- •Документирование управленческой деятельности
- •080502 "Экономика и управление на предприятии" заочной формы обучения Красноярск 2008
- •Содержание
- •Введение
- •1. Основные понятия делопроизводства
- •Унифицированные системы документации (усд) – комплекс взаимоувязанных документов, созданный по правилам и требованиям, применяемым в определенной сфере деятельности.
- •2. Виды и классификация документов
- •Организационно-распорядительные документы (орд)
- •3. Правила подготовки и оформления основных видов организационно-распорядительных докумЕнТов
- •3.1. Основные правила оформления реквизитов
- •Бланк с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации
- •Герб Красноярского края
- •Российская Федерация Красноярский край
- •Бланк с изображением товарного знака
- •Бланк с изображением эмблемы
- •Бланк с огрн
- •Оформление реквизита «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (инн/кпп)»
- •Указание справочных данных об организации
- •Оформление акта
- •Указание даты документа
- •Указание регистрационного номера документа
- •Ссылка на регистрационный номер и дату документа
- •Указание места составления документа
- •Указание адресата
- •Оформление резолюции
- •Пример 3.18
- •Отметка о контроле исполнения документа
- •Оформление реквизита "Текст документа"
- •Отметка о наличии приложения
- •Оформление грифа согласования
- •Оформление грифа при согласовании протоколом
- •Оформление визы
- •О ттиск печати
- •Заверение копии документа
- •Отметка об исполнителе
- •Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
- •Регистрационный штамп
- •Идентификатор электронной копии документа
- •3.2. Основные правила машинописного
- •3.3. Составление и оформленИе основных видов
- •3.3.1. Организационные документы
- •3.3.2. Распорядительные документы
- •3.3.3. Информационно-справочные документы
- •Письма-извещения
- •Информационные письма
- •Письма-приглашения
- •3.3.4. ДокуменТы по личному составу
- •4. Технология работы с документами
- •4.1. Организация документооборота
- •4.2. Работа с входящиМи документАми
- •4.3. Работа с исходящими документами
- •4.4. Прохождение внутренних документов
- •4.5. Регистрация документов
- •Форма журнала регистрации входящих документов
- •Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов
- •Форма регистрационно-контрольной карточки
- •4.6. Контроль исполнения документов и поручений
- •5. Организация оперативного хранения документов
- •5.1. Номенклатура дел и порядок работы с ней
- •5.2. Формирование дел
- •5.3. Подготовка документов к архивному хранению
- •Внутренняя опись документов дела №
- •6. Методика выполнения контрольной работы
- •6.1. Требования к контрольной работе и варианты
- •6.2. Контрольные задания Вариант 1
- •Вариант 2
- •Вариант 3
- •Вариант 4
- •Вариант 5
- •Вариант 6
- •Вариант 7
- •Вариант 8
- •Вариант 9
- •Вариант 10
- •6.3. Порядок представления контрольной работы
- •7. Вопросы к зачету
- •8. Список рекомендуемой литературы
- •8.1. Основная литература
- •8.2. Дополнительная литература
- •Пример приказа по личному составу
- •(Фгуп «схк»)
- •Пример оформления протокола
- •(Фгуп «схк»)
- •Пример оформления акта
- •Министерство промышленности Федеральное государственное унитарное предприятие
- •Пример оформления объяснительной записки
- •Пример оформления заявления
- •Министерство промышленности Федеральное государственное
- •Пример письма-напоминания
- •Министерство промышленности Федеральное государственное
- •Фрагмент индивидуальной номенклатуры дел службы доу
- •Образец титульного листа контрольной работы
- •Контрольная работа
Оформление акта
Администрация Смоленской области УТВЕРЖДАЮ Управление капитального строительства Начальник управления Иванов И.И. Иванов АКТ 11 .09.2006
10.09.2006 № 19 г. Смоленск
Проверки сохранности документов в Управлении
Основание: приказ начальника Управления от 20.08.2006 № 38 "О проведении проверки сохранности документов в Управлении".
Составлен комиссией в составе: Председатель: зам. начальника Управления Мирошниченко И. П. Члены комиссии: 1. Зам. главного бухгалтера Копылова Н. А.. 2. Зам. начальника хозяйственного отдела Луговая И.А. 3. Начальник сектора отдела кадров Незлобива Е.В.
В период с 28 августа по 8 сентября 2006 г. комиссия проверила организацию и условия хранения документов в центральном аппарате Управления. Документы хранятся в структурных подразделениях, сформированы в дела в соответствии с номенклатурой. Номенклатура дел согласовывается с архивным отделом администрации области в установленные сроки. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено. Комиссия рекомендует предоставить специальное помещение для архива, оборудовав его стеллажами.
Составлен в двух экземплярах. 1 экз. — направлен в объединенный архив Управления; 2 экз. — в дело №01-11.
Председатель комиссии Мирошниченко И.П. Мирошниченко Члены комиссии: Копылова Н.А.Копылова Луговая И.А. Луговая Нелюбова Е.В. Нелюбова
В дело № 01-11 Смирнова 14.09.2006 |
Реквизит 11 (обязат.) — дата документа
Датой для большинства документов является дата подписания или утверждения (приказ или служебное письмо), для протокола — дата заседания, принятия решения, для акта — дата события.
Если авторами документа являются несколько организаций, то документ должен иметь одну (единую) дату.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2006 г. следует оформлять как 05.01.2006 (пример 3.11).
До 2000 года дата документа оформлялась в виде трех пар арабских цифр, разделенных точками. Например: 7 мая 1998 г. оформляли следующим образом: 07.05.98.
Возможен словесно-цифровой способ оформления даты, например: 25 января 2006 г. Если обозначение дня месяца состоит из одной цифры, перед ней ставится ноль, например: 05 мая 2006 г.
В международных стандартах установлен способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, день месяца (2006.01.05 или 98.06.14 или 2006.11.20). Действующий ГОСТ допускает датирование в соответствии с международными стандартами, не оговаривая конкретные случаи. Например: 2003.07.01.
Пример 3.11