Вопрос 11. Оформление телеграмм и телекса.

Телеграмма – документ, отличающийся от других письменных документов способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы бывают следующих категорий: обычная, телеграмма – письмо, срочная, правительственная и др.

Применяются такие разновидности телеграммы: телеграмма с заверенной подписью, телеграмма – доверенность, телеграмма с оплаченным ответом и др.

Телекс – разновидность телеграммы, отличающейся от обычной особым способом передачи – по абонентской телексной сети, т.е. по телетайпу – аппарату телеграфной связи, абонируемому организацией. Телексная связь отличается быстрой передачей сообщения, практически в момент передачи.

Вопрос 12. Оформление факса и телефонограммы.

Факс (телефакс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного).

Факс как способ передачи информации получает все большое распространение. Он удобен, так как со скоростью телефонограммы можно передать оригинальный текст со всеми особенностями его оформления. Любой документ формата А4 может быть послан с помощью факса. Особых требований к передаваемому материалу нет, кроме одного – текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.

Телефонограмма – документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи.

Адресат полученного сообщения записывается от руки.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наименование учреждений адресата и адресата: реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц: номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номер телефонов, текст и подпись.

Телефонограммы пишутся подобно телеграммам. Не более 50 слов.

Желательно, чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм.

Вопрос 13. Оформление докладной записки.

Докладная записка – документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения.

В зависимости от содержания назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные. Цель докладной записки – побудить руководителя принять решение.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные руководителю) и внешние (направленные в вышестоящие организации).

Внешние записки оформляются на общем бланке формата А4 с продольным расположением реквизитов.

Внутренние записки оформляются на общем бланке формата А4 с угловым расположением постоянных реквизитов.

В тексте докладной записки излагается проблема, вопрос, ситуацию. Не рекомендуется текст начинать со слов «Довожу до Вашего сведения…».

Затем приводятся выводы и предложения.

Вопрос 14. Оформление служебной и объяснительной записки.

Служебная записка – форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер. Записка может содержать предложения, просьбу или отчетный характер. Подписывает ее руководитель подразделения или соответствующее должностное лицо.

Текст служебной записки по структуре и содержанию аналогичен построению и изложению делового письма, обычно оформляется на бумаге формата А4.

Объяснительная записка – документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой и технологической дисциплины.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе. Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам докладной записки.

Текст объяснительной записки должен быть объективным, убедительным, давать четкие разъяснения. По структуре и построению объяснительная записка аналогична докладной записке.