Образец письма
|
_____________________________ наименование учреждения _____________________________ наименование должностного лица _____________________________ инициалы, фамилия должностного лица _____________________________ адрес учреждения
|
О …………………………………….
Состав информации
________________________ ___________________ ___________________
должность личная подпись инициалы, фамилия
А.С. Сидорова
тел. 2912-107
Деловое письмо международного образца имеет четкую структуру, определенный набор реквизитов и стабильное расположение каждого из них.
Письма иностранным компаниям печатаются на бланке с полями по 1 дюйму (2,54 мм).
В левом верхнем углу или в центре верхней части листа располагается эмблема и наименование фирмы (реквизит 1).
Если компания мало известная и из названия не ясно, чем она занимается, может быть указан профиль ее деятельности, например: «фрахт судов», «организация туров», «продажа недвижимости», «научные разработки» и т.д.
Над именованием фирмы или на нижнем поле листа указывается адрес офиса, содержащий почтовый и телеграфный адрес, номер телефонов и факсов, адреса и телефоны представительств компаний и ее филиалов, номер декларации или регистрационной лицензии (реквизит 2).
Все последующие реквизиты письма печатаются от границы левого поля.
Ссылка (номер) документа (реквизит 3) может быть цифровой, буквенной или буквенно-цифровой, например: Ref: MS/АР/101, где Reference (Ref) – ссылка; MS – инициалы автора, АР – инициалы секретаря или исполнителя, 101 – порядковый номер документа.
Если письмо является ответом, то в реквизите 3 указывается исходящий номер инициативного письма.
Дата (реквизит 4) указывается буквенно-цифровым способом, например: 17 August 2011.
Дата может проставляться у границы левого или правого поля документа.
Адресат получателя (реквизит 5) состоит из расположенных построчно:
Имени и фамилии получателя;
Наименования компании;
Номер дома, улицы;
Города, почтового округа (индекса);
Страны.
Если в адресе не указана фамилия получателя, то эти сведения могут содержаться в отметке – указании конкретного лица, например: Attention: Mr.J.Moore, проставляемый после адресата.
При написании адреса чаще всего используется «открытая пунктуация», то есть без запятых и точек.
Вступительное обращение (реквизит 6) пишут с новой строки, отступив от адресата четыре межстрочных интервала.
Деловое письмо начинается со слов «Dear…». В зависимости от того, кому письмо адресовано, могут использоваться следующие фразы:
Dear Sir – если имя получателя неизвестно;
Dear Madam – если имя получателя неизвестно;
Dear Mr Neit – господину, имя которого известно;
Dear Mrs Fella – замужней женщине;
Dear Miss Jones – незамужней женщине;
Dear Ms Morrison – замужней или незамужней женщине.
Заголовок письма (реквизит 7) указывается после вступительного обращения. Заголовок – необязательный реквизит, его указание является скорее правилом хорошего тона. Заголовок печатается главным образом в официальной переписке по юридическим вопросам.
Текст (реквизит 8) может печататься как от границы левого поля, так и с отступом начала каждого абзаца. Текс письма обычно не превышает одной страницы.
Через два межстрочных интервала после текста письма указывается «заключительная формула вежливости» (реквизит 9). Она должна соответствовать по форме приветствию и положению (званию) получателя письма.
Если письмо начинается словами: Dear Mr/Mrs/Miss/Ms, то заканчивается выражением: Sincerely yours (искренне Ваш).
Если в приветствии слова: Dear Sir/Sirs/Madam, то окончание: Yours faithfully (преданный Вам).
Первое сочетание используется в деловой переписке гораздо чаще, особенно в официальных письмах.
После «заключительной формулы вежливости» делается не менее пяти межстрочных интервалов для личной подписи автора письма (реквизит 10). Ниже подписи указывается ее расшифровка: имя и фамилия, на следующей строке – должность лица, подписывающего документ. Должность не указывается, если письмо подписано руководителем компании.
Если к письму имеется приложение (реквизит 11).
При направлении копий письма нескольким адресатам указывается фамилии лиц или компании, которым они отправлены (реквизит 12).