2. Методика анализа использования личного времени

Процедура анализа использования времени может быть примерно такой.

Первый шаг — составление инвентарной описи всех видов дея­тельности, в которых работник участвовал как руководитель. Для этого предполагаются две рабочие таблицы: "Анализ видов деятель­ности и расхода времени" и формуляр "Дневных помех" (перерывов в работе). Следует заполнить их последовательно и без пропусков на примере трех типичных дней на следующей неделе. При этом нужно

быть честным и самокритичным, это в ваших интересах. Многие начинают производить "самокорректировку" и тем самым вводят себя в заблуждение. Только честный, беспристрастный анализ, пред­назначенный исключительно для личного употребления, подскажет, как конкретно улучшить рабочий стиль.

Анализ видов деятельности и расхода времени

№

Вид деятельности, занятий

Интервал времени (от — до), мин

Продолжитель­ность, мин

АБВГ

Рекомендации, советы по методу заполнения, записи (инвентариза­ция времени): старайтесь производить немедленную регистрацию, из­бегайте более поздних записей по памяти, иначе будет утеряна наи­большая польза от проводимой инвентаризации времени. Желательно ограничиться существенным и зафиксировать все виды деятельности в форме результатов за пятнадцатиминутные отрезки времени.

Вначале не следует заполнять колонки, обозначенные А, В, В, Г. Они понадобятся при заключительном анализе расхода времени.

Формуляр "дневных помех"

№

Помехи, интервал времени (от — до)

Продолжитель­ность, мин

Телефонный разго­вор или посетитель

Кто

Причины помех

В формуляре дневных помех нужно занести все помехи или пере­рывы в работе, которые тормозят или нарушают запланированный трудовой процесс (телефонные разговоры, незаявленные посетители, время, затраченное на ожидания и т.д.). Полезно фиксировать все, что отрывает от дел: Н — начальник, К — коллега, П — подчинен­ный, С — секретарь, Кл — клиент, См — семья, Пр — прочие.

При заполнении важно помнить о том, что записывать надо не только внешние помехи, но и те случаи, когда лично нарушается ход своего трудового процесса (например, во время выполнения важного дела работающий спонтанно хватает телефонную трубку, так как вне­запно пришло в голову, что необходимо позвонить господину N).

Прежде чем приступить к оценке результатов анкет возникает потребность определить, в каком виде можно получить итоги. В центр анализа обычно ставятся либо позитивные, либо негативные аспек­ты. Таким образом, получаются две исходные сферы, с которыми можно работать.

Анализ сильных сторон. Каждый менеджер владеет множеством технических приемов, приводящих к успеху — иначе он не смог бы изо дня в день справляться с лавиной дел. В этом смысле уже сейчас имеется возможность представить специалистом, владеющим техни­кой самоменеджмента.

Заслуживает внимания рассмотрение инвентарной описи своего времени с таких позиций, чтобы выявить сильные стороны и преиму­щества личного рабочего стиля с целью систематического их разви­тия и совершенствования. Последовательно следует применять в по­вседневной практике уже известные принципы самоменеджмента.

Анализ слабых сторон. Как только вскроются личные слабые сто­роны, можно разработать исходные пункты и стратегию по их устра­нению. После того, как произведен учет своей трудовой активности за несколько типичных рабочих дней, полезно просмотреть каждую из заполненных таблиц и оценить течение рабочего дня по следую­щей схеме.

1. Дайте оценку каждой выполненной вами работе, виду деятель­ности по следующим критериям: а) была ли работа необходима? (Да, нет). Ответ "нет" занесите также в графы А, Б, В, Г; б) оправданы ли затраты времени ? (Да, нет); в) целесообразно ли выполнение работы? (Да, нет); г) сознательно ли определенен временной интервал для выполнения работы (Да, нет). Ответы, соответствующие каждому виду деятельности, заносите в отдельную колонку.

2. Определить общую продолжительность работы соответствую­щего дня (ЯД).

3. Сосчитать по каждой колонке продолжительность работ, по ко­торым дан ответ "нет" ( А, В, Б, Г).

4. Проверить расчеты по следующим соотношениям:

а)

Если окажется, что более чем на 10 % деятельность была необяза­тельной, то это значит, что имеются проблемы с делегированием дел и с установлением приоритетов.

б)

Если в более, чем 10 % случаев расход времени был слишком велик, то необходимо заняться анализом причин.

в)

Если более, чем 10% случаев в момент исполнения был определен спонтанно, то имеются проблемы с планированием рабочего времени. Инвентаризация времени — ключ к успешному самоменеджменту.

