2. Содержание организационно-производственной системы

Особенностью содержания организационно-производственной системы является то, что прежде всего ее элементами выступают люди и машины. Кроме того, обнаруживается, что большинство подобных систем преобразует одно множество ресурсов-входов (материалы, день­ги) в другое, более ценное множество ресурсов-выходов (товары, услу­ги). Поэтому такая система обычно содержит четыре класса элемен­тов: люди, машины, материалы и деньги.

Для изучения эффективности использования персонала фирмы можно применить три основных подхода. Прежде всего можно улуч­шить начальный отбор рабочих, либо путем повышения квалифи­кации уже имеющихся работников обучением, либо использовав оба эти способа. Уже давно признано, что организация может развивать­ся только при условии совершенствования квалификации кадров. Именно личность, ее потенциальные способности и таланты являют­ся невидимыми ценностями, не фигурирующими в балансах фирмы, но в конечном счете определяющими показатели ее деятельности. Кроме того, значительное время и средства в настоящее время выде­ляются на осуществление отбора кадров, появляются специальные фирмы, консультирующие именно в этой области.

Набрав персонал, можно улучшить показатели работы фирмы, по­высив эффективность деятельности. При таком подходе пересмат­риваются производственные процессы (операции), которые должны выполняться, и предпринимаются попытки к улучшению трудовых показателей работников на этих операциях. Такой подход уместен при анализе производственной деятельности, которая обычно вклю­чается в сферу организации производства.

Третий подход к улучшению показателей деятельности персонала предполагает изменение среды, в которой протекает эта деятельность: улучшение трудовых показателей за счет изменения физических ус­ловий труда, психологического и социального климата, в которых протекает работа. Поведение человека поддается косвенному регули­рованию путем изменения системы стимулирования и порядка слу­жебного подчинения, взаимоотношений между руководителями и рабочими, а также предоставляемыми работающим возможностями для отдыха и дополнительными льготами.

Второй важной составляющей частью предприятия являются машины. Вопросы разработки конструкции, изготовления и обслу­живания отдельных машин, объединения всех машин в единый тех­нологический комплекс, конструирования, изготовления и обслужи­вания отдельных машин, предназначенных для выполнения различ­ных технологических операций и процессов, являются областью дея­тельности классических технических дисциплин — механики, хи­мии, строительной техники, электротехники и т. д. Традиционный подход всех этих дисциплин заключается в попытке синтезировать оптимальный технологический комплекс путем объединения инди­видуально сконструированных машин, каждая из которых считается наилучшей с точки зрения функций, для выполнения которых она создана. Подобный подход может привести к серьезным ошибкам, поэтому мы рассмотрим некоторые из них. Практикой установлено, что многие виды оборудования оказываются малоэффективными из-за того, что при их конструировании создатели исходили из необос­нованных или нереальных требований к оператору. Учет особеннос­тей человека при конструировании машин и оборудования является предметом исследования инженерной психологии.

Специалисты по инженерной психологии ближе к психологам, интересующимся техникой, чем к инженерам, проявляющим инте­рес к психологии. Ввиду этого они не берут на себя полную ответ­ственность за разработку конструкции оборудования, а работают со­вместно с конструкторами. В результате такого взаимодействия больше внимания уделяется психо-физиологическим факторам оператора, что способствует более эффективному соединению вещественного и личного факторов.

Важнейшую роль в организационно-производственной системе играет поступление денежных средств. Получение информации, не­обходимой для поддержания денежного оборота, является задачей бухгалтерского учета, а оценка качества поступлений, как правило, входит в функции ревизора. В последние годы специалисты по бух­галтерскому учету начинают интересоваться не только вопросами получения информации, но и каким образом используется эта ин­формация. Экономисты-производственники все чаще обращаются к методам математического анализа, а следовательно, в их подходе с технической точки зрения есть много общего с подходом системо­техников и операционистов.

Люди как элемент системы должны быть способны реагировать на действия друг друга и на поведение окружающей среды, используя данные непосредственного наблюдения, либо информацию, получае­мую от тех, кто ведет такое наблюдение. Следовательно, именно ком­муникации объединяют части системы и обеспечивают ее контакт с окружающей средой.

