Контрольные вопросы

Соотношение организационной структуры предприятия и оргструктуры управления.

Важнейшие характеристики организационной структуры.

Критерии оценки рациональности оргструктуры.

Формальная организация.

Процесс формирования оргструктуры управления и его этапы.

Чем определяется качество оргструктуры любого типа?

Классификация различных типов структур управления.

Наиболее распространенные подходы к построению организации.

Организационно-целевое управление.

Формирование структуры подразделений организации.

Принципы построения оргструктур предприятия.

Факторы, влияющие на принятие решения о создании структурного подразделения в организации.

Принцип группировки работ в процессе структуризации организации.

Конфликт факторов, определяющих группировки.

Формальная и неформальная структуры.

Принципы делегирования полномочий и ответственности.

Как расширить полномочия?

Схема составления служебных инструкций.

Централизация и децентрализация управления.

Система внутриорганизационных отношений.

Необходимость постоянного совершенствования рыночной оргструктуры.

Барьеры на пути к эффективной оргструктуре.

Создание новых звеньев оргструктуры в процессе ее совершенствования.

Принципы создания эффективных оргструктур.

Глава XV. Организационно-производственные сис­темы и их информационное обеспечение

1. "Неопределенность" существования организационных систем и сферы управленческого влияния

Основываясь на системных принципах анализа организации и при­нимая в качестве главных характеристик организационно-производ­ственной системы дифференциацию и интеграцию в ней, следует учи­тывать ключевую детерминанту внешней среды — "неопределенность". При этом дифференциация определяется как состояние разделения организационно-производственной системы, имеющей, тенденцию к развитию специфических свойств в отношении требований, вытекаю­щих из соответствующего ей внешнего окружения. Соответственно интеграция представляет процесс достижения единства усилий раз­личных подсистем при выполнении задачи предприятия, которая пред­полагает законченный воспроизводственный цикл некоторых продук­тов или услуг. Неопределенность характеризуется для каждого пред­приятия, с точки зрения однородности и разнообразия его внешнего окружения, путем оценки ясности информации, поступающей из внеш­ней среды; времени обратной связи по отношению к действиям, пред­принимаемым организацией; степени программируемости условий организационно-производственной деятельности.

Внешняя среда выступает главным фактором, определяющим орга­низационную дифференциацию и интеграцию на микроэкономиче­ском уровне хозяйствования. Между характеристиками рыночной, производственной и научно-технической среды, внутренней структу­рой и механизмом действия предпринимательской системы суще­ствует устойчивая зависимость. При проектировании организационно-производственной системы, обычно приходится решать следующие основные вопросы:

какова неопределенность внешней среды организации в части, влияющей на достижение ее целей;

в каких частях организация должна быть механической, а в ка­ких органической;

как должны подразделяться подзадачи и как должна дифференцироваться организация (по функциям, по продуктам, по матричной схеме и т. п.); каковы требования к персоналу, к условиям работы и обучения членов организации; какие организационные механизмы должны использоваться для координации и интеграции деятельности; каковы должны быть затраты на управление?

Ответы на эти вопросы можно искать разными путями и средства­ми, но важное значение как ориентир и вспомогательный инструмент проектирования имеет набор организационных форм и механизмов дифференциации и интеграции, построенный для меняющихся харак­теристик организационной ситуации. Системный подход — это не про­сто набор каких-то руководств или принципов для управляющих — это способ мышления по отношению к организации управления.

Совершенство системы внешне выступает в форме эффективности ее функционирования. Критерии системности, как правило, позволяют лишь отличить систему от несистемного образования и определить, какая из сравниваемых структур более "системна". Между тем знание "систем­ности" объекта не означает еще выявления его совершенства и эффек­тивности. Дело в том, что ни одно из определений системы, выступаю­щих исходным принципом построения того или иного варианта орга­низационной системы, не является функцией совершенства и эффек­тивности, они безразличны к ним. Это объясняется спецификой систем­ного подхода и тем уровнем, который он занимает в структуре научной методологии. Системный подход и теория систем как результат его "онтологического" обоснования предполагают познание законов строе­ния и в некоторых случаях также поведения объекта исследования. Эти законы, сформулированные в виде принципов, выступают как кри­терии (параметры) системности объекта. На основе их применения можно понять, как устроен объект, как взаимодействуют его части на всех уров­нях структурной иерархии, как связаны сами его уровни, как обеспечи­вается его целостность и способность к функционированию. Это оз­начает знание структурных (функциональных) и причинных связей объекта, которые составляют лишь скелет объекта, не отражая глубин­ных оснований его поведения. Знание такого рода отвечает на вопрос, как устроен и ведет себя объект, но не способно еще объяснить, зачем необходимо именно такое строение и такое поведение.

