5.5.4. Характеристика и содержание этапов контроля
В процессе контроля можно выделить два этапа: 1) сравнение фактических значений контролируемых показателей с запланированным уровнем; 2) определение значимости (существенности) отклонений в случае их возникновения.
Первый этап. На данном этапе фактические значения показателей, полученные в ходе оперативного учета или рассчитанные на основании данных оперативного учета, сравниваются с запланированными значениями, определяются абсолютные и относительные отклонения, и информация поступает руководителям производственных подразделений или менеджерам функциональных служб управления. Возможны различные формы предоставления информации, полученной на первом этапе контроля. Пример предоставления информации приведен в табл. 5.2. В зависимости от количества контролируемых показателей и периодичности предоставления информации пользователю вид формы может варьироваться. Например, при большой номенклатуре изготавливаемых изделий, наиболее предпочтителен вариант выдачи информации только по тем изделиям, по которым обнаружены отклонения. Могут отсутствовать данные, приведенные в графах 3—6, либо в графах 7—10.
Абсолютные
отклонения (
)
рассчитываются цо формуле:
где
— фактическое значение показателя Y;
— плановое
значение показателя Y.
Относительные
отклонения (
)
определяются следующим образом:
При сравнении планового и фактического значений показателя могут быть получены три варианта результата:.
Таблица 5.2
Пример представления информации, полученной в результате контроля хода производства
Наименование показателя |
Единица измерения |
План на |
Факт на |
Абсолютное отклонение |
Относительное отклонение, % |
План (нарастающим итогом) |
Факт (нарастающим итогом) |
Абсолютное отклонение |
Относительное отклонение, % |
(дата) |
(дата) |
||||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
Производство продукции: изделие А изделие Б |
шт. шт. |
20 10 |
18 11 |
-2 +1 |
90 110 |
320 150 |
300 150 |
-20 0 |
93,75 100 |
……………. |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
Затраты на материалы |
руб. |
- |
- |
- |
- |
720 |
721,5 |
+1,5 |
100,21 |
…………… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
1) = тогда = 0. Это означает, что процесс производства протекает в соответствии с запланированным уровнем и нет необходимости вмешательства в его ход;
2) > , тогда > 0. Для показателей, характеризующих результаты производства, такая ситуация может означать наличие неиспользованных производственных резервов. В случае постоянного перевыполнения планового показателя необходимо обратить внимание на обоснованность планового задания. Для показателей, характеризующих затраты ресурсов на производство продукции, положительные отклонения означают перерасход ресурсов. Следовательно, необходимо определить значимость данного отклонения и проанализировать причины его возникновения с целью его устранения и дальнейшего предупреждения;
3) < , тогда < 0. Для показателей, характеризующих результаты производства, такая ситуация означает отставание от планового задания, необходимость оценки значимости величины отклонения и выяснения его причин. Для показателей, характеризующих затраты ресурсов, данная ситуация отражает возможность наличия резервов.
Второй этап. На данном этапе определяется, насколько допустимы обнаруженные отклонения, т.е. фактически руководителем принимается решение о необходимости вмешательства в ход процесса производства. Нецелесообразна реакция менеджеров на каждое незначительное отклонение функционирования объекта управления от запланированного уровня. Допустимым считается отклонение, выявленное в ходе выполнения планового задания и гарантированно не приводящее к срыву выполнения итоговых показателей планового задания.
При принятии решения относительно существенности выявленного отклонения и необходимости воздействия на ход процесса производства в каждом конкретном случае руководитель и менеджер обычно опираются на свой личный опыт и опыт окружающих их специалистов, а также полагаются на интуицию. При возникновении сложных для принятия решений ситуаций, например, в случае обнаружения комплексного (по многим показателям) отклонения, целесообразно осуществить оперативное прогнозирование хода производства и результатов выполнения производственной программы. На данном этапе прогнозирование позволило бы оценить возможности выполнения производственной программы без воздействия на процесс производства со стороны менеджеров.