Кибернетики утверждают, что в конечном счете любую систему (в том числе состоящую из людей) контролирует та часть системы, ко­торая обладает наибольшей гибкостью и вариабельностью — наи­большим количеством степеней свободы. Поэтому не случайно в условиях рынка выживают и преуспевают относительно более гиб­кие фирмы, действующие по модели развития "изменения — адапта­ция". Каждый хозяйствующий субъект — весьма сложная организа­ционная система, обладающая пространственно-временным воплоще­нием, полная внутренней жизни и разнообразных контактов с вне­шним миром. Каждому хозяйственному субъекту свойственны свои задачи, свои приемы и методы. Хозяйствующий субъект — качественно определенная система, механизм, образ действия, а взятый как един­ство качества и воплощения этого качества в системе, механизме, об­разе действия — это способ хозяйствования, обеспечивающий эффек­тивную жизнедеятельность в конкретных условиях обитания.

Существенным в организационно-производственной системе есть то, что элементы должны быть взаимосвязанными (взаимозависимы­ми, взаимодействующими). Самые разные части могут быть объеди­нены в "целое", но это "целое" еще не система, пока не сформирован некий действующий организм. Любая система может рассматривать­ся как подсистема некоторой более крупной системы. Так, карбюра­тор является подсистемой автомобильного двигателя и под-подсисте­мой самого автомобиля. Система пребывает в постоянном взаимо­действии с внешней средой как совокупностью всех элементов. Из­менение свойств последних влияет на систему, а также на те объекты, чьи свойства меняются в результате поведения системы.

Для того чтобы понять, как система выполняет свою функцию, необходимо знать, как все ее элементы взаимосвязаны друг с другом и как сама она связана с системой, образующей ее внешнюю среду.

Например, для того чтобы понять, как часы отмеряют время, надо изучить механизм соединения их частей друг с другом, и уяснить, каким образом они показывают время, т. е. исследовать взаимоотно­шения между часами и пользователем.

При этом возникает два важных вопроса. Как устанавливать гра­ницы систем? Что считать соответствующими ей подсистемами? От­вет на оба вопроса зависит от цели анализа, и неправильные ответы могут привести к ошибкам. Например, проектирование токарного станка. Если считать сам станок системой, то в этом случае недоста­точное внимание обращается на физические ограничения человека-оператора. Эргономисты говорят о "человеко-машинной" системе, подчеркивая этим, что зачастую человек и машина образуют единую систему. Следовательно, отдельные части станка (рукоятки, циферб­латы) должны проектироваться с учетом физиологии человека.

Возьмем пример из другой области. Процедура подготовки при­каза осуществляется в нескольких отделах и поэтому должна стро­иться так, чтобы интересы всех участвующих в ней отделов — произ­водственного, торгового, бухгалтерии и т. д. — были учтены. Поэтому нельзя отрабатывать такую процедуру, ориентируясь лишь на один отдел.

Споры по поводу систем носят не только академический харак­тер. Слишком широкое изучение системы для локальных целей ра­сточительно, а слишком узкое может привести к последующему по­вышению эффективности одной из подсистем за счет остальных. Если какая-либо система стремится достичь некоторых целей с миниму­мом затрат, то вряд ли удастся это сделать, минимизируя отдельно затраты каждой подсистемы, так как минимизация затрат в целом может потребовать их увеличения в какой-либо одной подсистеме. Например, производитель двигателей может снизить себестоимость поршневых колец, увеличивая их выпуск и тем самым снижая по­стоянно издержки, но если одновременно он будет производить боль­ше поршней и блоков цилиндров, он только увеличит себестоимость двигателя за счет накопления дорогостоящих излишков.

Цель анализа — определить, какие подсистемы принадлежат дан­ной системе. Если мы хотим понять, как работают часы, то нет смыс­ла изучать взаимное расположение золотых и медных частей, так как разница между ними носит декоративный характер. При изуче­нии часов как механической системы эстетический аспект несуще­ственный. Если же часы рассматривать в качестве товара, предназна­ченного для продажи, то в этом случае должна учитываться такая важная подсистема, как внешний вид.