Целесообразность той или иной организационной структуры про­является в согласованности поведения отдельных ее элементов, в соответствии структуры функциям, что и определяет в конечном итоге совершенство организационно-дроизводственной системы.

Впервые к рациональному решению проблемы целесообразности вообще приступили классики немецкой философии, и результатом их теоретико-философского анализа было понимание целесообразно­сти как особого способа или вида организованности органических целостностей. Она, по И.Канту, например заключается в совершен­ном взаимодействии причин и действий, цели и средства, части и целого. Организованным продуктом природы является тот, в кото­ром имеются все цели, а также соответственно средство, ничто в нем не является напрасным, бесцельным или таким, что можно было бы принимать голому механизму природы. Ф. Шеллинг , И. Кант Г Ге­гель рассматривали целесообразность как свойство органического це­лого, в котором непрерывно поддерживаемый поток причин и дей­ствии замкнут, благодаря чему оно и оказывается способным к само­регуляции.

Внешняя среда — одно из основных понятий общей теории сис­тем. Выделение любой материальной системы основано на отсоеди­нении элементов, включаемых в данную систему, от остального мате­риального мира —среды.

Система и среда находятся в постоянном сложном взаимодей­ствии и взаимовлиянии друг на друга. Для конкретно взятой системы среда есть совокупность всех объектов, изменение которых влияет на систему, а также тех объектов, чьи свойства меняются в результате поведения системы. Взаимодействие системы с окружающей средой описывается целым рядом понятий: устойчивость, неподвижность, равновесие, адаптация и т. п.

Система находится в равновесии тогда, когда каждый элемент ее пребывает в состоянии равновесия, определяемом другими элемента­ми. Равенство — простейший случай устойчивого состояния Оно характеризует состояние системы, в котором она остается сколь угодно долго при отсутствии отрицательных воздействий среды. Организа­ционно-производственная система всегда является частью внешней среды, поэтому в ответ на ее изменения она должна приспосабливаться к функционированию в новых условиях. Устойчивость системы — это случай более сложного равновесия со средой, проявляющегося в ди­намике их взаимодействия.

Адаптация — это способность системы обнаруживать целенап­равленное приспосабливающееся поведение в сложной среде, а также сам процесс такого приспособления. Адаптация системы может про­являться в качестве саморегулирования, самообучения, самооргани­зации и самосовершенствования.

При саморегулировании система отвечает на изменения среды вполне определенной реакцией своих элементов по жестко заданной программе.

При самообучении система способна изменять программы регули­рования и способы действия своих элементов.

При самоорганизации система изменяет не только программу ре­гулирования, но и свою внутреннюю структуру.

Самосовершенствующиеся системы могут перестраивать свою структуру не только в пределах заданного набора элементов, но и путем расширения этого набора за счет среды.

В современном предпринимательстве наблюдается переход от об­щей теории систем к теории процессов, обусловленный наличием раз­личных видов неопределенности воспроизводства организационно-про­изводственных систем с позиции управленческой деятельности. К главным из них относятся: неопределенность факторов планирова­ния и стоимости; неопределенность стратегического контекста; тех­нические неопределенности; статистические неопределенности. Об­ратимся к некоторым историческим аспектам данной теории.

Неопределенность в начале развития системного подхода состо­яла в том, что долгое время теоретики системного подхода не могли определить объем понятия "система". Неопределенность понятия "система" породила различные варианты общей теории систем, кото­рые порой качественно отличаются друг от друга.

В производственной и научной практике в качестве универсалия применяется теоретико-множественная точка зрения относительно понятия "система".

Системный анализ как теория решений включает в себя большое количество системных концепций и теорий, которые управляющие стараются использовать в хозяйственной практике. Одним из суще­ственных препятствий на этом пути являются основные виды нео­пределенностей, с которыми приходится встречаться на практике, когда используются эти теории (табл. 23).

Как правило, в теории управления кризис рассматривается как кризис системы. Но ведь кризис системы — это кризис теории и практики систем. Нельзя не учитывать, что любой кризис всегда на­чинается с теории (заложен в ней), а только потом он проявляется на практике. Поэтому продолжающийся кризис — это не просто кризис системы, а кризис общей теории систем.

Исходя из этих логических посылок следует, что любой руководи­тель в случае кризиса должен прежде всего подумать о смене теории, которая лежит в основе методологии решений. Простая замена од­ной системы на другую ничего не дает или дает очень мало, если старая методология сохраняется.

