4.3. Работа с исходящими документами

Начиная подготовку исходящего документа, исполнитель проводит сбор и обработку необходимой информации, затем составляет черновой документ.

После необходимых консультаций и доработки черновика исполнитель оформляет проект документа, визирует и доводит до сведения всех заинтересованных лиц, которые его тоже визируют.

При необходимости внешнего согласования на проекте документа оформляет­ся "Гриф согласования".

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм. Первая страница документа оформляется на бланке, после­дующие и копия-отпуск - на стандартных листах бумаги.

Подготовленный и оформленный по установленной форме проект документа вместе со всеми материалами, послужившими основанием для его составления, передается на подпись руководителю, после чего регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упа­ковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день ре­гистрации.

4.4. Прохождение внутренних документов

Внутренние документы на этапе их подготовки проходят этапы исходящих доку­ментов, а на этапе исполнения (использования) — входящих документов.

Работа с внутренними документами, так же как и с исходящими документами, начинается с составления и оформления проекта документа, то есть с изучения вопроса, составления черновика, доработки черновика по замечаниям, оформле­ния проекта документа.

Завершающим этапом работы над проектом внутреннего документа является его визирование составителем, руководителем структурного подразделения, при необходимости - юрисконсультом. В необходимых случаях проводится внешнее согласование. Затем документ направляется руководителю на подпись и на регистрацию.

После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на испол­нение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.

Документы внутри организации передаются исполнителям под расписку.

4.5. Регистрация документов

Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрация преследует три цели:

• учет документов, то есть создание банка данных о документах организации;

• контроль их исполнения;

• поиск документов.

По регистрационным данным можно получить сведения о времени поступления или отправки документов, об их содержании и местонахождении.

Большинство документов подлежат обязательной регистрации.

Не регистрируют поздравительные письма и телеграммы, рекламные проспекты, информационные сводки, присылаемые в копиях для сведения и некоторые другие документы.

В инструкции по делопроизводству организации должен быть Перечень документов, не подлежащих регистрации.

Форма организации регистрации может быть централизованной и децентрализованной. При централизованной форме все документы – входящие, исходящие и внутренние – регистрируются в одном месте. Такая форма характерна для сравнительно небольших учреждений, в которых регистрацией занимается секретарь руководителя.

В крупных учреждениях или компаниях, а также в организациях с территориально разобщенными структурными подразделениями, регистрация документов ведется децентрализованно. Децентрализованная форма регистрации предполагает наличие многих пунктов регистрации документов: канцелярии, секретарей, сотрудников структурных подразделений, отвечающих за делопроизводство, и т.д.

Процедура регистрации состоит из двух этапов:

• проставление отметки на документе;

• заполнение регистрационной формы, установленной в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Регистрация должна быть однократной!

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

В пределах каждой регистрируемой группы – входящим, исходящим и внутренним документам присваиваются порядковые регистрационные номера – индексы.

Внутренние документы регистрируются отдельно по видам (наименованиям) документов: приказы по основной деятельности отдельно от приказов по личному составу, протоколов и др.

Индексами внутренних документов обычно являются простые порядковые номера, которые присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы, начиная с № 1 с первого января, и заканчивая нумерацию 31декабря каждого года, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7. Входящим и исходящим документам присваиваются номера, состоящие из следующих элементов:

• условное обозначение структурного подразделения, указывающее место ис­полнения или составления документа (индекс отдела);

• номер дела по номенклатуре, в которое будет подшит документ;

• порядковый номер документа по журналу или картотеке.

Последовательность может быть обратная.

Например, номер документа № 01-12/32 состоит из:

• 01 - индекс (условное обозначение) структурного подразделения;

• 12 - номер дела по номенклатуре, в которое будет подшит документ;

• 32 - индивидуальный порядковый номер, полученный при регистрации.

В зависимости от объема документооборота для регистрации документов используются различные формы: журнальная, карточная и автоматизированная электронная.

В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируе­мых массивов документов, используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов (до 500 в год), так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени.

РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколь­ко справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.д.) и контрольную картотеку. Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет испол­няться, что позволяет устранить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при наличии больших массивов документов разных видов.

Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, то есть порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия. Примеры регистрационных журналов и карточек даны в таблицах 4.1 – 4.3.

Таблица 4.1