Обработка данных формуляра "дневных помех".

Попытаться определить отвлекающие факторы и причины "помех".

Вопросы для обработки данных: "Какие помехи, по субъективной оцен­ке, были наиболее дорогостоящими?", "Какие телефонные звонки оказа­лись бесполезными?", "Какие посещения были ненужными?", "Кто наи­более часто и без пользы отвлекал от дел?", "Какие срочные меры можно предпринять, чтобы побудить соответствующего сотрудника заходить к работнику, скажем, не пять, а один раз в день с блоком вопросов?"

Анализ временных потерь. С помощью следующей анкеты про­анализируйте практиковавшийся до сих пор рабочий стиль и опре­делите, в каких сферах вы теряете время.

Потери времени при постановке цели (да, нет)

1. Делаю ли я систематический обзор всех задач, возникающих в сфере моей деятельности?

2. Имею ли я достаточное представление о взаимосвязи своей ра­боты с функционированием всего предприятия?

3. Не слишком ли много дел мне приходится выполнять?

4. Применяю ли я в руководстве своими подчиненными принцип постановки конкретных целей?

5. Регулярно ли я рпботаю над собой: развиваю новые идеи, совер­шенствую свой интеллект, мастерство, профессиональные навыки?

Потери времени при планировании

6. Известно ли мне примерное распределение времени (в процент­ном отношении), необходимое для выполнения предстоящих дел?

7. Готов ли я к возможным трудностям (кризисам) при выполне­нии работы?

8. Предусмотрено ли мною резервное время для непредвиденных случаев?

9. Принимаю ли я надлежащие меры против помех, отрывающих меня от работы?

10. Не слишком ли много деловых визитов или служебных ко­мандировок предпринимается с моей стороны?

11. Записаны ли сроки и задачи в моем дневнике времени?

Потери времени при выработке решений

12. Оцениваю ли я работу прежде, чем приступить к ней (стоит ли она затрат времени)?

13. Установлена ли мной приоритетность дел в зависимости от их важности?

14. Уделяю ли я отдельным делам нужное количество времени в соответствии с их значением?

15. Не слишком ли много времени я трачу на телефонные разго­воры, приемы посетителей или совещания, которые не имеют серьез­ного значения?

16. Не слишком ли много времени я уделяю мелким незначи­тельным делам?

17. Не слишком ли много времени забирают у меня чисто рутин­ные занятия?

18. Не занимаюсь ли я при решении какой-либо задачи слишком много деталями при том, что знаю о более важных для меня вещах?

19. Не слишком ли продолжительны частные разговоры, которые я веду в перерывах между выполнением отдельных дел?

Потери времени из-за плохой организации работы

20. Не слишком ли долго я работаю над одной проблемой, отчего отдача становится все меньше?

21. Предрасположен ли я к тому, чтобы все делать самому?

22. Располагаю ли я сотрудниками или помощниками, которым мог бы перепоручить выполнение соответствующей задачи?

23. Постоянно ли завален бумагами мой письменный стол?

24. Используются ли мной современные вспомогательные сред­ства, которые могут облегчить мой труд (диктофон, автонабор для телефона и т. д.).

25. Занимают ли меня вопросы систематического упрощения тру­да в моей сфере деятельности?

26. Возникают ли у меня в определенных рабочих ситуациях одни и те же трудности?

Потери времени в самом начале работы

27. Планирую ли я накануне вечером свой предстоящий рабочий день?

28. Болтаю ли я с коллегами или секретаршей прежде, чем при­ступить к работе?

29. Не занимаюсь ли я в первую очередь личными делами?

30. Прочитываю ли я газеты в начале дня?

31. Требуется ли мне вначале каждого дела определенное время, чтобы приступить к работе?

32. Не начинаю ли я каждое дело спонтанно, без его предваритель­ной проработки?

33. Забочусь ли я о достаточной подготовке моей трудовой актив­ности?

34. Не часто ли я откладываю важные дела?

35. Не занимаюсь ли я трудными проблемами или задачами в середине или конце рабочего дня?

36. Не откладываю ли я начатое дело, не доведя его до конца?

Потери времени при составлении распорядка дня

37. Знаю ли я свой личный трудовой ритм и график продуктив­ности?

38. Знаю ли я время наибольшей производительности своего тру­да — утром или вечером?

39. Соответствует ли распорядок моего рабочего дня ритму про­дуктивности?

40. Планирую ли я благоприятное время дня для важнейших за­дач, чтобы в полной мере использовать мои производительные спо­собности?

