57 Составление и редактирование текстов деловых писем (письмо-ответ, письмо-запрос, рекламация, предложение) Письмо-ответ

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.

Письмо-ответ – по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы.

Логическая схема письма-ответа следующая:

- повторение просьбы, на которую составляет ответ;

- обоснование причины;

- констатация отказа (если письмо-отказ).

Например: Вашу просьбу об изменении срока поставки копировального оборудования выполнить не можем из-за отсутствия его в настоящее время на наших складах. Поэтому копировальное оборудование будет поставлено в сроки, указанные в договоре.

Письмо-запрос – коммерческий документ, представляющий собой обращение импортера к экспортеру с какой-либо просьбой. Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Они обычно используются в деловых взаимоотношениях между разными юридическими лицами. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде писем-ответов.

Например:

Касательно: альбома образцов

Настоящим просим выслать Ваш последний альбом образцов хлопчатобумажных, шерстяных и вискозных тканей, а также прейскурант на 20… г.

Предложение – письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях.

Рекламация - заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе.

Сопроводительное письмо – письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму, материальных ценностей. Эти письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов и грузов: выполняя вместе с тем функцию ярлыка. В сопроводительном письме всегда есть такие стандартные выражения, как направляем, посылаем, высылаем. В конце текста сопроводительного письма делается отметка о наличии приложения.

Например: Направляем перечень необходимых хозяйственных материалов для подготовки школы к новому учебному году.

Приложение: на 1 л. В 1 экз.

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организациям или отдельному лицу. Слово «Гарантия» вообще может не упоминаться в тексте письма, тем не менее письмо может быть гарантийным. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, качество, сроки выполнения работ, оплата продукции, оплата аренды и т.д. В таких письмах используются выражения: гарантируем, фирма гарантирует, просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии).

Например: Просим продать нашему предприятию ультразвуковой счетчик «Расход – 7» для измерения расхода воды. Оплату гарантируем. Наш р/счет…

Циркулярное письмо – письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.

Письмо-приглашение – письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем. Обращение к руководителю, конкретному должностному лицу начинается со слов «Уважаемый», «Глубокоуважаемый».

Например:

Уважаемый Афанасий Степанович!

18 апреля 2009 года в 11.30 местного времени Рослесхоз проводит селекторное совещание по вопросу о ситуации с лесными пожарами и лесонарушениями в лесах.

Совещание состоится в селекторном зале междугородной телефонной станции по адресу: ул. Оржоникидзе, 18.

Прошу Вас принять участие в работе совещания.