3. Организация рабочего места в аппарате управления

Под организацией управленческого труда понимают порядок, пра­вила служебного поведения в аппарате управления, направленные на выполнение перспективных и текущих задач руководителями, спе­циалистами и другими работниками управления в соответствии с действующими должностными инструкциями и положениями о струк­туре подразделения. Организация труда в аппарате управления осно-

Схема 7. Руководитель низшего звена в системе управления организацией

вывается на разработке комплекса регламентов, которые определяют: место и роль каждого структурного подразделения аппарата управле­ния и каждого работника в системе управления; порядок взаимосвя­зей между ними; формы влияния на деятельность объекта управле­ния; способы контактов с внешней средой.

Организация управленческого труда как система — есть результ упорядоченной деятельности и неотъемлемая составная часть управ­ления.

Требования к организации рабочих мест можно сгруппировать следующим образом: информационные, экономические, эргономиче­ские, гигиенические, эстетические, технические, организационные.

Информационные требования охватывают комплекс мероприятий по информационному обеспечению рабочего места: определение объе­мов и структуры информации рабочего места, которая обрабатывает­ся на нем, создается и передается на другие рабочие места; проекти­рование информационных потоков, в систему которых включается рабочее место и др.; информация должна быть достаточной для вы­полнения служебных обязательств работников.

Экономические требования предполагают организацию рабочего места в аппарате управления, с минимальными затратами на его со­держание, но достаточными для его нормального функционирования. Целесообразна также оценка рабочего места по критерию оптималь­ности, т. е. эффект от деятельности работника на рабочем месте дол­жен превышать затраты на содержание этого рабочего места.

Эргономические требования связаны с созданием оптимальных ус­ловий труда человека, которые делают его высокопроизводительным и надежным, и вместе с тем обеспечивают человеку необходимые удоб­ства и сохраняют его силы, здоровье и трудоспособность. Таким обра­зом, все, что окружает работающего человека, создавая ему определен­ную рабочую среду, — мебель, помещение, оборудование, машины, меха­низмы и другие орудия труда — должны отвечать требованиям эрго­номики (наука о функциональных возможностях человека в трудо­вых процессах) и быть максимально приспособленными к человеку, к его физической, физиологической, эстетической природе.

Гигиенические требования предусматривают обеспечение норм: освещения рабочих мест; воздухообмена; температурного режима; влажности; шума и других факторов рабочей среды, которые влияют на здоровье и трудоспособность человека.

Эстетические требования относятся к внешнему оформлению рабочей среды: внешний вид помещения и средств труда, их цвето­вая гамма, наличие цветов в интерьере и пр.

Технические требования предусматривают соблюдение норм не­обходимого пространства для выполнения определенной работы. Это площадь, на которой устанавливают необходимую мебель и оборудо­вание, место самого работника, а также площадь проходов к столу, оборудованию, другому рабочему месту и т. п.

Действующие санитарные нормы устанавливают такие размеры рабочих мест для разных категорий управленческого аппарата, м²:

руководитель предприятия — 25—55;

заместитель руководителя — 12—35;

руководитель большого структурного подразделения — 12—35;

руководитель отдела, его заместитель, главный специалист — 8—24;

специалист — 4—8;

старший делопроизводитель — 5—7;

заведующая машбюро, машинистка, младший делопроизводитель 3—4.

Однако эти нормы могут быть лишь ориентиром при организации и планировании рабочих мест, поскольку они не учитывают всего мно­гообразия условий труда работников различных профессий. Поэтому для определения общей площади рабочего места в каждом конкрет­ном случае целесообразно использовать суммарный метод расчета, при котором учитывают площадь трех составных частей рабочего места:

^П_общ = ^П_Рп ^{+ П}о + ^Ппр^,

где П_рп — площадь, необходимая для работы и передвижения работников;

П_о — площадь, которую занимает оборудование;

П_пр — площадь для проходов.

При таком методе подсчета можно учесть также необходимую площадь для посетителей.

Согласно организационным требованиям необходимо определить сферу компетенции каждого работника на конкретном рабочем месте, его права, обязательства, подчиненность, вертикальные и горизонталь­ные связи с другими рабочими местами, формы и методы стимулиро­вания эффективного труда. Эти вопросы решаются разработкой поло­жений о структурных подразделениях аппарата управления и долж­ностных инструкций работников.

Советы по организации труда менеджера

1. Каждое утро в начале работы прежде всего составьте точный график дня и установите приоритеты рассматриваемых вопросов.

2. Ежедневно обдумывайте новые мероприятия по экономии сво­его времени и времени сотрудников.

3. Малозначительные и второстепенные вопросы накапливайте и, как правило, посвящайте им примерно 3—4 часа в месяц.

4. Раз в месяц старайтесь устраивать глубокую и всестороннюю проверку выполнения одной из важных задач, чтобы выявить сте­пень ответственности ваших подчиненных.

5. Как можно больше дел поручайте подчиненным.

6. Избавляйтесь от ненужной информации, не умножайте количе­ства корреспонденции.

7. Не распыляйтесь: концентрируйте внимание и усилия на фун­даментальных для данного момента проблемах.

8. Помните: для важных дел у вас есть достаточно времени.

9. Не тратьте время на сетования и терзания по поводу неудач.

