56 Составление и редактирование текстов информационно-справочных документов (акт, протокол)

Акт – документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты.

Цель составления акта: объективная фиксация фактов или определенной ситуации. Возможно составление акта одним уполномоченным лицом.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная часть акта включает:

- основание для составления акта (указывается распорядительный или нормативный документ, устное указание руководителя, послужившие основанием для составления акта; основанием может быть плановое задание; оформляется с использованием слова «Основание»);

- состав комиссии (указывается наименование должности, инициалы, фамилия председателя комиссии в И.п., наименования должностей, инициалы, фамилия членов комиссии – располагаются в алфавитном порядке).

Слова «Основание», «Составлен комиссией», «Председатель», «Члены комиссии» «Присутствовали» пишутся с прописной буквы, без отступа от границы левого поля документа, и остаются открытыми.

Констатирующая часть содержит цели и задачи актирования, описание и характер проделанной работы (сущность, характер, методы и сроки), в ней фиксируются установленные факты. Излагаются выводы и предложения по установленным событиям, действиям, происшествиям. В конце текста перед «Отметкой о наличии приложения» указываются сведения о количестве экземпляров акта. Датой акта является дата актируемого события. Дополнительным реквизитом, придающим акту юридическую силу, является печать.

Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Текст протокола делится на вводную и основную части.

Вводная часть протокола содержит постоянную информацию: фамилии и инициалы председателя и секретаря коллегиального или совещательного органа всех присутствовавших на заседании.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Запись обсуждения каждого вопроса осуществляется по схеме: «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)».

Докладная записка – это документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащей обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Наиболее распространенными разновидностями являются документы о поощрении и нарушении трудовой дисциплины

Текст докладной записки делится на 2 части: констатирующая, где излагаются факты или описывается ситуация, и вторая- где излагаются предложения, просьбы.

Обратите внимание!

1. Тексту докладной записки предшествует заголовок.

2. Внутренние докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на листе А4. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка; наименование структурного подразделения, вид документа, дата. Подписывает – составитель.

3. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководством.

4. Заголовок начинается с предлога о и формулируется с помощью отглагольного существительного: О назначении…, О проверке… .