Отметка об исполнителе

Петров Н.С. 965 17 84

Реквизит 28 (обязат.) — отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка об исполнении документа включает следующие данные:

• ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении;

• слова "В дело";

• номер дела, в котором будет храниться документ;

• личную подпись исполнителя;

• дату исполнения.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело может быть подписана руководителем подразделения, в котором исполнен документ (пример 3.28).

Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" про­ставляется на первом листе документа ниже отметки об исполнителе.

Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: "На­правлен ответ, дата, №", "Дан устный ответ", "Учтено при составлении заявки", "Вопрос решен по телефону" и т. п.

Пример 3.28

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отправлено письмо № 245/02/08 от 12.11. 2006 В дело № 14/08 Федоров 06. 01. 2006

Реквизит 29 (обязат.) - отметка о поступлении документа в организацию

Содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимо­сти - часы и минуты).

Допускается проставлять отметку о поступлении документа в организацию в виде штампа.

Регистрационный штамп проставляется на первом листе входящего докумен­та в нижнем правом углу (пример 3.29).

Пример 3.29

Регистрационный штамп

ООО "Вымпел" Дата_________ вх. №_______

Реквизит 30 (дополнит.) — идентификатор электронной копии документа

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонти­тул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содер­жащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые дан­ные, устанавливаемые в организации.

Идентификатор электронной копии документа может включать в себя и поиско­вые данные (пример 3.30). Нормативные акты не устанавливают требований к его оформлению. Этот вопрос регламентируется в организации инструкциями и методическими материалами по делопроизводству и применению автоматизированных инфор­мационных систем.

Пример 3.30

Идентификатор электронной копии документа

С:|Протоколы|Смирнова

3.2. Основные правила машинописного

оформления документов

Для подготовки управленческой документации используют бланки.

Бланк документа - стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора документа. Бланки изготавливаются на бумаге светлых тонов форматов А-4 и А-5.

Бланки документов должны иметь поля (приложение 1) не менее (мм):

• 20 – левое;

• 10 – правое;

• 20 – верхнее;

• 20 – нижнее.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. Вторая и последующие страницы документа должны быть пронумерованы, Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Номера страниц проставляются арабскими цифрами (приложение 2).

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие виды бланков:

• общий бланк;

• бланк письма;

• бланк конкретного вида документа.

Кроме того, если руководитель структурного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи, можно изготавливать:

• бланк должностного лица;

• бланк структурного подразделения.

Установлено два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный (приложения 3 и 4).

При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 73мм88мм в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю (флаговое расположение), либо по центру отведенной площади (центрированное расположение).

При продольном расположении все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру – центрированный способ.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6,0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером 12, 13, 14, 15 через 1-2 интервала.

Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5-2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2-3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) – 28 знаков.

Основные правила размещения реквизитов на документе следующие.

От границы левого поля печатают:

• реквизиты "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложений", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименование должности в реквизитах "Подпись", "Гриф согласования", заверительные надписи "Верно";

• слова "Примечания" и "Основание" (если в тексте имеются примечания или ссылка на документ-основание к его изданию);

• слова "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ" (в приказах, распоряжениях);

• слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "РЕШИЛИ" (в протоколах).

Начало абзацев печатают, отступив 5 печатных знаков от границы левого поля.