2. Понятия «мотивация и стимул» по учебной литературе

Приведем выдержки из американского учебного пособия М.Мескона, М,Альбера и Ф.Хедоури:

«Мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности Оля достижения личных целей или целей организации»

Отличие данного мнения от авторского

Любой человек обладает естественными потребностями, потребностями, порожденными развитием культуры и техники,

Вопрос35

Место и роль контроля в управленческой деятельности. Администрирование. Виды и процесс контроля. «Контроллинг».

В рыночных условиях контроль выступает важным средством организации и регулирования всех видов деятельности. Проникая во все сферы правоотношений, он затрагивает интересы миллионов людей, тысяч организаций. В этой связи становится необходимой организация контроля, которая обеспечивала бы принятие оперативных управленческих решений. Контроль, выявляя слабые стороны, позволяет оптимально использовать ресурсы, вводить в действие резервы, а также избегать кризисных ситуаций. Был принят ряд новых законов, указов и постановлений по вопросам перестройки системы управления, в том числе и контроля, но отсутствие стратегии реформирования органов контроля, непоследовательность действий и грубые ошибки не позволили создать эффективно функционирующую систему финансового контроля в Российской Федерации.

В условиях рынка предприятие должно иметь службу финансового контроля и планирования, отличную от службы бухгалтерского учета. Становление и развитие в России рыночных отношений вызывают необходимость радикальных преобразований в организации внутрифирменного контроля. Создание службы финансового контроля предусматривает наличие соответствующей информации для контроля, комплекса контрольных приемов и процедур, выработки определенной методики проведения контроля. Для того чтобы финансовый контроль был действенным и эффективным, должна быть создана соответствующая система внутреннего финансового контроля.

Система контроля состоит из следующих элементов: субъект контроля (кто контролирует); объект контроля (кого контролируют); предмет контроля (что контролируют); принципы контроля; метод (методики) контроля (посредством чего контролируют); техника и технология контроля; процесс контроля; сбор и обработка исходных данных для проведения контроля; результат контроля и затраты на его осуществление; субъект, принимающий решение по результатам контроля.

Вся совокупность перечисленных элементов может также относиться и к внутрифирменному контролю как важнейшей составной части общей системы финансово-хозяйственного контроля.

От того, как организована система внутрифирменного контроля (СВК), зависит не только сохранность материальных и денежных средств предприятия, но и вся его финансово-хозяйственная деятельность. Правильно организованный контроль позволяет не только своевременно обнаружить недостатки в деятельности предприятия, но и вовремя принять меры к их устранению. В условиях системного экономического кризиса, сопровождающегося усилением рыночной конкуренции, отечественные предприятия вынуждены для своего выживания уделять повышенное внимание построению эффективной системы внутреннего контроля.

Процесс управления организацией включает следующие основные стадии:

– планирование – сбор и обработка информации, выработка управленческого решения;

– организация и регулирование реализации управленческого решения;

– сбор, измерение, регистрация и обработка информации, касающейся выполнения управленческого решения;

– анализ информации, полученной на стадии учета, на отдельные компоненты, их изучение и оценка для принятия оптимальных управленческих решений.

Каждая из перечисленных стадий чередуется со стадиями контроля. Затем следует новый цикл непрерывного процесса управления организацией. Следовательно, стадия контроля в процессе управления имеет двойственную роль. С одной стороны, стадии контроля неизменно чередуются с другими стадиями в процессе управления, как бы проникая в каждую стадию. С другой стороны, контроль обеспечивает оптимальный процесс управления на каждой стадии. Поэтому стадию контроля по отношению к остальным следует рассматривать как упорядочивающее звено управленческого процесса.

В связи с тем, что на любой стадии процесса управления неизбежны различные отклонения действительного состояния от требуемого, то для того, чтобы своевременно располагать информацией об отклонениях, превышающих допустимые значения, необходим внутренний контроль.

