9. Работа с Word при подготовке документов. Операция сортировки в таблице Word.

Word предоставляет пользователю удобные средства создания и оформления таблиц.

Таблица состоит из строк и столбцов ячеек. Ячейки можно заполнять цифрами, текстом и рисунками.

Для оформления таблиц в Word используются следующие операции:

• ввод данных в таблицы;

• преобразование таблицы в текст и наоборот;

• добавление и удаление строк и столбцов в таблице;

• объединение и разделение ячеек;

• оформление границ таблицы и заливка ячеек;

• сортировка данных и др.

Сортировка данных

Содержимое ячеек таблицы можно отсортировать по алфавиту, по величине или по дате.

1. Выделите столбец для сортировки.

2. Выберите в меню Таблица команду Сортировка (Sort Table) (или нажмите кнопки Сортировать по возрастанию или Сортировать по убыванию на панели инструментов Таблицы и границы).

3. В открывшемся окне выберите тип сортировки и установите нужный параметр для строки заголовка.

[Про работу с Вордом при подготовке документов можно в пятый раз перечитать в четвертом билете.]

10. Характеристика Word в качестве среды подготовки документов для менеджера. Вычисления в таблице Word.

Выполнение вычислений в таблице

Сумма строки или столбца чисел

1. Выделите ячейку, в которой будет отображаться сумма.

2. В меню Таблица выберите команду Формула.

3. Если выделенная ячейка находится в самом низу столбца чисел, Microsoft Word предлагает формулу =SUM(ABOVE). Если эта формула верна, нажмите кнопку OK.

Если данный столбец или строка содержат пустые ячейки, суммирование всего столбца или строки не производится. Для суммирования всей строки или столбца введите нули во всех пустых ячейках.

Чтобы быстро просуммировать строку или столбец чисел, выделите ячейку, в которую будет помещаться сумма, а затем нажмите кнопку Автосумма на панели инструментов Таблицы и границы.

Выполнение других вычислений в таблице

1. Выделите ячейку, в которую будет помещен результат.

2. В меню Таблица выберите команду Формула.

3. Если Microsoft Word предлагает неподходящую формулу, удалите ее из поля Формула.

4. Не стирайте знак равенства. Если вы стерли его, то восстановите.

5. В списке Вставить функцию выберите функцию. Например, для складывания чисел выберите SUM.

6. Для ссылки на ячейки таблицы введите в формулу адреса этих ячеек в скобках. Например, для суммирования содержимого ячеек A1 и B4 введите формулу =SUM(a1;b4).

7. В поле Формат числа введите формат для чисел. Например, для отображения чисел в виде процентов выберите 0,00%.

[За первым вопросом всем опять в четвертый билет.]

11. Общая характеристика Word как среды подготовки документов. Вставить в документ Word таблицу, подготовленную в Excel.

Копирование данных Microsoft Excel в Microsoft Word

Возможны случаи, когда понадобится представить данные листа Microsoft Office Excel в документе Microsoft Office Word. Можно просто скопировать выделенные в Microsoft Excel данные, а затем воспользоваться в Microsoft Word командами Вставка или Специальная вставка, чтобы вставить в документ.

Копирование данных листа в документ Microsoft Word

1. В Microsoft Excel выделите на листе данные, которые нужно скопировать в документ Microsoft Word.

2. На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Копировать. Можно также нажать сочетание клавиш CTRL+C.

3. В документе Microsoft Word установите курсор там, куда нужно вставить скопированные данные листа.

4. На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Вставить. Можно также нажать сочетание клавиш CTRL+V.

5. Нажмите кнопку Параметры вставки рядом с данными и выполните одно из следующих действий.

• Чтобы вставить данные в виде таблицы Microsoft Word, выберите Сохранить исходное форматирование, если нужно использовать исходную форму скопированных данных, или выберите Использовать стиль конечной таблицы, если нужно использовать тему, примененную к документу Microsoft Word.

• Чтобы вставить данные как статический рисунок, выберите Вставить как рисунок.

• Чтобы установить связь с данными Microsoft Excel так, чтобы при изменениях исходных данных в книге Excel обновлялись и данные в документе Microsoft Word, выберите команду Сохранить исходное форматирование и связать с Excel или Использовать стиль конечной таблицы и связать с Excel.

• Чтобы вставить данные как текст, в котором каждой строке таблицы будет соответствовать абзац, а содержимое разных ячеек будет разделено знаками табуляции, выберите команду Сохранить только текст.

[Если так и дальше пойдет, то к концу двадцатого билета мы сможем рассказать характеристику Ворда хором.]