5.3. Демонстрация презентации

Для демонстрации презентации необходимо перенести файл презентации на компьютер, установленный в аудитории, где проходит защита и запустить его на демонстрацию, воспользовавшись командой Начать показ из меню Показ слайдов. Перед выступлением необходимо не только добиться запуска подготовленного видеоряда на демонстрацию, но и просмотреть все слайды, поскольку в разных версиях программы возможно пропадание некоторых анимационных эффектов, неправильное отображение букв кириллицы и другие сбои в работе. В этом случае желательно оперативно отредактировать файл презентации с использованием той версии программы, в которой будет происходить отображение информации.

При демонстрации иллюстративного материала во время доклада не рекомендуется управлять процессом демонстрации слайдов самому докладчику. Лучше поручить эту работу ассистенту, которому выдаётся текст доклада с пометками, соответствующими моментам смены слайдов. При настройке презентации желательно руководствоваться правилом «Один щелчок – один слайд», оставляя за ассистентом только работу по смене слайдов в соответствии с темпом изложения доклада. Все дополнительные эффекты, которые должны происходить при демонстрации слайда должны выполняться автоматически. Необходимо иметь под рукой и список всех слайдов презентации с краткой аннотацией представленной на них информации для того, чтобы при ответах на вопросы быстро вызвать нужный слайд и давать ответ с использованием представленной на нём информации. Вызов нужного слайда при демонстрации иллюстративного материала легче всего организовать, кликнув по любому месту на экране правой кнопкой мыши и выбрав команду Переход в появляющемся при этом на экране контекстном меню.

Рассмотрев процесс создания мультимедийной презентации, мы, естественно, не охватили всех возможностей программы. За дополнительной информацией рекомендуется обратиться к справочной системе программы и литературе, список которой приведен ниже. В заключении приведем некоторые правила, которые позволят избежать ошибок, наиболее часто допускаемых начинающими пользователями.

5.4. Рекомендации по созданию и демонстрации иллюстративного материала к докладу

Рекомендация первая. Не забывайте, что «пустое место» или «осветлённое пространство» на слайде не несёт никакой информации. Увеличивайте размеры шрифта и графических объектов настолько, насколько это допускают размеры экрана. Ваши слайды будут хорошо смотреться даже с самых дальних рядов зала.

Рекомендация вторая. Информация, выносимая на слайды, должна дополнять, а не повторять текст доклада. На слайд нужно выносить только основные положения доклада, информацию, которая помогает оттенить ключевые моменты выступления.

Рекомендация третья. Не злоупотребляйте анимационными и звуковыми эффектами. Выбрав какой-либо из эффектов, применяйте его к большинству (если не ко всем) объектам презентации. Особенно это касается эффектов звуковых. Не все возможности программы нужно использовать в одной презентации.

Рекомендация четвертая. Появляющиеся на экране новые объекты не должны мешать чтению (анализу) информации, уже имеющейся на экране. Задавая путь перемещения информации по экрану, следите, чтобы не возникало «перекрытия» объектов.

Рекомендация пятая. Не всегда выступления проходят в хорошо затемнённых аудиториях. Чаще случается как раз обратное, и солнечный свет мешает работе проектора. В этом случае лучше смотрятся контрастные слайды, в которых информация представлена светлыми буквами на темном фоне. Поэтому, готовясь к презентации, лучше рассмотреть несколько вариантов фона и сделать несколько версий демонстрационных файлов.

Рекомендация шестая. Программа позволяет организовать переходы от одного слайда к другому по гиперссылкам. У вас нет возможности представить одновременно на экране все слайды и этим вы отличаетесь от докладчиков, развешивающих по аудитории бумажные плакаты. Но если есть необходимость в ходе выступления вновь вернуться к какому-либо слайду, графику или диаграмме, то сделать это можно не только дублированием слайда в видеоряде презентации, но и размещением гиперссылок на нужных слайдах.

Рекомендация седьмая. Видеоряд не должен «жить своей жизнью». В ходе доклада необходимо акцентировать внимание аудитории на графическом материале, представленном на слайдах, комментировать и пояснять его. Ошибкой является запуск видеоряда в фоновом режиме.

Рекомендация восьмая. Во время доклада постарайтесь сохранять спокойное положение (держать паузу) в течение некоторого времени после перехода к другому плакату, или появления на экране нового слайда, чтобы все слушатели могли сконцентрироваться на восприятии этой информации.

Рекомендация девятая. Не забывайте делать копии всех иллюстративных материалов. Храните информацию на разных дискетах и компакт-дисках. Очень обидно, когда нужный файл «не читается» в самый ответственный момент и все результаты работы идут насмарку.