Письма-извещения

В письме-извещении что-либо сообщается или утверждается. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов "сооб­щаем", "извещаем", "доводим до Вашего сведения", "ставим Вас в извест­ность". Например:

Сообщаем Вам о том, что Вашему предприятию выделяются дополнительные места для отдыха на туристической базе "Комета".

Информационные письма

Разновидностью письма-извещения является информационное пись­мо. Цель такого письма заключается в своевременном информиро­вании другого пред­приятия или заинтересованного лица в свершившем­ся факте. Для такого письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зави­симости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должност­ным лицом. В целом, информацион­ные письма принято подписывать руко­водителем организации. Например:

Предлагаем Вашему вниманию информацию об автоматизированной системе диспетчерского управления жилищно-коммунальным хозяйством, разработанной фирмой ООО "Актив". Данная система включает в себя все необходимое для организации диспетчерской службы жилищно-коммунального хозяйства и налаживания систематического учета предоставляемых коммунальных услуг.

Система позволяет организовать управление жилыми микрорайонами и большими зданиями.

Письма-приглашения

Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу или несколь­ким лицам или массовому адресату. При официальном пригла­шении боль­шого количества людей в настоящее время используются как полностью го­товые, напечатанные типографским способом тексты-приглашения, так и трафареты. Например:

Уважаемый Александр Ефимович!

С 17 по 21 апреля 2006 года в г. Лесосибирске Красноярского края состоится вторая выставка-ярмарка "Деревообработка: оборудование и продукция".

В целях взаимовыгодного сотрудничества, приглашаем лесопромышленные предприятия Вашего региона принять участие в выставке-ярмарке.

Краткая тематика выставки:

- лесозаготовительное и деревообрабатывающее оборудование и инструменты;

- продукция деревообработки;

- продукция лесохимии.

Сопроводительные письма

Сопроводительные письма составляются при отправке адресату документов или материальных ценностей. Такие письма необходимо составлять, когда необходимы какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к ним документам. Подтверждая факт отправки документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за сохранностью отправляемых документов или ценностей. Например:

Направляем план совместной работы комитета по начальному профессиональному образованию и областного комитета по культуре и спорту по привлечению подростков к участию в массовых культурных и спортивных мероприятиях области.

Договорные письма.

Договорные письма являются разновидностью сопроводительного письма. Они подтверждают факт отправки договора. Примерный текст договорного письма:

Направляем подписанный нами договор № 126/11 от 12.01.2006. Справка о финансировании будет выслана Вам дополнительно.

Данное письмо является неотъемлемой частью настоящего договора.

Приложение: договор о закупке дополнительной партии оборудования на 3 л. в 2 экз.

Международные письма.

В последнее время заметно увеличился объем международной переписки организаций. В каждой стране письма оформляются в соответствии с установленными в данной стране правилами.

При подготовке международных служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления деловой документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации – ИСО (International Organization for Standartization, ISO), в которой представлены национальные органы 130 государств. Стиль текстов писем приближен к формально-логическому.