Глава 1.2. Основные способы организации делопроизводства

бухгалтерии предприятия

Для организации делопроизводства бухгалтерии предприятия его руководством может быть выбран децентрализованный, централизованный или смешанный (комбинированный) способ. Выбор в пользу одного из указанных способов, как правило, производится в зависимости от следующих обстоятельств:

1. Организационная структура предприятия.

2. Характер (сущность и размах) уставной деятельности предприятия.

3. Место бухгалтерии (иного аналогичного подразделения или должностного лица) в системе управления предприятием.

4. Объем общего и бухгалтерского документооборота <*>.

--------------------------------

<*> Документооборот - упорядоченное перемещение документов от одного структурного подразделения (должностного лица) к другому с момента их поступления (создания) до момента помещения в дела предприятия, см. далее.

Кроме того, при выборе способа организации делопроизводства бухгалтерии предприятия обычно учитываются предписания Государственной системы документационного обеспечения управления <**>. К примеру, в соответствии с ГСДОУ регистрация документов, поступающих на предприятие (т.н. входящих, см. далее), а также документов, образующихся в его повседневной (внутренней) деятельности (т.н. внутренних, см. далее), обычно производится децентрализовано, т.е. непосредственно в структурных подразделениях (участках документирования), которым указанные документы предназначены (в которых они созданы).

--------------------------------

<**> ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991.

Хранение документов, а также их формирование в дела предприятия, согласно ГСДОУ, может быть организовано как децентрализованным, так и централизованным способом, причем последнее в наибольшей степени присуще предприятиям со сравнительно небольшим объемом документооборота и несложной организационной структурой. Что касается первичной, а также последующей автоматизированной обработки документов, то она обычно осуществляется на предприятии централизованно: в первом случае - в экспедиции или на соответствующем участке службы делопроизводства (документационного обеспечения управления), а во втором - в вычислительном центре, отделе (группе) обработки информации и т.п.

Исходя из вышеизложенного, читателям может быть рекомендовано следующее.

Децентрализованный способ ведения бухгалтерского делопроизводства в общем случае внедряется и применяется на предприятиях со сложной организационной структурой (предусматривающей, в частности, функционирование обособленных структурных подразделений (филиалов или представительств)) - и (или) децентрализованной системой общего делопроизводства предприятия (см. в этой связи рис. 1.4) <*>.

--------------------------------

<*> Централизация управления документами (и концентрация последних в одном месте) при этом может иметь место только на этапе их подготовки к передаче в архив, см. далее.

Пример организации бухгалтерского делопроизводства

децентрализованным способом

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌───────────────────────────────────────────────────┐ │

│ │Центральный офис (головная организация) предприятия│ │

│ └──────────────────────────────┬────────────────────┘ │

│┌────────────────────────────────────────┐│┌────────────────────────────┐│

││ Служба (отдел) делопроизводства <*> ├┼┤ Филиал N 1 ││

│└┬───────────────────────────────────────┘│└──────────────┬─────────────┘│

│ │┌──────────────────────────────────────┐│ ┌─────────────┴────────────┐ │

│ ├┤ Отдел общего делопроизводства ││ │ Группа <***> │ │

│ ││ ││ │ делопроизводства │ │

│ │└──────────────────────────────────────┘│ └──────────────────────────┘ │

│ │┌──────────────────────────────────────┐│┌────────────────────────────┐│

│ ├┤Группа бухгалтерского делопроизводства│├┤ Филиал N 2 ││

│ │└──────────────────────────────────────┘│└───────────────┬────────────┘│

│ │┌──────────────────────────────────────┐│ ┌──────────────┴───────────┐ │

│ └┤Отдел (группа) архивного хранения <**>││ │ Группа делопроизводства │ │

│ └──────────────────────────────────────┘│ └──────────────────────────┘ │

│┌────────────────────────────────────────┐│┌────────────────────────────┐│

││ Представительство ├┴┤ Филиал N 3 ││

│└─────────────────┬──────────────────────┘ └────────────────┬───────────┘│

│ ┌────────────┴────────┐ ┌───────────────┴──────────┐ │

│ │ Секретарь <***> │ │ Группа делопроизводства │ │

│ └─────────────────────┘ └──────────────────────────┘ │

│ │

│ -------------------------------- │

│ <*> Структурные подразделения отдела выполняют делопроизводственные │

│ задачи в интересах центрального офиса (головной организации) │

│ предприятия, за исключением отдела (группы) архивного хранения. │

│ <**> Выполняет задачи по архивному хранению документов предприятия в │

│ целом. │

│ <***> С полномочиями по ведению бухгалтерского делопроизводства. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 1.4

Централизованный способ ведения бухгалтерского делопроизводства - в общем случае внедряется и применяется на предприятиях с несложной организационной структурой (в частности, на малых предприятиях) и (или) централизованной системой общего делопроизводства предприятия (см. в этой связи рис. 1.5) <*>.

--------------------------------

<*> Централизованный способ ведения бухгалтерского делопроизводства не исключает, однако, исполнения документов непосредственно на рабочих местах исполнителей.

