46 Композиционные особенности текстов документа:

1. реквизиты;

2. рубрикация – членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой, а также использование заголовков, нумерации и т.д. Рубрики: абзац, нумерация и др.;

3. соразмерность частей документа: композиционная стройность зависит от характера и от объема сведений, включаемых в документ. Служебный документ надо посвящать одному вопросу. Служебный документ должен быть компактным, кратким. Документ нельзя загромождать частностями, второстепенными деталями. Документ не должен превращаться в таблицу. Большое количество цифр, примеров, отступлений увеличивают объем основной части документа, усложняют его состав.

Композиционные ошибки:

1. неправильное размещение реквизитов;

2. нарушение соразмерности частей документа;

3. неправильный выбор средств и способов рубрикации.

54 Виды оформления текстов официально-делового стиля (линейная запись, трафарет, анкета, таблица). Правила составления таблиц

Ключевые понятия: линейная запись (автобиография, заявление, доверенность и т.д.), трафарет (справки, контракты, договоры и др.), анкета(личный листок по учету кадров и т.д.) , таблица(финансовые ведомости и т.д.).

Таблица – перечень сведений, числовых данных, приведенных в определенную систему и разнесенных по графам.

Таблица включает:

- нумерационный заголовок;

- тематический заголовок;

- заголовочную часть таблицы, расположенную в верхней части;

- основную часть.

При редактировании таблиц обязательно выполнять следующие требования:

1. Заголовок каждой графы должен располагаться непосредственно над ней.

2. Все колонки и боковик таблицы должны иметь заголовки.

3. Заголовок таблицы должен быть кратким и полностью отражать содержание таблицы.

4. Заголовки граф таблицы пишут с прописной буквы, а подзаголовки – со строчной в том случае, если они составляют одно предложение с основным заголовком графы.

5. При переносе таблицы на другие страницы заголовок помещают только над первой частью

6. В таблице не должно быть пустых граф.

7. Текст строк начинают с прописной буквы.

8. При отсутствии данных а графах таблиц ставится тире.

9. Следует обращать внимание на расположение цифровых данных: десятки следует располагать под десятками, сотни под сотнями и т.д.

10. «Примечания» составляют отдельную колонку в том случае, когда ими сопровождаются сведения всех или большинства строк.

11. Таблица должна быть компактной.

55 Составление и редактирование текстов организационно- распорядительных документов (приказ, распоряжение, указание)

К организационно-распорядительным документам относятся: приказ, распоряжение, указание, постановление, решение, устав организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка и др.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией.

Текст приказа состоит из двух частей:

1. констатирующая: излагаются цели, задачи, причины издания приказа. Констатирующая часть приказа начинается с абзаца со словами «в связи», «в целях», «в соответствии» и т.д.. Обычно используются существительные в Т.п. или Р.п.

2. распорядительная: начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с использованием нулевого положения табулятора (граница левого поля), без кавычек и разрядки. Распорядительная часть заканчивается указанием должностного лица, структурного подразделения или органа, ответственного за контроль исполнения документа или его пунктов. Для этого используется устойчивое выражение: Контроль за исполнение возложить на… .

Каждый пункт приказа строится по схеме:

- исполнитель – конкретное должностное лицо или структурное подразделение (указывается в Д.п.);

- предписываемое действие (выражается глаголом в неопределенной форме);

- срок исполнения (рекомендуется указывать на отдельной строке).

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа государственного управления) или его заместителем для решения оперативных вопросов основной деятельности. Распоряжения делятся на 2 основные группы: по основной деятельности и по личному составу.

Текст распоряжения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть содержит цели, задачи, причины издания распоряжения и начинается словами «в связи», «в целях», «в соответствии»и т.п.

Распорядительная часть распоряжения по основной деятельности начинается словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», которые печатаются прописными буквами от нулевого положения табулятора без кавычек и без разрядки. Слово «ПРЕДЛАГАЮ» используется в случае, если исполнителю дается поручение, не входящее в его непосредственные обязанности по занимаемой должности.

Пункты и подпункты распоряжения строятся по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения в Д.п. после «ПРЕДЛАГАЮ», в В.п. – после «ОБЯЗЫВАЮ») – действие (выражается глаголом в неопределенной форме) – срок исполнения.

Указание – правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов. Указание не может использоваться в качестве утверждающего акта.

При составлении и оформлении указания используются следующие реквизиты: заголовок к тексту, текст, визы, подпись, дата, регистрационный индекс.

Заголовок указания выражается с помощью предлога «О», «Об» и отглагольного существительного в П.п.

Текст указания состоит их 2-ух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части раскрываются цели и причины издания указания. Она обычно начинается устойчивыми формулировками: «В соответствии…», «В целях…», «Во исполнение…» и т.д.

Распорядительная часть указания начинается словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», которые пишутся прописными буквами с новой строки.