-Полноты и достоверности

В действующем Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» 2004 г. хранению и учёту архивных документов посвящена самостоятельная глава 4, в которой обозначено, что независимо от места хранения документов АФ РФ.

К числу основных (обязательных) документов отнесены:

-Книга учёта поступлений – для учёта каждого поступления архивных документов в архив, а также их количества и состава за определённый период, состояния и описания.

-Список фондов – для регистрации принятых на хранение архивных фондов, их номеров, учёта общего количества.

-Лист фонда

-Лист учёта аудиовизуальных документов – для учёта количества аудиовизуальных документов определённого вида при их нефондовой организации, учёта и нумерации их описей, динамики изменений.

-Опись дел, документов – для поединичного и суммарного учёта архивных документов,

-Реестр описей дел, документов – для регистрации описей дел, документов, учёта их количества и состава.

-Инвентарная книга учёта дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни – для поединичного и суммарного учёта состава и состояния таких дел.

-Паспорт архивохранилища (произвольной формы) – для суммарного учёта архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища.

-Лист учёта и описания уникального документа.

-Список фондов, содержащих особо ценные документы.

-Опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел (номерник).

-Реестр описей особо ценных дел, документов.

- Книга учёта поступлений страхового фонда и фонда пользования.

-Опись страхового фонда.

-Дело фонда –

-Лист-заверитель дела – для учёта количества листов в деле.

-Внутренняя опись документов дела – для дел, в состав которых входят уникальные документы.

В состав вспомогательных учётных документов архива включены: карточки и книги движения фондов, описей дел, документов; книги учёта документов, переданных в другие архивы; книги учёта фондов и документов, выделенных к уничтожению; книги повидового учёта документов; список фондов, содержащих особо ценные документы и др.

При учёте поступления архивных документов оформляются:

-акт приёма-передачи документов на хранение;

-акт приёма на хранение документов личного происхождения.

При учёте выбытия архивных документов оформляются:

-акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

-акт о неисправимых повреждениях документов;

-акт приёма-передачи документов на хранение;

-акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

-акта возврата документов собственнику;

-акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов.

Уникальные документы подлежат учёту в Государственном реестре уникальных документов АФ РФ, утверждённом приказом Росархива от 09.10.2001 № 75. На уникальные документы составляются листы учёта и описания уникальных документов.

Учёт особо ценных документов ведётся по списку фондов, содержащих особо ценные документы, описям особо ценных дел, документов или перечням номеров особо ценных дел (номерникам). Описи особо ценных дел, документов и номерники учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов. При отнесении архивных документов к особо ценным в описях в графе «Примечания» напротив заголовков соответствующих единиц хранения/единиц учёта проставляется отметка «ОЦ».

Учёт документов по личному составу осуществляется на общих основаниях.

Автоматизация государственного учёта. В начале 1990-х гг. на базе Центрального фондового каталога СССР (ЦФК СССР), представлявшего собой традиционную карточную систему централизованного государственного учёта на уровне фонда, был создан ЦФК РФ – информационная модель АФ РФ.

В 1995 г. Росархивом была разработана и утверждена «Концепция информатизации архивного дела в России». В целях её реализации в 1996 г. была принята «Программа информатизации архивного дела в России (1997-2000 гг.)», в соответствии с которой Росархив начатал работу по внедрению информационных технологий в сферу государственного учёта, созданию системы автоматизированного государственного учёта.

-Программный комплекс (ПК) «Архивный фонд» - для государственных и муниципальных архивов; он является основой автоматизированной системы централизованного государственного учёта и должен соответствовать следующим требованиям:

-полный охват архивов всех уровней;

-учёт всех видов документации;

-полный учёт архивных документов на уровнях фонда и описи;

-автоматизированное формирование архивных учётных документов;

-ПК «Фондовый каталог» - для органов управления архивным делом субъектов РФ; предназначен для аккумулирования данных ПК «Архивный фонд» на уровне субъекта РФ;

-ПК «Центральный фондовый каталог» - для Росархива; предназначен для аккумулирования данных ПК «Архивный фонд» на уровне РФ.

Обеспечение сохранности документов - ОСД – комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, по соблюдению нормативных режимов и организация хранения документов, исключающая их утрату и обеспечивающая поддержание их в должном физическом состоянии. Проблемы решаются разнопрофильными специалистами.

Для полноценного решения задач по ОСД необходимо выполнение условия: 1. совершенствование законодательства и нормативно-технической базы с соблюдением их условий,2. создание оптимальных условий хранения АД согласно нормативно-методическим требованиям (изложены в правилах 2007 г.), 3. Правильная организация документов в хранилищах.

