Журнально-ордерная форма

Журнально-ордерная форма получила свое название по основному регистру – журналу-ордеру. При данной форме учета применяются два основных регистра:

Для облегчения работы по обобщению и группировке данных применяются специальные разработочные таблицы.

Журналы-ордера – это свободные листы, построенные по шахматному принципу. Записи производятся на основании поступления документов. Строятся журналы-ордера по кредитовому признаку. Они могут использоваться для одного счета (журнал-ордер № 1 – «Касса», журнал-ордер № 2 – «Расчетный счет») или для нескольких счетов (журнал-ордер № 10 – «Затраты на производство»).

Помимо журналов-ордеров открываются ведомости. Они используются, когда требуемые аналитические показатели сложно получить непосредственно из журналов-ордеров.

Кассовые операции, операции по расчетным и валютным счетам регистрируются как по дебету, так и по кредиту.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в главную книгу.

Главная книга открывается на год. На каждый счет отводится один или два листа. На основании Главной книги и других регистров заполняются формы отчетности.

Автоматизированная (электронная) форма

Автоматизированная (электронная) форма возникла с применением компьютерной техники для обработки данных. Разработаны специальные программы по бухгалтерскому учету и программы финансовых вычислений, позволяющие формировать определенные показатели и производить расчеты. Использование электронной формы учета позволяет без вывода на печать:

• регистрировать и хранить данные;

• выполнять арифметические операции с данными;

• формировать показатели для бухгалтерской отчетности.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета отличается от традиционных форм скоростью выполнения арифметических операций и надежностью хранения данных.

Выбор формы ведения бухгалтерского учета отражается в приказе о выборе учетной политики.

17. Процедуры бухгалтерского учета (порядок записей в учетных регистрах)

Учетные регистры  - это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источнике его образования.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Процесс записи хозяйственных операций в учетные регистры называется учетной регистрацией.

К учетным записям предъявляются требования:

·        документальности;

·        своевременности;

·        краткости;

·        точности;

·        ясности.

В соответствии с перечисленными требованиями выделяют правила ведения записей в учетных регистрах:

1.     записи в учетные регистры должны производиться на основании оформленных, проверенных документов.

2.     каждая хозяйственная операция, оформленная документом, должна найти отражение в учетном регистре.

3.     записи в учетные регистры должны вестись в следующем порядке:

·        по документам, не носящим массовый характер, запись хозяйственных операций производится непосредственно в журналы-ордера;

·        по массовым документам хозяйственные операции до записи в журналы-ордера предварительно группируются в различных ведомостях. По окончании отчетного периода итоги ведомостей переносятся в журналы-ордера. Перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке – по разметке и содержанию отдельных простых документов составляется общая разметка по сводному документу в целом, которая служит основанием для записей в учетные регистры;

4.     по окончании записей на каждом документе во избежание повторного его использования делается отметка – проставляется в разметке номер учетного регистра, в котором этот документ отражен.

5.     записи в учетные регистры должны производиться своевременно.

6.     кроме текущих записей в практике бухгалтерского учета широко применяется запись однородных операций итогом за месяц по совокупности документов (расход материалов на производственные нужды, начисление заработной платы и пр.)

7.     содержание записей в учетных регистрах определяется видом учетного регистра, его построением и назначением, но можно выделить обязательные элементы записей:

·        дата записей в учетный регистр;

·        номер и дата документа, на основании которого произведена запись;

·        основание записи (краткое содержание записи со ссылкой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого произведена запись);

·        номер счетов и позиций аналитического учета;

·        сумма.

 

Способы и техника подсчетов в учетных регистрах, сводка данных определяются их содержанием, построением и установлением взаимосвязью между ними. Однако есть общее правило подсчета – подсчет записей производится при условии, что все документы отчетного периода отражены в учетных регистрах и сделаны необходимые переносы сумм из одних регистров в другие.

Сумма итогов подсчитывается по каждой графе и записывается в специально отведенные для этого строках и графах регистров.

Одна из задач подсчета итогов – проверка их правильности. Различные приемы и способы проверки основаны на системе взаимоувязки и взаимоконтроля данных учетных регистров, построенных по шахматному принципу. Например, в регистрах шахматной формы общий итог строк по горизонтали должен совпадать с суммой итоговой колонки по вертикали.

        Часто для проверки полноты, правильности записей и выведенных итогов проводят контрольный подсчет соответствующих итогов непосредственно по документам, приложенным к учетному регистру.

        Одним из средств контроля за правильностью счетных записей является взаимосверка итоговых сумм одних учетных регистров с другими. Этот метод основан на том, что некоторые хозяйственные операции отражаются в учетных регистрах дважды.

        Также необходимым приемом контроля является взаимосверка данных аналитического и синтетического учета, между которыми должно быть равенство.

 

 

Способы исправления ошибок в учетных регистрах

 

Способы:

1.     корректурный – ошибка не затрагивает корреспонденцию счетов и не отражается на итогах учетных записей. Ошибочный текст или сумма зачеркиваются тонкой чертой, чтобы можно было прочесть ранее написанное, и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибки подтверждается подписями лиц, составивших документ, в учетных документах – подписями лиц, производящих исправление. Оговорка об исправлении выполняется на полях или в конце страницы и содержит слово «исправлено», правильный текст или сумму и дату исправления.

2.     способ дополнительной проводки – в том случае если корреспонденция счетов правильная, но сумму указана меньшая чем следует, причем повторена в регистрах синтетического и аналитического учета или обнаружена после подведения итогов. Ошибка исправляется с помощью дополнительной проводки.

3.     способ «красное сторно» (аннулирование) – при исправлении ошибок в корреспонденции счетов. Цифры (сумма) обводятся в рамку и при подсчете итогов вычитаются. Данный способ используется когда проводка корректна, а сумму записана больше, чем требуется. Данный способ применяется не только для исправления ошибок, но и также для записи некоторых хозяйственный операций (стронирован