4. Технология работы с документами

В соответствии с нормами действующего Российского законодательства организации, осуществляющие свою деятельность на территории РФ, независимо от их организационно-правовой формы, формы собственности, в обязательном порядке должны вести делопроизводство.

Должностные лица, работающие с документами, обязаны иметь ясное представление о том, как документы попадают в организацию, кто и в какой последовательности их обрабатывает, что происходит с документами после того, как работа с ними закончена.

Все это необходимо знать менеджеру, работающему в сфере управления, поскольку документы содержат информацию, необходимую для выработки управленческих решений, или сами управленческие решения. От того, насколько четко организовано движение документов, зависит весь процесс управления, и в особенности один из основных его этапов - доведение управленческого решения до исполнителя.

Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения до уничтоже­ния или передачи на архивное хранение.

Работа с документами включает в себя:

• организацию рационального документооборота;

• создание информационно-поисковых систем по документам;

• контроль исполнения документов и поручений;

• подготовку документов к передаче в ведомственный архив.

Единые требования к организации работы со всеми документами установлены и скреплены основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ

4.1. Организация документооборота

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления в архив называется документооборотом.

Документооборот должен отвечать следующим требованиям:

• оперативность прохождения документов;

• прямоточность движения документов, то есть желательно, чтобы документ не проходил одну и ту же инстанцию дважды;

• целесообразность движения документов, т.е. прохождение их только через те пункты, которые необходимы;

• единообразность процессов обработки основных видов документов..

Общее количество документов за год составляет объем документооборота организации. Копии документов учитывают отдельно.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатывае­мых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т. е. учи­тывать объем документооборота. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самой организаци­ей и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в струк­турных подразделениях и службах ДОУ.

Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ.

Основные этапы документооборота

Все документы организации делятся на три документопотока.

Входящие (поступающие) документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма и т. д.) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т. д.); предложения, заявления и жалобы граждан и другие.

Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные докумен­ты, заключения, отчеты и т. д.) несут информацию, выработанную при функцио­нировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, общественным организациям и отдельным гражданам.

Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и т.д.), обеспечивающие решение задач в пределах данной организации.

Эти документопотоки различны по составу, количеству и движению.

Для каждого из документопотоков в организации разрабатывают маршрут прохождения и составляют схему работы. Разработка таких маршрутов базируется на типовой технологии организации документооборота.

Общие схемы работы с входящими, исходящими и внутренними документами приведены ниже.

Общая схема работы с входящими документами предприятия

Доставка и прием документов

П ервичная обработка документов

Предварительное рассмотрение документов

Рассмотрение документов руководством

Передача на исполнение должностным лицам (структурным подразделениям)

Осуществление контроля за исполнением документов

Прием исполненных документов, помещение их в дело

Последующее хранение и работа с документами (до передачи их в архив или на уничтожение)

Общая схема работы с исходящими документами предприятия

П роверка правильности оформления и прием документов от ответственных исполнителей

Регистрация документов

Подготовка документов к отправке

Передача подготовленных к отправке документов в экспедицию

Помещение копий отправляемых документов в дело

Последующее хранение и работа с копиями документов (до передачи их в архив или на уничтожение)

Общая схема работы с внутренними документами предприятия

Подготовка предварительного (чернового) варианта текста документа

Редактирование и корректировка предварительного варианта текста документа

Согласование уточненного варианта текста документа

Оформление окончательного варианта текста документа

Утверждение (подписание) документа

Регистрация документа

Тиражирование документа

Передача рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности

Помещение контрольного экземпляра документа в дело

Последующее хранение и работа с документом (до передачи его в архив или на уничтожение)