Указание даты документа

Реквизит 12 (обязат.) — регистрационный номер документа

Этот реквизит представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначе­ние, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонден­те, исполнителях и др. (пример 3.12).

Регистрации подлежат все документы, создающиеся в организации и поступа­ющие из других организаций и от частных лиц.

Исключение составляют документы, не подлежащие регистрации в соответ­ствии с перечнем, который должен входить в Инструкцию по делопроизводству.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив и находится под контролем и ответственно­стью организации.

Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров уста­навливаются в инструкции по делопроизводству, номенклатуре дел и распоряди­тельных документах организации.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в до­кументе.

Пример 3.12

Указание регистрационного номера документа

Реквизит 13 (дополнит.) — ссылка на регистрационный номер и дату документа

Указанный реквизит включает регистрационный номер и дату документа, на ко­торый дается ответ. Этот реквизит оформляется только в исходящих ответных документах (при­мер 3.13). Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов писем вы­ражения типа: "На ваше письмо от... № сообщаем…".

Пример 3.13

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Реквизит 14 (дополнит.) — место составления или издания документа

Место составления документа указывают в том случае, если затруднено его опре­деление по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации".

Место составления или издания указывают с учетом принятого администра­тивно-территориального деления, и этот реквизит включает только общеприня­тые сокращения (пример 3.14).

Место составления документа не указывается, если:

• оно включено в состав наименования организации (например, Мэрия Москвы);

• в письмах (на бланке письма эта информация содержится в реквизите "Спра­вочные данные об организации").

Сокращение г. (город) не употребляется при названиях "Москва" и "Санкт-Пе­тербург".

Пример 3.14

Указание места составления документа

Реквизит 15 (дополнит.) — адресат

Этот реквизит указывает, кому предназначается документация. В качестве адре­сата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в име­нительном падеже, а должность лица, которому адресован документ, - в датель­ном падеже (пример 3.15).

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в не­сколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установлен­ной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Документ не должен содержать более четырех адресатов.

Наименование организации может входить в наименование должности.

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем по­чтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и иници­алы получателя, затем почтовый адрес.

Пример 3.15