Глоссарий

Автор документа – учреждение , предприятие, организация

Адресант – лицо, которое отправляет документ;

Адресат – наименование учреждения, которому направляется документ;

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события;

Анкета – документ, представляющий собой трафаретный текст, содержит вопросы по определенной теме и место для ответов;

Архив – учреждение или его структурное подразделение осуществляющее прием, хранение документов и организующее их использование в политических, научных и других целях;

Бланк- лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию

Виза- подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом

Внутренний документ – документ, предназначенный для использования тем учреждения, в котором он создан

Входящий документ – документ, поступивший в учреждение

Входящий номер - регистрационный номер входящего документа;

Выписка- копия, воспроизводящая часть документа;

Гарантийное письмо – письмо, выражающее гарантию;

Гриф – пометка, определяющая порядок пользования документом или особый характер пересылки деловой корреспонденции

Дата – число, месяц и год составления или подписания документа;

Деловое письмо – документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические и физические лица;

Доверенность- документ, дающий полномочия его предъявителя на выполнение каких- либо действий от имени заверителя

Договор- документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения;

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержавший обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;

Документолистика – отрасль кибернетики, оптимизирующая документационные системы;

Документирование – создание документа;

Документооборот – движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки;

Досье – документы, относящиеся к какому-нибудь делу или вопросу;

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения должностному лицу;

Заголовочная часть документа - часть документа, содержащая наименование вида документа, краткое содержание и периодичность, а также наименование раздела сводного документа, к которому относится данный документ;

Индексы – условные обозначения, присеваемые документам в процессе учета и исполнения

Индекс дела – порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждения, проставляемые на обложке дела;

Инструкция – правовой акт, устанавливающий правила, регулирующие организационные и специальные стороны деятельности учреждений, их подразделений и отдельных должностных лиц;

Классификация документов – деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия;

Контракт- документ об установлении, изменении или прекращении правоотношений;

Контрольный лист – талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма;

Копия - повторное, абсолютно точное воспроизведение оригинала, засвидетельствованное в установленном порядке;

Ориентировочный документ – данных средствами вычислительной техники;

Машиночитаемый текст – документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств;

Номенклатура – перечень наименований документа;

Нормативные документы – документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы;

Носитель данных – носитель, данные с которого могут быть введены в вычислительную машину;

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа;

ОКПО – Общесоюзный классификатор предприятий и организаций;

ОКУД - Общесоюзный классификатор управленческой документации;

Опись - юридически оформленный перечень документов;

Описание – изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках и на обложках дел:

Организационная документация – положения, уставы, ин6струкции, правила;

Организация работы с документами – создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в документационном обеспечении управлении;

Оригинал – документ, созданный в первый раз индивидуальным автором или коллективом авторов;

Отчет- документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу;

Официальные документы – документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке;

Первичный документ – документ, содержащий исходную информацию;

Перечень - систематизированное перечисление документов или иных предметов, объектов или работ, составленное в целях распространения на них определенных норм или требований;

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста;

Подлинник – документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом;

Подпись документа – подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая подлинность или заверяющая копию документа;

Предметный каталог – каталог документальных материалов, содержащих сведения о предметах и лицах. Которые упоминаются в документах, расположенных в алфавитном порядке;

Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста;

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым видом передачи теста (передается по телефону и записывается получателем);

Тестовый документ- документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма;

Типовые документы – Документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам;

Удостоверение документа – подписание, проставление печати, утверждение;

Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления по вопросам информационно- методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов инструкцией и других актов этого органа и вышестоящих органов управления;

Унификация- сокращение 6екоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, операций по их составлению, обработке, учету, хранению;

Унифицированная система документации - рационально организованный комплекс взаимоувязанных документов, созданный по правилам и требованиям, применяемым в определенной сфере деятельности;

Постоянный реквизит – реквизит документа, наносимый на бланк при его изготовлении;

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом;

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов;

Проект документа – предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения;

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального управления в целях разрешения оперативных вопросов;

Регистрационный штамп – штамп, содержащий следующую информацию: название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ;

Регистрационный номер - порядковый номер документа, входящего или исходящего, присваиваемый при его регистрации;

Резолюция – решение, принятое руководителем, совещанием, съездом по обсуждаемым вопросам;

Реквизит – обязательный элемент, присущий определенному виду документа;

Решение – правовой акт, применяемый местной администрацией в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции;

Сдаточная опись- опись документальных материалов, составленная учреждением при передаче дел в архив;

Служебная записка- записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу;

Сопроводительное письмо – письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму и других материальных ценностей;

Справка – документ, содержащий тех или иных фактов и событий;

Справочно-информационная документация – письма, телеграммы, докладные записки, справки, обзоры, сводки и др.

Стандартизация – возведение в норму, обязательную к применению прогрессивных правил, требований, выработанных в результате унификации документов;

Стенограмма - дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии;

Таблица- документ (часть документа), содержащий текстовые или цифровые сведения, размещенные по графам;

Табуляграмма – таблица, выписанная табулятором на основе автоматического восприятия данных с перфолент;

Формат – бумага определенного размера;

Формирование дела – группировка документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

Формуляр документа – совокупность закрепленных мест в площади листа бумаги под размещение информационных элементов документа;

Формуляр-образец – формуляр, который строится на основе стандартной конструкционной сетки с шагом, увязанным с печатающими устройствами, представляющий собой модель документа;

Циркулярное письмо – письмо, направленное из одного источника в несколько адресов;

Шаг письма – расстояние между одинаковыми элементами одноименных смежных отпечатков знаков;

Шаг строки – расстояние между основаниями смежных строчек;

Штамп бланка – группа реквизитов и их постоянных частей, воспроизводимых на бланке документа в виде единого блока;

Экспедиция – специальный аппарат учреждения по приемке документов;

Экспертиза – определение научного, хозяйственного, социально-культурного и иного значения документа в целях его хранения и установления сроков хранения;

Эмблема организации – символическое графическое изображение, отражающее суть деятельности организации ( фирмы.)