобів.

На кожний первинний документ повинен складатися графік документообігу. У готельному комплексі "Верховина " такого графіку не складають. Тому готелю пропонується орієнтовний графік документообігу для типового документу "Акт приймання передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів" за формою ОЗ-І, котрий наведений у таблиці 2.5.

Графік документообігу для типового документу "Акт приймання передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів" форма 03-1,

запропонований г к Верховина

Наймемува ння господарсь кої оперції	Зміст роботи 3 документами (вихідні дані)	Строк виконання	Виконавець	Отримувач
/	2	.?	4	5
Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення)
и Приймання об'єкту	1 .1 .11 ід готов к а технічної документації	За 3 робочі дні до дати приймання-передачі	Відділ, який передає об'єкт	Приймальна комісія
	1.2.Складання та підписання документу	В день приймання	Приймальна комісія	Бухгалтерія
	1 .3.Перевірка та підписання документу	Протягом 1 робочого дня після приймання	Бухгалтерія	Директор
	1.4,3атвердже ння документу	Протягом 3 робочих днів після приймання, але не пізніше, ніж до закінчення поточного місяця	Директор	Бухгалтері я
	1 .5.Відображе ння даних у регістрах бухгалтереько го обліку	Протягом 1 робочого дня після надходження документації, але не пізніше 2 робочого дня місяця, наступного за звітним	Бухгалтері я
2.Вн утрішн є_ переміиден	2.1 .Складання та підписання документу:
ня	- 1-й примірник	В день приймання-передачі	Відділ який передає об'єкт	Бух галте р і я
	- 2-й примірник	В день приймання-передачі	В ідділ, який передає об'єкт	Відділ-одержувач
	2.2.Перевірка та в ідображе н ня даних у регістрах бухгалтере ько г о обліку	Протягом 1-го робочого дня після надходження, але не пізніше 2-го робочого дня місяця, наступного за звітним	Бухгалтерія
З.Безоплат на передача	3.1 .Складання документу в 2-х примірниках	За 3 робочі дні до дати приймання-передачі	Відділ, який передає об'єкт 1 ,	Бухгалтер ія

Продовження табл. 2.5

	3 .2.Перевірка та підписання документу	Протягом 1 робочого дня після надходження документу	Бухгалтерія	Директор
	3.3 .Затвердже н ня документу	Протягом 2-х робочих днів	Директор	Відділ, який передає об'єкт
	3.4.Підписанн я документу одержувачем	В день приймання-передач і	Відділ, який передає об'єкт	Бухгалтерія 1-й примірник), одержувач (2-й примірник)
	3.5. В ідображе ння даних в регістрах бухгалтерсько г о обліку	Протягом 1-го робочого дня після надходження документу, але не пізніше 2-го робочого дня місяця, наступного за звітним	Бухгалтерія
4.Продаж	4.1 .Складання документу в 3-х примірниках	За 3 робочі дні до дати приймання-передач і	Відділ, який передає об'єкт	Бухгалтерія
	4.2.Перевірка та підписання документу	Протягом 1-го робочого дня після надходження документу	Бухгалтерія	Директор
	4.3 .Затвердже ння документу	Протягом 2-х робочих днів	Директор	Відділ. який передає
	4.4.Підписанн я документу	В день приймання-передачі	Відділ, який передає об'єкт	Бухгалтері я (1-й та 2-й примірник), одержувач (3-й примірник)
	4.5 Відображе ння даних в регістрах бухгалтерсько го обліку	Протягом 1-го робочого дня після надходження документу, але не пізніше 2-го робочого дня місяця наступного за звітним	Бухгалтерія

Так як у готельному комплексі " Верховина " такого графіку

документообігу немає, тому працівники готелю зобов'язані розробити та надати первинні документи, які стосуються сфери їх відповідальності, в строки, які встановлені в графіку документообігу. Для цього у кожного виконавця повинен бути витяг з графіка, в якому наводиться перелік документів, що стосуються функціональних обов'язків конкретного виконавця, строки їх передачі та підрозділи підприємства, до яких передаються ці документи.

Раціональна організація руху документів передбачає встановлення максимально коротких відрізків часу на їх передавання й обробку та визначення конкретних строків передавання документа від сектора обліку на інший; від бухгалтерії до обчислювального центру тощо. Тому на кожний документ потрібно складати оперограму або документограму. В готельному комплексі "Верховина " оперограми на кожний документ та загалом з обліку основних засобів не складають. В таблиці 2.6. приведена оперограма накладної на внутрішнє пересування основних засобів, і в таблиці 2.7. приведена оперограмма з обліку основних засобів, котрі пропонуються обліковому персоналу використовувати при відображенні операцій з основними засобами в готельному комплексі " Верховина".

Таблиця 2.6.

Оперограмма накладної на внутрішнє переміщення основних засобів,

запропонована готельному комплексу " Верховина

		Виконавець
№	Назва роботи	Відділ,	Бухгал	Відділ,
п/п		який переда є	т е р і я	який отриму є
1 .	С кладання накладної
2.	Пересування інвентарної картки у картотеці аналітичного обліку	[
3.	Відображення пересування в інвентарній книзі
4.	Позначення про вибуття 03 в інвентарній книзі
5.	Запис в інвентарному описі про переміщення об'єкта			N.

Таблиця 2.7

Оперограма з обліку основних засобів, запропонована готельному комплексі" Верховина ".

№

Проведення складання опису.

Нарахування зносу машинограми -

амортизації. Формування відомості надходження 03.

Формування журналу-ордеру

вибуття 03.

Формування Головної книги. Складання оборотного Балансу. Складання Балансу

Складання Звіту про наявність та рух основних засобів, амортизацію

п/п

9. 1 0.

1 1.

12.

13.

1 4. 15. 16.

17.

Операції

Наказ на призначення комісії для прийому в експлуатацію основних засобів.

Складання Акту приймання-передач і.

Відкриття інвентарних карток. Включення в опис інвентарних номерів основних засобів, які надійшли.

Складання накладної на внутрішнє переміщення.

Складання ТТН. рахунку фактури при реалізації ОЗ.

Наказ на призначення комісії для списання непридатних об'єктів основних засобів.

Складання акту на списання основних засобів.

Складання акту на переоцінку або індексацію.

формування розрахунок

інвентаризації та інвентаризаційного

Отже, готелю " Верховина " пропонується наступне по вдосконаленню документального оформлення операцій з основними засобами:

1) визначити перелік робіт, які слід виконати від 1-ї до останньої операції над документом до створення його як повноправного носія облікової інформації;

2. склад осіб, відповідальних за вірогідне та своєчасне складання документа та передавання його в процесі документообороту;

3. час роботи над документом від 1-ї до останньої операції;

4. спосіб і час передавання документа від одного виконавця іншому, з однієї операції на іншу.