Главная ошибка в трактовке природы кризиса систем (предприя­тий) состоит в том, что это не просто кризис системы, а прежде всего кризис методологических концепций и теорий систем. Если же мы рассматриваем кризис как кризис системы то, как правило, противо­кризисные действия сводятся к уничтожению существующей систе­мы управления, при сохранении старого теоретического основания принимаемых решений.

Таблица 23 Характерные виды неопределенностей в теориях решений

Теория решений	Основной вид неопределенности
Теория больших систем	Неопределенность границ систем
Теория организаций	Неопределенность перехода от одной системы к другой
Наука о поведении	Неопределенность временных после­довательностей
Групповая динамика	Неопределенность малых групп и их
	границ
Методы сетевого планирования	Неопределенность в условиях изменения
	среды или смены последовательности
	действий
Теория массового обслуживания	Неопределенность учета нерегулярных
	массивов
Теория автоматического управления	Неопределенный учет производствен­ного процесса, проблема многомерности
Теория информации	Неопределенность ценности информации Границы применения формулы Шенона
Математическая статистика	Проблемы взаимодействия факторов
Теория игр	Наличие сингулярных формул
Теория очередей	Наличие сингулярных формул
Теория статистических решений	Сложность применения в меняющихся
	условиях
Теория алгоритмов	Неопределенность цепей алгоритмов
Теория автоматов	Неопределенность маловероятных си-
	туаций при работе автоматов

При системном подходе по мере углубления уровня анализа на­блюдается неопределенный переход от простых к сложным и боль­шим системам. Это порождает проблему неопределенности границ системы. Такая неопределенность может быть устранена путем выч­ленения элементов процесса труда.

Одно дело принимать решения на основе теории предприятия как социально-рыночной системы и другое дело на основе теории произ­водственных процессов. Решения здесь могут быть прямо противо­положными.

С гносеологической точки зрения знание процессов всегда вто­рично по отношению к знанию систем как таковых. На определен­ной стадии изучения предприятия как системы нужно собрать сведе­ния об устройстве и структурных элементах предприятия, но для того, чтобы они функционировали, необходимо знать процессы, обеспечи­вающие его управление и контроль. Системные свойства предприя­тия, эффективность, организованность, целостность и др. обеспечива­ют только начальные знания, а изменения этих свойств в процессе функционирования предприятия создают определенное состояние последнего по отношению к внешней среде. Можно изучать стоимость как системное свойство, а можно изучать прирост стоимости, и это две разные теории.

Очень часто за кризисы и спады в работе фирмы обвиняют менед­жеров. Но это неверная методологическая позиция. Чтобы исклю­чить кризисы и спады из практики хозяйствования, нужно сменить методологию управления — от концепции организационно-производ­ственной системы к концепции организационно-производственных процессов. Ибо простое изменение состава и структуры администра­тивных органов, т.е. переход от одной системы управления к другой может вызвать рост проблем, вместо решения имеющихся. Новая система управления, новые оргструктуры при старых методах управ­ления и старой методологии также малоэффективны. Невозможно управлять производственной системой не управляя производствен­ными процессами.

Достижения кибернетики позволили раскрыть принцип регуля­ции внутренней и внешней среды, обеспечивающей способ и условия направленного поведения любой высокоорганизованной системы на основе принципа обратной связи. Но, поскольку сам по себе принцип обратной связи не определяет направление процесса, то в зависимос­ти от программы управления он может приводить к различным, иногда прямо противоположным результатам (положительная или отрица­тельная обратная связь). Главным оказывается конечный результат преобразования системы, которому должна соответствовать программа управления (регуляции) процесса преобразования. Конечный ре­зультат выступает как цель изменения системы, а поведение элемен­тов и всей системы в целом — как функция достижения этой цели.

Под функцией в большинстве случаев понимается конкретный способ деятельности того или иного органа, а функционирование отож­дествляется с их деятельностью вообще. Но дело в том, что деятель­ность одного и того же органа может способствовать достижению рыночной организационной системой определенного результата, но может и противодействовать или быть нейтральной в этом отноше­нии. В первом случае отношение действующего органа к системе в целом есть его функция, а во втором — дисфункция. Функции мо­гут быть определены как особое отношение части к целому, при кото­ром существование или какой-либо вид проявления части обеспечи­вает существование или какую-либо форму проявления целого. В этом определении функции часть как бы обнаруживает цель своего поведения — обеспечения существования целого (или выполнение его цели). Именно из такого кажущегося тождества функции и цели и возникла в истории науки тенденция подменять понятие функции понятием цели. Существенное различие между ними заключается в том, что функция — явление объективное, а цель — субъективное. Связь же между ними в том, что цель есть субъективный образ реаль­но существующей направленности функций. Понятие цели исходно носило социально-экономический характер, выражая направленность поведения отдельных людей или их групп в форме образа того состо­яния своей внешней или внутренней среды, которого они стремились достичь своей деятельностью или бездеятельностью.