41. Занимаюсь ли я в часы своей высшей производительности ру­тинной работой, посторонними делами или второстепенными пробле­мами?

Потери времени при обработке информации

42. Отбираю ли я материал для чтения с учетом его важности?

43. "Пробегаю" ли я сначала печатную информацию, чтобы схватить главную мысль и потом ближе познакомиться с важными местами?

44. Заканчиваю ли я телефонный разговор, непосредственную бе­седу или совещание, если продолжение их кажется бесполезным?

45. Проверяю ли я цели разговора собеседников и свои собствен­ные, чтобы исключить напрасную трату энергии и времени?

46. Проверяю ли я свою корреспонденцию простыми или детали­зированными набросками?

47. Избегаю ли я заметок, которые могут пригодиться в самом невероятном случае?

48. Используются ли мной формуляры для рутинной работы?

Каков оказался ваш результат? Пусть вас не обескураживает боль­шое число отмеченных слабых мест. Попытайтесь в заключении иден­тифицировать причины временных потерь. Просмотрите следующий список, состоящий из 30 самых существенных "поглотителей" или "ловушек" времени:

1. Нечеткая постановка цели.

2. Отсутствие приоритетов в делах.

3. Попытки слишком много сделать за один раз.

4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.

5. Плохое планирование рабочего дня.

6. Личная неорганизованность.

7. Чрезмерное чтение.

8. Скверная система досье.

9. Недостаток мотивации (безразличное отношение к работе).

10. Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.

11. Недостаток кооперации или разделения труда.

12. Отрывающие от дел телефонные разговоры.

13. Незапланированные посетители.

14. Неспособность сказать "нет".

15. Неполная, запоздалая информация.

16. Отсутствие самодисциплины.

17. Неумение довести дело до конца.

18. Отвлечение (шум).

19. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

20. Отсутствие связи.

21. Болтовня на частные темы.

22. Излишняя коммуникабельность.

23. Чрезмерность, неупорядоченность деловых связей.

24. Синдром откладывания.

25. Желание знать все факты.

26. Длительные ожидания.

27. Спешка, нетерпение.

28. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.

29. Недостаточный контроль за перепорученными делами.

30. Определите сами.

Прежде всего проанализируйте поглотители времени и найдите способы их преодоления.

"Поглотитель времени"

Возможные причины потерь времени

Меры по их устранению

После инвентаризации времени и анализа своего рабочего стиля можно с лучшим знанием проблем самоменеджмента продолжить самообразование.

Анкета "Насколько вы хорошо справляетесь со своей работой" по­могает посмотреть на практикуемый вами стиль работы со стороны.

Анкета

"Насколько хорошо вы справляетесь со своей работой?"

Самооценка в баллах: 0 — почти никогда; 1 — иногда; 2 — часто; 3 — почти всегда.

1. Резервирую в начале рабочего дня время для подготовительной работы, планирования.

2. Перепоручаю все что может быть перепоручено.

3. Письменно фиксирую задачи и цели с указанием сроков их реализации.

4. Каждый день составляю список предстоящих дел, упорядочен­ный по приоритетам. Важнейшее делаю в первую очередь.

5. Каждый официальный документ стараюсь обрабатывать за один раз и окончательно.

6. Свой рабочий день стремлюсь по возможности освободить от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетите­лей и неожиданно созываемых совещаний.

7. Свою дневную загрузку стараюсь распределить в соответствии с графиком личной работоспособности.

8. В плане у меня есть "окно", позволяющее реагировать на акту­альные проблемы.

9. Пытаюсь направить свою активность таким образом, чтобы в первую очередь концентрироваться на немногих "жизненно важных" проблемах.

10. Умею говорить "нет", когда на мое время претендуют другие, а между тем необходимо выполнить более важные дела.

Если просуммировать баллы, то можно получить следующие ре­зультаты:

0 — 15 баллов - вы не планируете свое время и находитесь у вла­сти внешних обстоятельств. Некоторых из своих целей добиваетесь в стрессовом состоянии (полной мобилизации и напряжении своих сил);

16 — 20 баллов — пытаетесь овладеть своим временем, но не все­гда последовательны, чтобы иметь успех;

21 — 25 баллов - у вас хороший самоменеджмент;

26 — 30 баллов - вы образец для подражания в рациональном использовании времени.

Если у вас меньше 20 баллов — надо употребить свою энергию на устранение своих ограничений как менеджера. Это будет первым шагом на пути к самоменеджменту.