Проблема управления организационно-производственными системами состоит в том, чтобы исходя из знания условий в момент А предсказать состояние системы в момент В и способ, которым это состояние будет достигнуто. Этого достичь на практике чрезвычайно сложно.

Понять работу некоторого элемента системы — значит понять, как входы трансформируются в выходы. Например, понять решение как подсистему организационно-производственной системы, значит понять процесс, с помощью которого входная информация преобразуется в некоторую выбранную альтернативу.

Существует два основных типа систем: закрытые и открытые. Закрытая система имеет жестко фиксированные границы, ее дей­ствия относительно независимы от внешней среды. (Часы — пример закрытой системы).

Открытая система характеризуется взаимодействием с внеш­ней средой. Энергия, информация, материалы — это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Такая систе­ма не является самообеспечивающейся, она зависит от энергии, ин­формации и материалов, поступающих извне. Кроме того, открытая система должна иметь способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде. Руководители в основном занимаются открыты­ми системами, потому что все организации являются открытыми си­стемами. Выживание любой организации зависит от внешнего мира.

Предприятие с точки зрения общественного производства пред­ставляет собой обособившуюся в результате общественного разделе­ния труда часть производственного процесса, способную самостоятель­но или во взаимодействии с другими аналогичными системами удов­летворять те или иные нужды, потребности и запросы потенциаль­ных потребителей с помощью производимых этой системой товаров и услуг. Возникновение того или иного предприятия обусловлено возникновением, формированием и устойчивостью на рынке спроса на продукцию, подтверждаемую платежеспособностью покупателей. Для его функционирования необходимы, по крайней мере, кад­ровые, технические, технологические, пространственные, информаци­онные, финансовые ресурсы.

Систему производственно-сбытовой деятельности предприятия еще называют операционной системой, которая состоит из трех взаимосвя­занных подсистем, выполняющих определенные функции (схема 31).

Перерабатывающая подсистема выполняет производительную фун­кцию, непосредственно связанную с превращением входных величин в выходные. Например, сырье превращают в конкретные товары. Хлопок — в нитки, нитки — в ткань, ткань — в одежду.

Схема 31. Операционная система

Подсистема обеспечения не связана прямо с производством, но вы­полняет необходимые функции обеспечения перерабатывающей под­системы. Функция, считающаяся частью подсистемы обеспечения в одной организации, может быть составляющей частью перерабатыва­ющей подсистемы в другой. Подсистема планирования и контроля получает от перерабатывающей подсистемы информацию о состоянии системы и незавершенном производстве. Из внутренней среды посту­пает информация о целях, политике, основных направлениях развития и других внутренних параметрах. Из внешней среды поступает ин­формация о спросе на продукцию, о стоимости ресурсов, тенденциях развития технологии, правительственных нормативных актах и дру­гих факторах. Подсистема планирования и контроля должна обрабо­тать весь этот объем достаточно сложной информации и выдать реше­ние, как именно должна работать перерабатывающая подсистема.

Главным тестом, по которому можно определить эффективность операционной системы, является способность компании конкуриро­вать на рынке. Используя этот критерий, можно говорить о том, что используемые системы управления подавляющего большинства наших предприятий не отвечают сегодняшним рыночным требованиям по следующим причинам.

1. Жизненный цикл товара стал короче, номенклатура шире, объем выпуска меньше. Однако многие предприятия продолжают действо­вать, используя системы управления, рассчитанные на выпуск боль­ших партий стандартных товаров в условиях жесткого централизо­ванного управления народным хозяйством.

2. Технологические процессы существенно усложнились по срав­нению со старыми конвейерными линиями, возросли требования к квалификации и уровню подготовки рабочих и специалистов.

3. Требования к уровню качества обслуживания и времени вы­полнения заказов стали слишком высокими для традиционных про­изводственных систем и механизма принятия решений.

4. В то время как доля стоимости рабочей силы в издержках про­изводства уменьшается, а объем информационной работы возрастает, производительность все же измеряется затратами труда.