Архивные здания (специально приспособленные), которые должны быть удалены от пожароопасных объектов. Здание должно иметь основной комплекс помещений – хранилища, рабочие комнаты сотрудников, помещения для приема и временного хранения документов, помещения для обработки документов и реставрации, читальный зал, научно-справочная библиотека, выставочный зал, орг-метод. кабинет), и вспомогательные помещения. Архивохранилище д.б. удалено от лаборатории, бытовых помещений, высота потолков – 2,25 м., должны быть соблюдены нормативные режимы (противопожарный, температурно-влажностный +27-19, вл.50-55%), световой режим, оборудование по нормам - металлические стеллажи, расстояние между рядами 1,20 м., между стеллажами – 75 см., расстояние между полом и нижней полкой – 15 см).

Создание страхового фонда. Страхование АД – с апреля 83 г. «О ввозе и вывозе культурных ценностей» подлежат все документы, вывозимые за рубеж, представляемые на выставках.

Страховой фонд – совокупность страховых копий ОЦД и УД независимо от времени их создания и техники изготовления. Страховой фонд является составной частью единого страхового фонда РФ (в Ялуторовске). ГОСТ Р.33.3.02 – 2008 «Единый российский страховой фонд документации». Страховые копии документации являются национальным научным и культурным наследием. Содержит общие требования и условия хранения.

СНСА- это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования. Архивы-хранители ретроспективной документной информации., чтобы отыскать ее нужна информация 2ой степени - ИПС (описи, справочники, картотеки, путеводители).

Сформированы требования к СНСА:

1. Должна. применяться к различным категориям документов на различных носителях;

2. взаимодополняемость справочников;

3.единая методика составления каждого типа и вида входящих в систему справочников.

Принципы построения СНСА:

1. Взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;

2. Не повторяемость информации различных видов справочников;

3 Преемственность НСА ведомственных, гос. и муниципальных архивах.

Проблемы: 1.Недостаточно активно ведется работа по усовершенствованию и переработке описей (на документы советского и тем более дореволюционного периодов). 2. Выбор фондов для усовершенствования описей не всегда обоснован потребностями использования. 3. Отсутствуют путеводители в ряде федеральных архивов, областях, бывших партархивах (трудности с тиражированием из-за отступления от методики или нет исторических справок и низкое качество описей).4. Опаздывает создание средств поиска информации к активно используемым в справочникам 5. Не всегда доводятся до пользователя результаты рассекречивания, на рассекреченные документы оперативно не создается НСА. 6. Не всегда обеспечен широкий доступ пользователей к справочным средствам архива, м.б. удаленность НСА от читального зала, нет компьютеров в читальном зале, отсутствует соответствующее ПО., доступ для польз-ля, требуется автоматизация.7.Сейчас закатологизированно только 12 % информации, хранящейся в архивах. Перспективы: 1.Оптимизация СНСА в целом и как си-мы НТИ страны, отд. подси-м на ур. Архив-фонд-дело-док-т, каж архива. 2. Преемственность НСА гос.архивов и архивного гос. учета, совершенствование каждого вида справочника на основе единых нормативно-методических требований. 3. Разработка национального стандарта описания документов и документной информации на основе «Общего международного стандарта описания архивных документов», 1994.

Каталог: это единственный справочник, который может обеспечить внутриархивный сквозной поиск информации по всем фондам архива в предметно - аспектном разрезе. По своему построению каталог в наибольшей степени среди других типов архивных справочников приспособлен для отражения всего многообразия информации архивных фондов с необходимой степенью ее детализации.

Делопроизводство – это весь комплекс мер, связанных с организацией работы с документами - наиболее общее понятие.

ДОУ – управление док-ми в организации; как документы помогают реализовывать управленческие и административные функции.

Управление документами – это комплекс мер, направленный на упорядочивание документных процессов в организации.

Характерные черты российского делопроизводства:

• четкая вертикаль продвижения документов внутри организации (от вышестоящей инстанции к низовым звеньям, от руководителей к исполнителям);

• строгое отслеживание всех процедур при работе с документами в регистрационных журналах или в регистрационно-контрольных карточках;

• высокая степень стандартизации основных процессов делопроизводства и документооборота;

• наличие специализированных делопроизводственных служб. 

На настоящем этапе гос. управление децентролизовано, что связано с реформой 2004г. Каждое ведомство имеет право на разработку собственных правил делопроизводства. Роль Росархива ограничивается 2 функциями: 1. Экспертиза нац. стандартов в области ДОУ. 2. Разработка для фед. Ведомств инструкций по ДОУ.

ДОКУМЕНТ МБ По форме (типовые, примерные, индивидуальные, трафаретные), по отношению к управленческому объекту (входящие, исходящие, внутренние), по форме информации (текстовые, графические, звуковые, мультимедиа), по срокам хранения ( постоянного, свыше 10 лет, до 10 лет), по видам деятельности ( плановая документация, распорядительная, информационно – справочная и аналитическая, отчетная, финансовая и т. д.)

Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.

Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется:

* положением о службе ДОУ;

* положениями о структурных подразделениях (при наличии последних в составе службы ДОУ);

* инструкцией по ДОУ;

* инструкциями по отдельным видам (направлениям) деятельности службы;

* инструкцией по организации рабочих мест персонала службы;

* нормами времени на выполнение работ по ДОУ;

* документами планирования и отчетности;

* должностными инструкциями персонала службы.