Унифицированные системы документации (усд) – комплекс взаимоувязанных документов, созданный по правилам и требованиям, применяемым в определенной сфере деятельности.

В основе УСД лежит единообразие состава и формы управленческих документов.

Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации, независимо от формы собственности или функций, установлены единые требова­ния по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти требования изложены в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству.

Формой юридического закрепления унификации документов является стандартизация служебных документов.

Стандартизация - установление общегосударственных форм и требований к документам, обязательных к использованию всеми организациями, учреждениями и предприятиями, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Применение стандартов повышает культуру современной управленческой деятельности, обеспечивает более эффективное применение средств механизации и автоматизации в управленческом труде.

Унификация и стандартизация служебных документов создает возможность составления типовых (трафаретных) текстов для документов, содержащих идентичную и повторяющуюся информацию.

2. Виды и классификация документов

В зависимости от функции управления создаются различные виды и разновид­ности документов.

Вид документа следует отличать от его разновидности.

Вид документа - это обозначение наименования документа. Например, прото­кол - вид документа. Разновидности его - протокол собрания, протокол заседа­ния, протокол допроса и др.

Или: акт- вид документа, его разновидности — акт приема-передачи дел, акт инвентаризации, акт ревизии и др.

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным признакам.

По способу изготовления (фиксации информации) документы подразделяются на:

• письменные (рукописные и печатные);

• изобразительные (фиксируют информацию посредством изображения объекта);

• фотодокументы;

• фонодокументы (звуковые);

• кинодокументы;

• документы на электронных носителях.

По способу изложения текста:

• индивидуальные (тексты пишутся составителем или исполнителем традиционным литературным языком);

• трафаретные (документы с заранее отпечатанным стан­дартным текстом с постоянной информацией и пробелами для переменной информации, например, анкета, справка);

• типовые используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, составляются на основе образца.

По степени подлинности документы делятся на подлинники (оригиналы), копии, выписки и дубликаты.

Подлинник документа – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземп­ляр документа, составленный в первый раз и обладающий юридической силой.

Черновой документ отражает работу автора над содержанием документа (может быть оформлен различными способами, не имеет юридической силы).

Копия - повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой "копия"), заверенное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. Отпуск – копия документа, которая остается в делах организации.

Выписка – часть подлинного документа. При оформлении выписки необходимо указать, из какого документа она сделана. Выписка подтверждается подписью должностного лица и печатью.

Дубликат – копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника с пометкой "дубликат".

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения. Сроки хранения документов определяются федеральной архивной службой России.

По ограничению доступа документы разделяются на секретные, несекретные и для служебного пользования.

По содержанию (количеству затронутых вопросов) документы делятся на простые (по одному вопросу) и сложные (по двум и более вопросам).

По происхождению – служебные и личные.

По срокам исполнения – срочные (требующие исполнения в определенный срок) и несрочные (срок исполнения не устанавливается).

По наименованию - приказ, письмо, справка, акт и т.д.

В зависимости от отношения к аппарату управления различают документы:

• входящие (поступившие в организацию);

• исходящие (отправляемые из организации);

• внутренние (создаваемые и используемые в данной организации).

Совокупность этих трех видов документов образует документооборот организации.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Они называются организационно-распорядительными документами (ОРД), которые, в свою очередь, делятся на организационные, распорядительные и информационно-справочные документы (таблица 2.1).

Таблица 2.1