Глава 2.Печать и хранение документов §2.1Выполнение файловых операций

Для сохранения нового документа существует несколько путей:

Выбрать команду меню ФАЙЛ/СОХРАНИТЬ.

Нажать комбинацию клавиш CTRL-S.

Нажать кнопку с изображением дискеты на панели инструментов.

После этого на экране появится диалоговое окно в поле ФАЙЛ которого Вы должны ввести имя файла для документа, причем WORD автоматически присваивает ему расширение .DOC, если Вы не указали другого. Кроме этого, Вы можете указать другой диск и другой каталог вместо предложенных текущих. После ввода имени файла можно закрыть диалоговое окно, нажав кнопку ОК, после чего на экране появится другое диалоговое окно СВОДКА, в которое Вы можете ввести дополнительную информацию о документе, которая будет хранится в том же файле, что и документ и использоваться, например, для поиска документа.

С помощью поля ТИП в нижней части диалогового окна СОХРАНИТЬ Вы можете задать формат файла, в котором Вы хотите сохранить документ:

Документ WORD - стандартный формат для WORD 6.0.

Шаблон документа - это специальный документ.

Только текст - сохраняется только текст, вся информация о форматировании будет потеряна.

Только текст с концами строк - сохраняется только текст, большая часть информации о форматировании будет потеряна. Однако WORD добавит символы конца строк в текст, это бывает удобно для последующего использования текста в простых текстовых редакторах.

Форматы других программ обработки текстов - для последующей обработки в других программах.

С помощью команды ФАЙЛ/СОХРАНИТЬ ВСЕ можно сохранить все документы во всех окнах. При этом WORD проверяет, отличается ли предыдущая версия документа, сохраненная в виде файла на диске, от версии, которая находится в окне документа. Если отличия есть, WORD выполняет новый документ. Таким образом, сохраняются только измененные документы или те, которые еще ни разу не сохранялись, причем для каждого такого документа на экране появляется диалог СОХРАНИТЬ КАК, чтобы Вы могли задать нужное имя файла.

Любой текст следует записывать на диск через определенные промежутки времени, чтобы сохранить все выполненные изменения на случай сбоя в системе. Вы можете задать различные режимы сохранения документов, это делается с помощью вкладки СОХРАНЕНИЕ в диалоговом окне ОПЦИИ из команды СЕРВИС/ОПЦИИ. В этом диалоге основной интерес представляют три опции:

Создавать резервную копию. При этом всегда будет сохраняться последняя версия документа (имя.DOC) и резервная копия (имя.BAK). Если текст по ошибке был испорчен, его можно восстановить из резервной копии.

Разрешить быстрое сохранение. Сохраняются только изменения документа.

Автосохранение обеспечивает сохранение документа через регулярные интервалы времени без дополнительных команд.

Для сохранения файла в виде копии под другим именем, на другом дисководе, в другом каталоге или с другим форматом нужно выполнить команду ФАЙЛ/СОХРАНИТЬ КАК. При этом оригинал документа остается под первоначальным именем в исходном каталоге и создается копия того же документа под другим именем, в другом каталоге или на другом диске.

Для загрузки документа в окно WORD можно использовать команду ФАЙЛ - ОТКРЫТЬ, или нажать комбинацию клавиш CTRL-O, или выбрать кнопку с изображением папки на панели инструментов. При этом на экране появится окно диалога, в котором нужно указать данные о документе:

имя файла, выбранного в данный момент выводится в поле наверху этой области. Имена дополнительных файлов, которые можно выбрать, показаны в окне списка;

открытый каталог помечается слева от своего имени значком, изображающим открытую папку с бумагами. Чтобы открыть другой каталог, нужно дважды щелкнуть по его имени;

список файлов определенного типа определяет, какие имена файлов выводятся в области “Имя файла”;

устройства - эта область показывает текущее устройство системы. Чтобы выбрать другое устройство, нужно раскрыть список устройств и щелкнуть по строке с нужным устройством.

Если Вы уже отредактировали несколько документов, в списке команд меню ФАЙЛ перед командой ВЫХОД Вы можете видеть список имен файлов, с которыми Вы недавно работали, причем первым в этом списке стоит имя файла, с которым Вы работали позже всех. Вы можете выбрать одно из этих имен, чтобы быстро открыть нужный файл.