Лабораторна робота №7 Аналіз даних в MS Excel

Методичні вказівки

Форми

Вікно форми можна використовувати в Excel також для пошуку, редагування та знищення записівсписку або бази даних (БД).

Для того щоб переглянути записи БД за допомогою форми, потрібно помістити курсор у довільну комірку таблиці та вибирати команду Данные – Форма. При цьому відкривається діалогове вікно, у якому відображається вміст першого запису.

У лівій частині форми розташовуються заголовки стовпчиків (імена полів) і поля введення відповідних значень. Обчислювальні та захищені поля даних змінити не можна. Ці поля відображаються разом із відповідними значеннями, але поля введення для них відсутні, ці поля обраховуються автоматично за допомогою формули. У цих полях просто виводиться результат.

У правому верхньому куті форми відображається лічильник, що вказує номер поточного запису та кількість записів у списку. Положення бігунка смуги прокрутки позначає приблизну позицію поточного запису у списку. Праворуч розташовуються кнопки керування списком.

Якщо потрібно перейти на інший запис, то можна скористатись смугою прокрутки, розташованою справа від форми БД, або кнопками: Далее – перейти на наступний запис та Назад – на попередній запис.

Потрібний запис можна знайти, указавши відповідний критерій пошуку.

Для цього необхідно натиснути кнопку Критерии, у результаті чого з'явиться порожня форма БД (при цьому, замість кнопки Критерии з'явиться кнопка Правка). Далі ввести у відповідне поле певнийі критерій пошуку й натиснути клавішу Enter або кнопку Далее. У формі з'явиться перший запис, який відповідає заданому критерію. Для пошуку наступного такого запису потрібно повторно натиснути кнопку Критерии, а тоді – кнопку Далее.

Сортування списків та бази даних

Автоматичний обрахунок проміжних підсумків

Для обрахунку проміжних підсумків по групах і загального підсумку даних у списку використовується вбудований засіб Excel Итоги. Можна обраховувати декілька підсумків одночасно, використовуючи різні статистичні функції. Рекомендується обраховувати проміжні підсумки на копії таблиці.

Розглянемо алгоритм обрахунку проміжних підсумків на прикладі. Нехай нам необхідно визначити середній обсяг обмолоченого зерна, який перевозив щоденно кожен водій від кожного комбайнера.

Алгоритм:

1. Визначити для яких груп даних будуть обраховуватися проміжні підсумки, та їхню взаємну підпорядкованість. Для нашого прикладу – це поля Дата, Прізвище водія, Прізвище комбайнера.

2. Відсортувати список по стовпчиках, на основі яких будуть створюватися групи: Сортировать по Дата, Затем по Прізвище водія, В последнюю очередь, по Прізвище комбайнера.

3. Виділити будь-яку комірку списку, виконати послідовність команд Данные – Итоги.

У діалоговому вікні (Error: Reference source not found) в полі:

• При каждом изменении в – указати поле, по якому сортувалася таблиця. Якщо сортування відбувалося по декількох полях, то це перше поле сортування ( у нашому прикладі – це поле Дата);

• Операция – вибираємо математичну функцію обрахунку (сума, середнє, максимум, мінімум, кількість і т. д.). Для нашого прикладу – середнє;

• Добавить итоги по – відмічаємо прапорцями ті стовпці, до даних яких буде застосовуватись вказана операція (для нашого прикладу це Обсяг, т).

  4. У нижній частині вікна встановити прапорці: Заменить текущие итоги, Итоги под данными.

Якщо необхідно відобразити проміжні підсумки для інших груп (для полів Прізвище водія, Прізвище комбайнера), необхідно повторити пункти 3 і 4, а в пункті 4 алгоритму обов'язково зняти прапорці.

Проміжні підсумки вилучаються за допомогою команд Данные – Итоги – Убрать все.

Фільтрування даних списку або бази даних

При використанні великих списків може виникнути необхідність відобразити на екрані тільки частину даних, які відповідають заданим критеріям. У MS Excel для фільтрування можна використати одну з команд:

Автофильтр для простих умов відбору, допускає використання однієї логічної умови И або ИЛИ;

Расширенный фильтр для більш складних умов відбору.

Автофільтр

Алгоритм використання:

1. Встановити курсор у будь-яку комірку списку.

2. Виконати послідовність команд Данные – Фильтр – Автофильтр. У результаті поряд із назвами полів з'являться сірі кнопки автофільтру зі стрілками. З їхньою допомогою задаються критерії відбору записів.

3. Натиснути на кнопці автофільтрування. Розкриється список з опціями та всіма варіантами даних цього стовпчика.

Опція автофільтру	Опис
Все	використовується для відміни фільтру та показу всіх рядків з інформацією
Первые 10	за замовчуванням відображає перші 10 записів із найбільшими значеннями по вибраному полю. Можна змінити відбір на 10 найменших або замість 10 відображати від 1 до 500 записів, або замість кількості записів указати відсоток від кількості елементів у списку. Ця опція використовується до числових даних або даних типу Дата
Условие	використовується, коли в умові відбору записів задаються оператори порівняння (більше, менше й т. д.), логічні умови И (відповідність двом критеріям одночасно) або ИЛИ (відповідність одному із декількох критеріїв). В умові можна використовувати символи шаблону (* або ?)
Пустые	використовується для відображення записів, які містять в даному стовпчику пусті комірки
Непустые	використовується для відображення всіх записів, які містяться в даному стовпчику, за виключенням пустих комірок

4. Вибрати потрібну опцію або потрібний варіант даних. Кнопка автофільтру автоматично виділиться синім кольором.

Коли база даних уже відфільтрована по одному полю, то при встановленні фільтрування по іншому полю вибір здійснюється серед відфільтрованих раніше записів.

Просте фільтрування здійснюється натисненням на відповідні кнопки автофільтру.

Щоб зняти фільтрування з певного поля, потрібно вибрати його кнопку автофільтрування (вона відображається синім кольором) й виконати команду Все. Якщо потрібно відобразити всі записи таблиці, то слід викликати команди Данные – Фильтр – Отобразить все. Для відключення автофільтру потрібно повторно виконати команди Данные – Фильтр – Автофильтр.