Динамизм рыночных отношений требует создания более простых и гибких систем управления. Наиболее конкурентоспособные системы управления операциями имеют следующие характеристики: небольшие подразделения, укомплектованные меньшим числом, но более высоко­квалифицированным персоналом; небольшое число уровней управле­ния; структура, основанная на группах (командах) специалистов; гра­фики и процедуры работ, ориентированные на потребителей; возможно­сти для гибкой сборки (комплектации); минимальный объем запасов; быстрая реакция на изменения; гибкая переналадка оборудования; высокая производительность и низкие затраты; высокое качество про­дукции и ориентация на прочные связи с потребителями.

К сожалению, многие руководители наших предприятий слиш­ком полагаются на традиционные системы управления. Это проис­ходит потому, что они или не хотят осуществлять необходимые изме­нения, или не знают, что делать. В мировой практике имеется множе­ство примеров рационального подхода к управлению операциями. Такие компании, как "Ксерокс", "Тоета", "НУММИ" и др. работают значительно производительнее своих конкурентов именно благодаря более эффективной системе управления, которая постоянно совершен­ствуется с использованием составных частей новой так называемой социотехническои системы, состоящей из двух взаимозависимых ча­стей: технической и социальной.

Как известно, техническая подсистема включает не только обору­дование, но и процедуры организации производства, компоновки ра­бочих мест, рациального использования производственных площа­дей, обучения работников передовым навыкам, повышения их квалификации. В современной технической подсистеме наибольшее вни­мание заслуживают шесть взаимосвязанных характеристик.

1. Функциональное назначение технической подсистемы состоит в обеспечении условий наиболее эффективного использования веще­ственного фактора при производстве и доставке на рынок таких то­варов и услуг, которые способны обеспечивать коммерческий успех не только в настоящем, но и в будущем.

2. Традиционные организации имеют чрезмерно сложные и гро­моздкие схемы, в которых функциональные отделы разобщены. При таком построении аппарата управления функциональные специали­сты общаются преимущественно друг с другом, связи между отделами малоэффективны. В таких условиях конструкторы передают свои разработки в производственные подразделения, те в свою очередь передают изделия в службу маркетинга и т. д. В современных фир­мах, корпорациях создаются специальные группы (команды) специа­листов, в которые входят представители всех функциональных служб. Им предоставляются необходимые ресурсы, и они должны обеспе­чить выполнение конкретной задачи от начала до конца. Формиру­ется своего рода микроуправленческий центр как элемент общей системы управления, который ориентирован на определенный вид деятельности, производство товара или осуществление процесса. Этот центр несет полную ответственность за прибыли и убытки, хотя и действует в рамках более крупного структурного образования. Такой подход помогает стимулировать индивидуальную и групповую пред­приимчивость и устраняет большинство бюрократических преград. Создаются условия для объединения в рамках одного небольшого подразделения усилий самых разных специалистов и сосредоточе­ния их усилий на достижении конкретной цели.

3. В современном менеджменте принцип узкой специализации каждого из работников заменяется подходом, при котором группа рабочих универсальной квалификации несет полную ответственность за определенный участок работы. Она отвечает за качество, эконо­мию ресурсов, привлечение новых специалистов, подготовку персона­ла, т. е. за весьма широкий набор видов деятельности.

4. Планирование рабочего пространства и рационального разме­щение рабочих мест становится необходимым элементом совмест­ной работы всех членов группы, находящихся в постоянном контак­те. Изменяется и схема движения деталей, которые перемещаются в большей степени по кругу, а не вдоль, как на традиционном сбороч­ном конвейере в условиях массового производства. В таких систе­мах возрастает возможность повышения производительности труда.

5. Профессиональная подготовка персонала становится все более интегрированной функцией рабочей группы, обладающей множествен­ной квалификацией. Члены целевой группы сами отвечают за повы­шение собственной квалификации и постоянное совершенствование производственных навыков. Постоянная сменяемость операций со­здает условия для работы на всех этапах производственного цикла творчески и изобретательно.