Пример организации бухгалтерского делопроизводства

централизованным способом

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌──────────────────────────┐ │

│ │ Руководитель предприятия │ │

│ └─────────────┬────────────┘ │

│┌────────────────────────────────────┐│┌────────────────────────────────┐│

││ Заместитель по управлению ├┴┤ Заместитель по производству и ││

││ │ │ сбыту ││

│└┬───────────────────────────────────┘ └┬───────────────────────────────┘│

│ │┌──────────────────────────────────┐ │┌──────────────────────────────┐│

│ ├┤ Служба (отдел) кадров │ ├┤ Производственный отдел N 1 ││

│ │└──────────────────────────────────┘ │└──────────────────────────────┘│

│ │┌──────────────────────────────────┐ │┌──────────────────────────────┐│

│ ├┤ Служба (отдел) делопроизводства │ ││ Производственный отдел N 2 ││

│ ││ <*> │ ││ ││

│ │└──────────────────────────────────┘ │└──────────────────────────────┘│

│ │┌──────────────────────────────────┐ │┌──────────────────────────────┐│

│ ├┤ Бухгалтерский отдел │ ├┤ Служба сбыта ││

│ │└──────────────────────────────────┘ │└──────────────────────────────┘│

│ │┌──────────────────────────────────┐ │┌──────────────────────────────┐│

│ ││ Аналитический отдел │ ││ Служба материально- ││

│ └┤ │ └┤ технического обеспечения ││

│ └──────────────────────────────────┘ └──────────────────────────────┘│

│ │

│ -------------------------------- │

│ <*> Структурные подразделения службы (отдела) выполняют │

│ делопроизводственные задачи в интересах всего предприятия, в том числе │

│ бухгалтерского отдела. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 1.5

Во всех остальных случаях для ведения бухгалтерского делопроизводства, как правило, применяется смешанный (комбинированный) способ, в соответствии с которым, как отмечалось ранее, часть операций (видов работ) по обработке документов производится централизованно, например, в единой службе делопроизводства предприятия, а другая их часть - непосредственно по месту назначения (создания) документов, в том числе бухгалтерских (см. в этой связи рис. 1.6).

Пример организации бухгалтерского делопроизводства

смешанным (комбинированным) способом

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│┌─────────────┐ ┌──────────────────────────┐ │

││Секретарь <*>├─────────┤ Руководитель предприятия │ │

│└─────────────┘ └─────────────┬────────────┘ │

│┌───────────────────────────────────┐ │┌────────────────────────────────┐│

││ Заместитель по управлению ├─┴┤ Заместитель по производству и ││

││ │ │ сбыту ││

│└┬──────────────────────────────────┘ └┬───────────────────────────────┘│

│ │┌─────────────────────────────────┐ │┌──────────────────────────────┐│

│ ├┤ Служба (отдел) кадров │ ├┤ Производственный отдел N 1 ││

│ │└─────────────────────────────────┘ │└──────────────────────────────┘│

│ │┌─────────────────────────────────┐ │┌──────────────────────────────┐│

│ ├┤ Служба (отдел) делопроизводства │ ├┤ Производственный отдел N 2 ││

│ ││ <**> │ ││ ││

│ │└─────────────────────────────────┘ │└──────────────────────────────┘│

│ │┌─────────────────────────────────┐ │┌──────────────────────────────┐│

│ ├┤ Аналитический отдел │ ├┤ Служба сбыта ││

│ │└─────────────────────────────────┘ │└──────────────────────────────┘│

│ │┌─────────────────────────────────┐ │┌──────────────────────────────┐│

│ ││ Бухгалтерский отдел │ ││ Служба материально- ││

│ └┤ │ └┤ технического обеспечения ││

│ └─────────────────┬───────────────┘ └──────────────────────────────┘│

│ └────────────────┐ │

│ ┌────────────────────────────────┐ │ ┌──────────────────────────────┐│

│ │ Учетная группа │ │ │Группа инвентаризации, оценки,││

│ │ ├─┼───┤ ревизий и аудита ││

│ └────────────────────────────────┘ │ └──────────────────────────────┘│

│ ┌────────────────────────────────┐ │ ┌──────────────────────────────┐│

│ │ Расчетная группа ├─┴───┤ Группа делопроизводства <***>││

│ └────────────────────────────────┘ └──────────────────────────────┘│

│ │

│ -------------------------------- │

│ <*> С полномочиями по ведению делопроизводства руководителя │

│ предприятия. │

│ <**> Структурные подразделения службы (отдела) выполняют │

│ делопроизводственные задачи в интересах всего предприятия, за │

│ исключением задач, отнесенных к компетенции группы делопроизводства │

│ бухгалтерского отдела. │

│ <***> Выполняет делопроизводственные задачи в интересах │

│ бухгалтерского отдела, за исключением задач, отнесенных к компетенции │

│ службы (отдела) делопроизводства, например, по архивному хранению │

│ бухгалтерских документов. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 1.6

Как следует из представленной ниже схемы, выполнение задач бухгалтерского делопроизводства (в общем случае) возлагается на группу в составе бухгалтерского отдела. Основные вопросы ее функционирования рассматриваются в следующей главе.