10. Анализируйте свои привычки и наклонности, поступайте так, чтобы они не входили в противоречие с интересами дела.

11. Решив трудную и важную задачу, наградите себя свободным временем, чтобы развеяться, отвлечься от дел на некоторое время.

12. Отчеты, доклады, периодику, книги перелистывайте быстро, отыс­кивая главные мысли и выводы.

13. Носите при себе несколько чистых карточек для записи удач­ных идей, наблюдений, мыслей.

14. Используйте время ожидания приемов и встреч для разреше­ния мелких вопросов и работы с корреспонденцией.

15. Не работайте в выходные дни.

Рациональное выполнение всего комплекса работ по управлению делами фирмы предусматривает соблюдение следующих правил.

Отделение стратегических функций управления от оперативных.

Сочетание функционального и программно-целевого управления.

Придание особой важности комплексному прогнозированию рын­ка, окружающей среды и развития фирмы, а также анализу и оцен­кам состояния бизнеса.

Унификация и стандартизация документации и рабочих проце­дур с внутренней и внешней информацией.

Периодическая переоценка принципов и методов работы на пред­мет их соответствия реальным условиям.

Руководство со здравым смыслом. Опора на трех "китов", являю­щихся фундаментом успеха любого дела: инициативу, единение пер­сонала фирмы, наличие программ действий.

Процветание фирмы в конечном итоге целиком зависит от степе­ни овладения менеджерами достижениями науки и практики в обла­сти управленческой деятельности. Это касается в первую очередь:

организации и осуществления процессов управления персоналом и бизнесом; использования техники управления; качеств управлен­ческого персонала, их соответствия целям фирмы, характеру и мас­штабам бизнеса; динамизма рационализации системы управления фирмой, а также условий труда персонала.

По оценке Американской ассоциации методов управления, менедже­ры должны обладать такими качествами: высочайшим профессиона­лизмом; сочетанием в себе администратора и лидера; умением учиты­вать интересы всех сторон, участвующих в бизнесе; широким интел­лектуальным кругозором; высокой нравственностью; инициативностью; настойчивостью; коммуникабельностью; умением быть стратегом, изу­чать и анализировать свое окружение и дело; способностью аккумули­ровать информацию — выбирать из нее самое важное для данного мо­мента и перспективы; умениями: использовать возможности наличной информационной сети; добывать информацию; анализировать плохие новости с большим вниманием, чем хорошие; превращать факты в ин­формацию, а ее — в знание; определять важность, ценность информации, ее многоаспектность; чувствовать перспективу, знать, что нужно сегодня, а что — завтра; обладать интуицией; уметь убеждать подчиненных в нужности дела; быть способным убеждать подчиненных в реалистич­ности своего видения перспективы развития фирмы; ценить таланты сотрудников и избавляться от балласта корректным путем; уметь слу­шать других и слышать даже то, что не сказано вслух: побуждать лю­дей быть самим собой; руководствоваться правилом: если два человека думают одинаково, то один из них лишний; стремиться к широкому спектру мнений; быть честным, поскольку без этого нет доверия, гибким, уступчивым в мыслях и действиях, не переступая грани, за которой

наступает нарушение этики, норм морали; доброжелательным; добро­порядочным; объективным, беспристрастным; обладать высокоразвитым чувством справедливости; искренне способствовать общему успеху фир­мы; взять на вооружение такие качества, как: аккуратность, точность, деловитость, скромность, простота, чуткость, твердость, решительность.

Помните, о вас будут судить не по вашим познаниям, а по вашим действиям. Поэтому:

1) вырабатывайте в себе способность размышлять;

2) стремитесь мыслить логично;

3) будьте наблюдательны;

4) сохраняйте чувство долга;

5) умейте (учитесь) управлять людьми;

6) черпайте знания у практиков;

7) вежливо и благожелательно относитесь к рабочим (работни­кам). Старайтесь всесторонне изучать их характер, поведение, сноров­ку, труд, личную жизнь;

8) при выполнении служебных обязанностей внимательно взве­шивайте свои слова и никогда не делайте незаслуженных упреков сотрудникам, подчиненным, коллегам;

9) не бойтесь признавать свои ошибки, но анализируйте их, обо­сновывайте;

10) старайтесь снискать симпатию начальника (управляющего ру­ководителя) благородным усердием;

11) в оценке предметов и людей всегда соблюдайте должную меру и сдержанность, избегайте крайностей в суждениях, оценках;

12) критикуйте только ради дела. Другой род критики — проявле­ние недоброжелательности и легкомыслия;

13) доверяйте себе!

14) защищайте свои взгляды активно: ведь трудно убеждать друго­го, если не убежден сам;

15) занимайтесь постоянно самообразованием;

16) развивайте и углубляйте интересующие вас вопросы;

17) проявляйте инициативу: страх перед ответственностью есть признак слабости;

18) будьте в курсе событий, проблем, общих идей;

19) выправка, речь, поведение, выдержка — все должно говорить о том, что в вас живет ясное осознание ответственности;

20) не загружайте свое внимание и окружающих мелочами;

21) устраняйте неспособных;

22) подавайте личный пример;

23) анализируйте деятельность предприятия, фирмы по схемам и таблицам.