6. Сегодня эффективность инвестиций имеет гораздо большее зна­чение, чем их объем. Наибольшую отдачу от инвестиций можно по­лучить только в случае, если они направляются в уже эффективно действующую производственную систему. Если же организация про­изводства — на низком уровне, качество низкое, персонал не обладает достаточно высокой квалификацией и не несет ответственности за выполняемую работу, то даже самое современное оборудование не обеспечит роста производительности и эффективности, т. е. не даст соответствующей отдачи. Вкладывать средства в неэффективно дей­ствующую систему — все равно, что бросать деньги на ветер. Прежде, чем автоматизировать какую-либо работу, нужно рационализировать операции внутри системы.

Недостаточно высокая отдача на инвестиции и их незначительное влияние на производительность зачастую имеют место потому, что эти инвестиции направляются на сокращение затрат на рабочую силу, хотя эти затраты составляют во многих отраслях уже меньше 15 %. Косвенные и материальные затраты, затраты на использование обо­рудования играют гораздо более значительную роль.

Примером эффективного подхода к повышению производитель­ности являются гибкие производственные системы. Основная идея использования таких систем состоит в том, чтобы автоматизировать не все операции подряд, а использовать автоматизированное оборудо­вание там, где это технически и экономически целесообразно. В ре­зультате они работают гораздо эффективнее, чем системы, ориенти­рованные на полную автоматизацию.

Например, компания "Дженерал моторз", в свое время вложив 600 млн долл. в новый сборочный завод, попыталась реализовать своего рода технократическую мечту: создать "завод будущего", где 260 ро­ботов под управлением ЭВМ выполняли бы все операции. Однако мечта обернулась кошмаром. Роботы все время ломались, системы работали совсем не так, как их запрограммировали. На этом пред­приятии производилось 35 машин в час вместо 60 по плану.

Тем временем на американо-японском сборочном заводе компа­нии "НУММИ", расположенном в Калифорнии, без экзотической ав­томатизации, а просто за счет создания рациональной системы уп­равления удалось добиться гораздо более высоких производственных

результатов. В результате "Дженерал моторз" уменьшила объем ин­вестиций в автоматизацию и переориентировала освободившиеся сред­ства на создание рациональной социотехническои системы управле­ния. Один из руководителей этой компании заметил, что 33 млрд. долл., которые были затрачены на автоматизацию, за последние шесть лет можно было бы просто купить и "Тоету" и "Хонду".

Отдача на инвестиции в оборудование недостаточна и потому, что современные станки настолько сложны, что использовать их долж­ным образом могут только люди, досконально в них разбирающиеся. Работник недостаточно высокой квалификации попросту не знает, что с ним делать в случае малейшей неполадки. Кроме того, часто сложное и гибкое оборудование используется не по назначению, а для производства крупных партий продукции.

Рассмотренные выше причины недостаточно высокой отдачи ин­вестиций отдельных компаний позволяют сделать вывод о том, что новые технологии действуют настолько эффективно, насколько вся производственная система готова обеспечить эту эффективность.

Вторая — социальная подсистема — должна обеспечивать эффек­тивную работу технической системы. Она создается в тесной взаимо­связи с технической системой. Социальная подсистема включает под­бор и продвижение кадров, обеспечение и распределение ответствен­ности в ходе принятия решений, эффективную систему оплаты и пре­мирования, решение проблем символов, статуса и др. Все эти компо­ненты социальной подсистемы обеспечивают гораздо более благопри­ятные условия для эффективной работы, чем просто создание "круж­ков качества" и улучшение системы коммуникаций.

Несмотря на преимущества описанного выше социотехнического подхода к управлению все же многие фирмы его не используют. Причины такого положения состоят в том, что компания должна осоз­нать необходимость перехода и быть готовой перейти на новые мето­ды управления. Если такой готовности нет, может быть найдена ты­сяча причин, почему коренную реорганизацию проводить не следует. Очень важным моментом является готовность не только руковод­ства, но и рабочих отойти от устаревших традиций, проявить творчес­кий подход и готовность идти на временные жертвы ради получения позитивных результатов в будущем.