Глава 1.6. Инструкция по делопроизводству

Инструкция по бухгалтерскому делопроизводству представляет собой нормативный документ, в котором излагаются порядок осуществления документационного обеспечения деятельности бухгалтерской службы, а также порядок применения положений иных нормативно-правовых актов по вопросам делопроизводства должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия и службы <**>. Рассмотрим наиболее важные требования к подготовке этого документа.

--------------------------------

<**> Допускается разработка на предприятии единой инструкции по делопроизводству (документационному обеспечению управления), в которой наряду с изложением общих требований к ведению делопроизводства в рамках отдельного раздела рассматриваются особенности документационного обеспечения бухгалтерской деятельности).

Содержание инструкции, как и в случае с положением о структурном подразделении, разрабатывается на основе типового (примерного) варианта инструкции и с учетом специфики организации документационного обеспечения бухгалтерской деятельности в условиях предприятия <*>. В качестве примерной структуры документа может быть рекомендован вариант, представленный в Методических рекомендациях ВНИИДАД "Ведение делопроизводства в организации" (2003 г.) (см. рис. 1.14). Документ излагается служебно-деловым стилем. Оформление проекта инструкции производится на бланке с применением следующих реквизитов:

эмблема предприятия или товарный знак (знак обслуживания);

наименование предприятия;

наименование вида документа;

место составления (издания) документа;

гриф утверждения документа;

гриф согласования <**>.

--------------------------------

<*> См. в этой связи, например, Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденную Министерством культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536.

<**> Для инструкций по ДОУ, подлежащих согласованию с органами Росархива.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Примерная структура инструкции по делопроизводству │

│ (документационному обеспечению управления) │

│ │

│ 1. Общие положения │

│ │

│ 2. Документирование и правила оформления документов │

│ │

│ 2.1. Состав управленческих документов. │

│ 2.2. Требования к бланкам управленческих документов. │

│ 2.3. Оформление стандартных реквизитов управленческих документов. │

│ 2.4. Подготовка текстов документов. │

│ │

│ 3. Регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции │

│ │

│ 3.1. Основные положения и требования к организации документооборота │

│ предприятия. │

│ 3.2. Технология приема, обработки, регистрации документов и │

│ распределение документопотоков. │

│ 3.3. Порядок исполнения документов. │

│ │

│ 4. Регистрация и отправка исходящих документов │

│ │

│ 5. Контроль исполнения документов │

│ │

│ 5.1. Организация контроля исполнения документа. │

│ 5.2. Сроки исполнения документов. │

│ 5.3. Технология контроля исполнения документов. │

│ │

│ 6. Формирование документального фонда организации, учет и обеспечение │

│ сохранности документов │

│ │

│ 6.1. Составление номенклатур дел. │

│ 6.2. Формирование дел. │

│ 6.3. Оформление дел. │

│ 6.4. Обеспечение сохранности и учета документального фонда, доступа │

│ к документам фонда организации. │

│ │

│ 7. Порядок передачи документов на хранение в архив │

│ │

│ 7.1. Экспертиза ценности документов. │

│ 7.2. Составление и оформление описей дел. │

│ 7.3. Порядок передачи дел в архив организации. │

│ │

│ 8. Заключительные положения │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 1.14

На лицевой поверхности бланка разрешается при необходимости наносить ограничительные линии для обозначения зон расположения некоторых других реквизитов, в том числе даты документа, регистрационного номера документа и заголовка к тексту. Примерный текст инструкции по бухгалтерскому делопроизводству представлен в Приложении 2 к настоящему пособию.