Организационная общность между структурой и поведением фир­мы в конкретной рыночной среде обитания есть результат соотноше­ния субъективно формулируемых менеджментом предприятия це­лей и реально осуществляемых им функций. Будущий полезный результат является своеобразным "акцептором действия", поведе­ния фирмы, благодаря чему "желаемое будущее" действует (воздей­ствует) на настоящее как организующий фактор. Именно цель как будущий полезный результат выступает главным организующим фактором, т. е. не сама объективно выполняемая функция, а то, что мы хотим иметь.

Параметры результата формулируются менеджментом в виде оп­ределенной модели. Вместе с тем следует подчеркнуть, что цель и определение результата возникают раньше, чем может быть получен сам результат, т. е. цель и результат — вещи во многом разные.

Стимулом для управления поведением фирмы является само реаль­ное действие и его результат, реальные параметры этого результата.

Если при этом учесть, что действие само есть результат поведения фирмы, то возникает вопрос, как понимать сам термин — "резуль­тат": в причинном или оценочном аспектах.

Здесь следует выделить два смысла понятия "результат": резуль­тат как цель поведения и результат как качество реального действия, непосредственно ведущий к изменению системы. Ожидаемый резуль­тат как цель заложен в акцепторе результатов действия и его про­граммы. В акцепторе результатов действия происходит сличение ре­альных результатов с ожидаемыми (запрограммированными). Несо­ответствие ожидаемых и реальных действий становится стимулом для изменения поведения (действия) системы с целью реализации их соответствия. Для выполнения такой задачи система должна иметь программу, в которой имеются различные варианты алгоритмов ее поведения, соответствующие возможным вариантам получения ре­зультатов действия. Нужный вариант срабатывает, и система оказы­вается действующей "целесообразно".

Целесообразность действия элементов системы с точки зрения последней, предполагает (требует), что цель поведения системы каким-то образом заложена в механизмах мотивации и программы. Ведь будущее может быть представлено лишь "целью" и самостоя­тельно себя оно никак не проявляет, если все элементы функцио­нальной системы существуют и действуют эффективно. В обобщен­ной схеме функциональной системы обнаружить цель вообще не уда­ется. Можно лишь предположить, что цель определяет мотивацию поведения. Мотивация — это механизм предпочтительного выбора, но нужно знать, что определяет предпочтение в каждом конкретном случае. Таким определяющим моментом является направленность действий программы поведения системы. Именно направленность и воспринимается нами как целенаправленность, а конечное состоя­ние системы, определяемое программой, как цель ее поведения. Буду­чи особым инструментом регуляции поведения, цель является выс­шей формой отражения сознательной деятельности человека. Пред­приятие реагирует (должно реагировать, если хочет жить) не на "бу­дущие", а на ощутимо действующие факторы.

Сферу организационного управления очертить довольно трудно из-за невоспроизводимости в мельчайших деталях процесса управления во времени. Поэтому на администраторов и руководителей непрерывно обрушиваются призывы ученых и консультантов — обратить внимание на ту или иную дисциплину, новый метод. Не мудрено, что руководите­ли промышленных фирм часто теряются, им трудно разобраться во всех этих дисциплинах и еще труднее отделить безусловно ценные и полезные методы от методов весьма сомнительного достоинства.

Исследование организации производства представляет собой изуче­ние сложных систем, включающих людей, машины, финансы и матери­алы, причем эти системы изучаются путем построения математичес­кой или аналоговой модели, описывающей, как функционирует рассмат­риваемая система. Если любая операция (процесс) изучается таким образом и действительно строится некоторая модель, то проводится подлинно организационное исследование. Если же этого не делается, то мы имеем дело с отдельными элементами процесса производства.

При рассмотрении сферы организационного управления необхо­димо фирму или производственную деятельность рассматривать в целом, исходя из определения и описания понятия системы. Для того чтобы множество операций и объектов можно было рассматривать как организационную систему, должны удовлетворяться четыре чет­ких критерия: система должна обладать содержанием, структурой, связью и поддаваться управлению.