Главной особенностью внутрифирменного контроля является его двойственная роль в процессе управления организацией. В результате глубокой интеграции контроля и других элементов процесса управления практически невозможно определить круг деятельности и ответственности для работника таким образом, чтобы он относился к какому-либо одному элементу управления без его взаимосвязи и взаимодействия с контролем. Любая управленческая функция обязательно интегрирована с контрольной. Внутрифирменный контроль, осуществляемый легитимными лицами является неотъемлемым элементом каждой стадии процесса управления, обособленной стадией процесса управления, обособленной стадией процесса управления на всех других стадиях. В рамках нашего исследования мы будем рассматривать именно управленческий контроль, как один из важнейших видов и звеньев внутреннего контроля.

В условиях рыночных отношений основное внимание заостряется не столько на конечных результатах, сколько на условиях их достижения. Возможность выделить наиболее важные, приоритетные, направления производственной деятельности позволяет сосредоточить внимание управленческого звена на важных участках, повысить эффективность контрольных операций и работ. Внутрифирменный контроль охватывает не только всю производственно-хозяйственную деятельность структурных подразделений, но и предприятие в целом. Главное назначение управленческого контроля состоит в непрерывном, сплошном и системном наблюдении за производственной деятельностью всех структурных подразделений в целях выявления резервов роста ее эффективности, обеспечения сохранности материальных и финансовых ресурсов, устранения причин и условий, порождающих бесхозяйственность, и на их основе принятие оптимальных управленческих решений.

При осуществлении внутреннего контроля основное внимание уделяется центрам ответственности, возглавляемым руководителями, которые несут ответственность за результаты работы. В связи с тем что в управленческом учете различают центры ответственности: затрат, выручки и прибыли, то для целей управленческого контроля эти же центры ответственности являются и центрами контроля. Контроль издержек (затрат) занимает центральное место в управленческом контроле, так как необоснованный их рост отрицательно сказывается на финансовых результатах деятельности фирмы, снижении конкурентоспособности выпускаемой продукции, что в конечном итоге может привести к банкротству.

Система управленческого контроля развивается и совершенствуется по мере развития рыночных отношений в России. Естественно, усложняются и его основные цели, и главные задачи. Основная цель контроля состоит в выявлении отклонений фактического состояния управляемого объекта от тех нормативных, плановых и многих других характеристик, в соответствии с которыми он должен функционировать. Такая постановка цели дает возможность, с одной стороны, избежать возложения на контроль различного рода несвойственных ему задач, а с другой – более конкретно показать общую направленность этой специфической функции управления.

Администрирование

Первоначально необходимо определится с соотношением между понятиями «администрация» и «администрирование» на основании критерия первичности и производности выделения практических прообразов этих понятий. На практике сначала формировались административные функции и только затем соответствующие органы.

Утверждение, что администрирование представляет собой содержание деятельности администрации неверно так как:

• администрации свойственен достаточно широкий спектр разнообразных видов деятельности, например, экономическое воздействие. Такого рода полномочиями наделены только руководители, но отнюдь не весь состав администрации. То есть содержание деятельности выходит за рамки администрирования.

• в деятельности каждого руководителя, даже не входящего в состав администрации, используются самые разнообразные формы и методы формализации, регламентации и т.д.

Представленный анализ показывает, что те или иные формы администрирования используются не только всеми участниками отношений управления, но и производства внутри и вне организации.

В современном представлении менеджмент принято сравнивать с искусством. Внешний антагонизм сущности и содержания понятий «искусство» и «администрирование» формируют представление об их несовместимости.

Личные качества менеджера, его работоспособность, характер, темперамент, то есть психофизиологический код личности играет огромное роль для успешности работы менеджера (искусство). Но это не означает, что этот фактор является основополагающим. Основой выполнения профессиональных действий менеджера является администрирование (учредительные документы, внутренние положения, регламенты – основа постановки и достижения целей организации).

Роль администрирования для менеджмента организации может быть описана следующими составляющими:

• правила формирования объектов и субъектов менеджмента в качестве элементов системы единой организации;

• формы отражения строения их внутренних взаимосвязей в виде организационной структуры управления;

• регламенты распределения и закрепления функций руководителей, специалистов и исполнителей;

• порядки построения процессов в виде последовательностей, циклов и т.д.;

• процедуры построения и осуществления менеджмента организации.

