Глава 3.2. Требования к структуре документов бухгалтерии

Перейдем к рассмотрению требований к структуре бухгалтерских документов. Напомним, что под структурой управленческого документа следует понимать последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей его текста, объединенных единством излагаемого в документе вопроса (направления) деятельности.

Сказанное в полной мере справедливо в отношении бухгалтерских документов, содержание которых представляет связный текст (см. выше). Сравнительная характеристика структур некоторых таких документов представлена на рис. 3.4 <*>.

--------------------------------

<*> См. Методические рекомендации ВНИИДАД "Унификация текстов управленческих документов" (1998 г.).

Сведения о структуре некоторых видов управленческих

документов, содержание которых представлено связным текстом

N п/п	Вид документа	Примерная структура документа
1.	Положение о предприятии (структурном подразделении)	Общие положения; задачи; функции; права; ответственность; взаимоотношения
2.	Инструкция по виду деятельности (по ДОУ)	Общие положения; правила подготовки и оформления документов; организация документооборота; информационно-поисковая система по документам; контроль исполнения документов; составление номенклатуры дел; формирование дел и подготовка документов к передаче на архивное хранение; организация работы службы документационного обеспечения
3.	Должностная инструкция	Общие положения; функции; права; ответственность; взаимоотношения
4.	Приказ (распоряжение)	Констатирующая часть; приказная (распорядительная) часть
5.	Протокол	Вводная часть; основная часть
6.	Акт	Вводная часть; констатирующая часть
7.	Договор	Стороны договора; предмет договора; права и обязательства сторон; особые условия; реквизиты сторон
8.	Письмо	Вводная часть; основная часть; заключительная часть; приложения

Рис. 3.4

Что касается бухгалтерских документов, содержание которых представлено в табличной или комбинированной форме, то их структура в значительной мере определяется способом расположения информации в таблице и за ее пределами. При этом особое внимание следует обратить на согласованность структуры текстовой и табличной частей в составе комбинированных документов.

Так, структуризация текстовой части документа обычно организуется в соответствии со схемой, представленной на рис. 3.5 <*>. Структуризация табличной части документа организуется в соответствии со структурой соответствующей таблицы.

--------------------------------

<*> Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. М.: Проспект, 2005.

Пример структуризации текста управленческого документа

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Типовая структура текстов управленческих документов │

└──────────────────────────────┬──────────────────────────────┘

┌──────────────────────────────┴──────────────────────────────┐

┌─────┤ Вводная часть (введение) │

│ └──────────────────────────────┬──────────────────────────────┘

│ ┌──────────────────────────────┴──────────────────────────────┐

│ │ Основная часть (основной текст) (может предварительно │

│ │ подразделяться на разделы, главы, статьи) ├─────┐

│ └──────────────────────────────┬──────────────────────────────┘ │

│ ┌──────────────────────────────┴──────────────────────────────┐ │

├─────┤ Заключительная часть (заключение) │ │

│ └──────────────────────────────┬──────────────────────────────┘ │

│ ┌──────────────────────────────┴──────────────────────────────┐ │

│ │ Приложения │ │

│ └──────────────────────────────┬──────────────────────────────┘ │

└──────┐ │ ┌──────┘

┌──────┴──────────────────┐ │ ┌───────────────────┴─────┐

│Структуризация по абзацам│ │ │Структуризация по пунктам│

│ │ │ │ (параграфам) │

└─────────────────────────┘ │ └─────────────────────────┘

┌─────────────────────────────┴──────────────────────────────┐

│ Структуризация в зависимости от способа представления │

│текста в составе приложения (связный текст, таблица, анкета)│

└────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 3.5