5.5.2. Задачи и содержание оперативного учета производства

Контроль (учет, контроль, анализ) и регулирование являются завершающей стадией процесса управления производством. Основой для выполнения этих работ является оперативный учет. Главная задача учета — своевременное и объективное отражение результатов производственной деятельности организации, получение достоверной информации о ходе выполнения плановых заданий производственными подразделениями, состоянии обеспеченности производственных процессов всеми видами ресурсов в целях своевременного контроля и регулирования текущего хода производства, качественного управления деятельностью организации в целом.

Оперативный учет производства должен охватывать все объекты управления: подготовку производства, основные и оборотные фонды, трудовые и финансовые ресурсы, основное и вспомогательное производство, сбыт готовой продукции и прочее, т. е. должен полно и всесторонне отражать различные аспекты деятельности организации. Так, например, для оперативного руководства работами по созданию новой техники, технологической и конструкторской подготовке производства необходим учет выполнения планов подготовки производства в.масштабе организации, отдельными подразделениями и исполнителями, а также учет соответствия норм расхода материальных ресурсов, затрат живого труда и времени работы технологического оборудования фактическим показателям, учет выполнения мероприятий по внедрению новой техники, освоению новых видов изделий, повышению качества выпускаемой продукции и др. В области материально-технического обеспечения производства необходим оперативный учет выполнения плана поставок сырья, основных и вспомогательных материалов, комплектующих изделий, топлива, энергии, инструмента, оснастки, запчастей, учет движения материалов на складах, их использования в производстве и т. д.

Оперативный учет производства охватывает: учет выработки по операциям технологического процесса в цехах; движение предметов труда в цеховых кладовых, на центральных складах ПДО, учет межцеховых передач предметов труда; учет брака в производстве, времени простоев оборудования и рабочих; учет выпуска готовой продукции, выполнения производственных программ подразделениями; учет незавершенного производства. В процессе разработки производственных программ, оперативно-календарных планов и сменно-суточных заданий используется информация о текущем ходе производства.

Информация о ходе производства не только используется при планировании, но и одновременно является основой действенного контроля и регулирования производственных процессов. Какими бы стабильными ни были цеховые производственные программы и оперативные задания участкам или отдельным рабочим, в ходе производства неизбежно возникают изменения и отклонения, требующие корректировки ранее составленных планов. К ним относятся отсутствие на схладе или в кладовой цеха материалов, заготовок, готовых деталей, приспособлений, инструмента или возникновение массового брака, отсутствие рабочих, нарушение графика ремонта станков и т. д.

Своевременный, полный и точный учет перечисленных отклонений позволяет не только вести контроль, но и оперативно регулировать ход производства, направляя его протекание в соответствии с разработанным планом. Для эффективного управления производством необходимы также данные о деятельности подразделений вспомогательного производства: выполнении работ, обеспечивающих основное производство инструментом, оснасткой, ремонтными, транспортными и энергетическими услугами. ^ч

Показатели оперативного учета должны не только отражать фактический ход производства, но и регистрировать любое отклонение от плановых заданий и норм, т. е. должны отражать состояние производственного процесса, а именно:

• фактический выпуск продукции производственными цехами, участками в натуральном и стоимостном выражении;

• движение предметов труда по операциям технологического процесса и состояние незавершенного производства;

• брак в производстве и потери, вызванные простоями технологического оборудования и рабочих;

• движение и наличие предметов труда на складах и др.

В прямой зависимости от состояния оперативного учета, качества, своевременности и достоверности его данных находятся качество и надежность оперативного планирования, своевременность контроля и анализа, действенность регулирования хода производства. Таким образом, чтобы построить эффективную систему учета, необходимо выявить информационные потребности функций планирования, контроля, анализа и регулирования.

Так, например, информационной базой контроля и анализа являются фактические данные, отражающие ход производства, а также плановая и нормативно-справочная информация. Плановая информация содержит сведения о заданиях производственным подразделениям в разрезе планируемых показателей. К нормативно-справочной относится информация о трудоемкости изготовления изделий, нормах обслуживания оборудования, его загрузке и использовании, нормах расхода материалов, электроэнергии, расценках за изготовление изделий и т.д. Данные оперативного учета характеризуют функционирование объекта управления: количество изготовленных изделий, объем незавершенного производства, время и причины простоев оборудования, объем забракованной продукции и причины брака и т. п.

Отсюда вытекает, что основной задачей оперативного учета является получение информации о результатах работы производственных цехов и участков за определенный период времени в целях ее использования для контроля и регулирования текущего хода производства. В синтезированном виде эта информация используется для целей планирования производства в каждом из подразделений организации на более длительные периоды времени — месяц, квартал и т. д.

Таким образом, в системе управления организацией оперативный учет производства выполняет роль:

♦ источника непрерывного получения информации об итогах работы предприятия и всех его звеньев, а также о состоянии обеспеченности производства всеми видами производственных ресурсов;

♦ средства ежедневного систематического контроля хода выполнения производственной программы и своевременного регулирования производственных процессов, распознавания и устранения отклонений от запланированного хода производства;

♦ источника данных для экономического анализа и выявления резервов повышения эффективности производства, прогнозирования его развития.