Виды контроля

• Предварительный контроль (упреждающий, превентивный) осуществляется до начала деятельности с целью предупреждения неверных или необоснованных решений. Он направлен на идентификацию и предотвращение отклонений прежде, чем они произойдут. Например, оптимальность разработанных планов проверяется посредством моделирования будущей деятельности. Предварительный контроль может быть диагностическим и терапевтическим.Диагностический контроль, используя такие категории, как эталоны, различные локазатели и сигналы, позволяет установить, что в организации происходят какие-то нарушения и отклонения от намеченных планов. С помощью терапевтического контроля возможно не только выявить отклонения от стандартов и нормативных показателей, но и принять меры по их устранению. Предварительный контроль применяется к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

• Текущий контроль осуществляется в процессе реализации принятых решений от начала деятельности до момента получения результатов. Его основная цель - обнаружение отклонений от намеченных стандартов, нормативов, правил и руководящих положений по выполнению рабочих заданий и поведению сотрудников. Он реализуется менеджментом организации в виде мониторинга текущей работы персонала организации. Технологически текущий контроль может быть выполнен в момент окончания работ, в момент 50% готовности или производиться регулярно через равные промежутки времени.

• Заключительный контроль необходим после осуществления решения для проверки правильности его исполнения. Иногда его называют контролем по результатам, поскольку основное внимание менеджмента концентрируется на результатах деятельности.

Процесс контроля

Процесс контроля состоит из трех основных элементов:

• установления стандартов деятельности организации, подлежащих проверке;

• измерения и анализа результатов, информация о которых получена с его помощью;

• корректировки хозяйственных, технологических и иных процессов в соответствии со сделанными выводами и принятыми решениями.

Процесс контроля реализуется в несколько этапов.

На первомопределяются параметры функционирования и развития организации, которые необходимо контролировать и источники информации о них. Эти параметры на практике принимают вид различного рода стандартов и нормативов, отражающих заложенные в планы задачи. Речь может идти о нормативах расходования материальных ресурсов на единицу продукции или объем работ, нормах денежных затрат, показателях эффективности, программных нормативах (сроках выполнения или продолжительности тех или иных работ и т.п.).

К нормативам предъявляются такие требования как научная обоснованность, гибкость, то есть способность изменяться в соответствии с новыми условиями, надежность, выполнимость в нормальной ситуации (слишком высокие нормативы пугают, а слишком низкие - расхолаживают), адекватность отражения реальных процессов. Соответствие этим требованиям позволяет нормативам служить критериями оценки подразделений и отдельных лиц. Кроме того, в хозяйственной практике нормативы используются для распределения работы между исполнителями, внешних сопоставлений, определения кандидатур на выдвижение.

Не все, что нужно контролировать, удается выразить в количественных показателях, например, морально-психологический климат в коллективе. Это усложняет процесс контроля, но в ряде случаев последний можно осуществить, ориентируясь, скажем, на различные реакции людей.

На втором этапе процесса контроля создается модель управления организацией, на которой отражаются потоки ресурсов, информации, места образования промежуточных и конечных результатов, наиболее подходящие места для наблюдений — так называемые «точки контроля».

Третий этап процесса контроля заключается в снятии информации о состоянии и результатах функционирования объекта контроля, сопоставлении ее с нормативами. Это позволяет определить, имеются или нет отклонения от стандартов, насколько они находятся в пределах допустимого и не пора ли осуществлять корректирующие действия.

Контроллинг — это комплексная система управления организацией, направленная на координацию взаимодействия систем менеджмента и контроля их эффективности. Контроллинг может обеспечивать информационно-аналитическую поддержку процессов принятия решений при управлении организацией (предприятием, корпорацией, органом государственной власти) и может быть частью прописывающей принятие определённых решений в рамках определённых систем менеджмента.