4. Предложения клиенту

В большинстве случаев в предложения клиенту включаются четыре раздела, в которых приводится вся необходимая информация:

• технический раздел - предварительные данные, полученные консультантом; его оценка проблемы; подход, который он намерен выбрать; программа работы, которую он предлагает;

• раздел по укомплектованию штата - имена и профили рабо­ты сотрудников консультанта, которые будут выполнять зада­ние; старшие консультанты, нужные для руководства и кон­троля над работой группы в организации-клиенте;

• раздел по квалификации консультанта опыт и компетент­ность консультантской организации в связи с требованиями конкретного клиента;

• финансовый раздел - стоимость услуг, возможный рост стои­мости и непредвиденные расходы, а также график и другие показатели для оплаты гонораров и покрытия расходов.

Большинство консультантов предпочитают не отправлять пред­ложения просто по почте, а лично вручать их клиенту при встрече, которая начинается с короткого устного (и визуального, если воз­можно) представления краткого содержания отчета. Консультант готов отвечать на вопросы относительно начала предполагаемого задания. Если клиент настроился и согласен начать, есть явные преимущества сделать это, пока энтузиазм не остыл, а установлен­ные контакты свежи в памяти людей.

Клиент может желать использовать услуги консультанта, но не одобрять некоторые аспекты предложения. Обычно эти аспекты пред­ложения рассматриваются и изменяются, если консультант не спо­собен видоизменять свой подход. Обе стороны должны прийти к полному согласию относительно того, как действовать дальше.

Параллельно составлению предложения клиенту консультант под­готавливает внутренние секретные заметки по организации-клиенту и по тому, какой подход намечается использовать. Эти заметки (иногда называемые обзорными) особенно важны в крупных кон­сультантских организациях, если для планирования и выполнения задания используются разные профессионалы. Они не включаются в предложение клиенту.

5. Контракт на консультирование

При работе с клиентом немаловажно составление контракта на консультирование. Для этого необходимо обращаться к компе­тентным в этой сфере консультантам - юристам.

Предложение является основой контракта между клиентом и кон­сультантом и в этом смысле должно содержать ответ на следующие вопросы:

• работа, которую должен выполнить консультант, и поставляе­мые товары (а также работа, которая выполняться не будет);

• ресурсы, которые должен обеспечить клиент;

• график выполнения работ и продолжительность проекта в целом;

• принципы оплаты работы.

Иногда некоторые из этих аспектов могут быть пересмотрены в ходе проекта. Если так происходит, то необходимо это закрепить до­кументально, например в письме клиенту, подтверждающем их дос­товерность.

Необходимо также оговорить следующие условия заключения договора:

• как долго данное предложение остается в силе (возможно, что консультант захочет пересмотреть смету оплаты, если клиент не принимает решение о начале работ в течение шести меся­цев или если консультанты, назначенные на проект, уже не работают над ним;

• что включено в стоимость (включены ли накладные расходы и налог на добавленную стоимость или они разделены, кто будет обеспечивать секретарские и другие услуги — клиент или консультант, если последний, то будет ли назначена за них отдельная оплата);

• могут ли ставки гонорара пересматриваться в ходе выполне­ния проекта;

• каковы условия оплаты;

• каковы условия расторжения контракта по желанию одной из сторон.

В наше неспокойное время хорошо бы внести еще и статью о не­признании ответственности за то, что какие-то особые результаты не были достигнуты (за недостижение определенных результатов) и за любые связанные с этим потери клиента. Обеспечит ли это полную защиту — спорно, но, по крайней мере, поможет устранить любую двусмысленность в данном вопросе. Консультант редко может га­рантировать получение расчетного эффекта от проекта, и письмен­ные предложения должны отражать это. Например, следует исполь­зовать слово «возможно» вместо слова «обязательно». Кроме того, клиент, возможно, захочет иметь некоторые гарантии соблюдения конфиденциальности.

Прочие статьи могут касаться вопроса авторских прав, патент­ного права и других вопросов, связанных с защитой интел­лектуальной собственности, а также некоторых ограничений в от­ношении консультанта, получение работы у клиента или выпол­нение подобной работы для других клиентов в том же секторе (со­вершенно неэтично со стороны отдельного консультанта занимать­ся разработкой маркетинговой стратегии для компании с опреде­ленным ассортиментом продукции, проделав только что то же са­мое для ее конкурента).

Если консультант, который занимался организацией заключения сделки, будет участвовать и в осуществлении проекта, то проблем с передачей технического задания не существует. В некоторых же случаях, особенно в больших фирмах, может возникнуть необходимость передачи технического задания от продавца исполнителю.

В любом случае контракт должен включать следующие пункты:

1) стороны, заключающие контракт (клиент и консультант);

2) объем задания (цели, описание работы, дата начала, календар­ный график, объем работы);

3) рабочая продукция и отчеты (документация и отчеты, которые следует передать клиенту);

4) вклад консультанта и клиента (время эксперта и время персо­нала, другие виды вклада);

5) гонорары и расходы (гонорар по счетам; расходы, которые воз­мещаются консультанту);

6) процедура представления счета на оплату;

7) профессиональные обязанности (передача конфиденциальной информации, недопущение конфликта интересов и другие сущест­венные аспекты);

8) авторское право (охватывающее продукты труда консультанта при выполнении задания);

9) ответственность (ответственность консультанта за ущерб, при­чиненный клиенту, ограничение ответственности);

10) использование субподрядчиков (консультантом);

11) прекращение контракта или его пересмотр (когда и как — пред­лагается сторонами);

12) арбитраж (юрисдикция, процедура решения споров);

13) подписи и даты.

В практике управленческого консультирования приняты три ос­новные формы заключения контрактов.

1. Устный договор заключается клиентом либо после рассмотре­ния письменного предложения консультанта, либо если он и без этого чувствует, что консультант - именно тот, кто ему нужен и сможет обеспечить требуемый профессиональный подход.

2. Письмо-договор - основной вид заключения контрактов на профессиональные услуги во многих странах. Получив предложение консультанта, клиент посылает ему письмо с согласием или с наме­рениями, подтверждая, что принимает предложение и выдвигаемые условия.

3. Письменный контракт. Использование письменного контрак­та, соответствующим образом подписанного сторонами, желательно по нескольким причинам. Это может предусматриваться законом или правилами организации-клиента по использованию внешних услуг (так обстоит дело почти во всех государственных организаци­ях и международных учреждениях, а также во многих частных ком­паниях и в России, и за рубежом). Часто это наилучшая форма, ес­ли консультант и клиент относятся к разным деловым и юридическим кругам и могут неправильно понять намерения и позиции друг друга.

Консультантская фирма должна иметь свою собственную стандартную форму контракта, которую удобно использовать при работе с клиентами, не имеющим собственной стандартной формы и ожидающими ее получить консультанта.