Эти условия могут быть обеспечены только при рациональной организации системы оперативного учета в масштабе предприятия. Налаженная система оперативного учета хода производства на базе применения современных средств фиксации данных (датчиков, регистраторов, контрольно-измерительных приборов, подключенных к ЭВМ), персональных компьютеров, объединенных в сеть, или дисплеев, объединенных с центральной ЭВМ и находящихся на рабочих местах менеджеров и руководителей подразделений, позволяет обеспечить поступление своевременной, точной и полной информации, а именно этими тремя основными признаками характеризуется качество информации.

Принципы построения системы оперативного учета во многом определяются особенностями организации процессов производства, а также уровнем развития используемой информационной технологии. В целом такая система должна отвечать следующим требованиям:

• обладать высокой оперативностью по сбору и обработке информации. Практически необходимо обеспечить регистрацию информации в реальном масштабе времени (т. е. непосредственно за свершением регистрируемых событий);

• исключать дублирование, в работе каждого звена системы (однократность фиксации данных в ходе оперативного учета и многократность их использования на различных уровнях управления);

• обеспечивать предварительную обработку информации в пунктах ее сбора для целей оперативного использования полученных данных;

• исключать передачу избыточных данных руководителям и менеджерам — пользователям информации;

• минимизировать количество хранимых данных (в системе оперативного учета должен храниться многократно используемый минимум базовых данных, необходимый и достаточный для расчета широкого спектра производных производственных показателей);

• обеспечивать возможность синтезирования полученной информации в необходимом для управления разрезе;

• исключать (свести, к минимуму) ручной труд при заполнении первичной учетной документации;

• обеспечивать получение достоверной информации, что предполагает решение вопросов об ответственности персонала за ввод данных.

Основные регистрируемые данные в системе оперативного учета — плановая информация и информация о ходе производства. Плановая информация — это запланированная к выпуску номенклатура изделий в натуральном и стоимостном выражении; изменения в программе выпуска изделий; поступление заявок на изготовление изделий. Информация о ходе производства: выпуск изделий, сборочных единиц и деталей в разрезе года с разбивкой по кварталам и месяцам сборочными, обрабатывающими и заготовительными цехами; поступление готовых деталей и сборочных единиц на центральный склад и их выдача сборочным цехам; поступление обработанных деталей в кладовые цеха и их выдача на сборочные участки; движение деталей, сборочных единиц и изделий по операциям технологического процесса с указанием времени выдачи задания и завершения выполненной работы; движение заделов деталей на рабочих местах; передача деталей и сборочных единиц между участками цеха и цехами; брак всех видов; поступление материалов, заготовок, оснастки и инструмента в цеховые кладовые и их выдача на рабочие места; время работы и простоев оборудования; время ремонта оборудования; расход электроэнергии, топлива, воды, пара, горюче-смазочных материалов, эмульсии и т. д.

В организации и непосредственно в цехах решаются задачи по учету следующих показателей: выполнение производственных программ на участках, в цехах и организации в целом за месяц, квартал и год в натуральном и стоимостном выражении; расходование фонда заработной платы по цехам и участкам; ритмичность хода производства, объем незавершенного производства, величина остаточной трудоемкости изготовления изделия (заказа); брак в натуральном и стоимостном выражении; выработка и заработная плата по всем категориям работающих, фондоотдача и фондоемкость, себестоимость, отработанное время; выполнение производственных программ и заданий участками и цехами за смену, сутки, неделю; выполнение экспортных заказов; выполнение плана по запасным частям и ремонтным комплектам; межцеховая передача деталей, движение деталей (заготовок) на производственных складах и в кладовых, фактические остатки деталей; комплектация хода производства; отстающие (опережающие) детали и др.

Предусматривается следующий порядок регистрации и обработки информации:

♦ регистрация первичной информации, характеризующей состояние производства в числовой форме, т. е. фиксирование информации в первичных планово-учетных документах с помощью технических средств на машинных носителях или непосредственно в вычислительном комплексе (ВК) цеха;

♦ накопление и передача первичной информации (документов или машинных носителей) с места ее образования в ВК цеха;

♦ проведение расчетов в ВК цеха по алгоритмам, определяющим ход обработки информации для целей сводного учета и управления;

Рис. 5.2. Схема регистрации, обработки и передачи оперативной информации о ходе производства в обрабатывающем цехе

♦ передача сводной (итоговой) информации в ВЦ и соответствующим службам предприятия (рис. 5.2).

При организации эффективной системы учета должен быть также решен вопрос о системе кодирования информации, которая должна соответствовать применяемым в организациях кодификаторам технической документации, изделий, сборочных единиц и деталей, видов работ, покупных комплектующих изделий и полуфабрикатов, материалов, цехов, участков, отделов, складов, категорий работников, профессий рабочих, разделов работ, технологических операций, оборудования, инструмента, видов норм, видов выплат и удержаний, причин изменения норм и др.