Глава 2.9. Организация работы с бланками, печатями

и штампами, хранящимися в бухгалтерии

Отдельного рассмотрения в рамках настоящего пособия заслуживает, на наш взгляд, организация работы с бланками, печатями и штампами бухгалтерской службы. Перечисленные "атрибуты власти" играют важную роль в обеспечении нормальных условий функционирования бухгалтерской службы, выполнения ею своих задач по предназначению.

Напомним, что в соответствии с ГОСТом 51141-98 под бланком понимается набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Однако в контексте данной главы будет более верным рассматривать бланк в качестве информационного носителя с зафиксированной на его поверхности совокупностью реквизитов и постоянной (трафаретной) частью текста, применяемого предприятием в целях документирования управленческой деятельности <*>.

--------------------------------

<*> Бумажные бланки делятся на листовые (например, бланк доверенности) и сброшюрованные (например, бланк трудовой книжки).

Печати и штампы представляют собой простейшие механические приспособления, предназначенные для воспроизведения на документах оттисков информации служебного (делового) характера, необходимость в которой обусловлена задачами деятельности предприятия. Так, Положение о правилах ведения бухгалтерского учета (2002 г.) квалифицирует штамп как устройство, содержащее прямоугольное клише, в котором в зависимости от назначения указываются:

наименование организации;

адрес организации;

телефоны организации;

название структурного подразделения организации <*>;

текстовое воспроизведение термина, обозначающего совершаемую операцию ("Принято", "Проведено" и др.) <**>.

--------------------------------

<*> В штампах соответствующих подразделений, например: "Бухгалтерская служба".

<**> Кроме того, в штамп могут включаться фамилия и инициалы работника организации, подписывающего документы, календарная дата и другая необходимая информация.

Что касается печатей, то, как следует из Методических рекомендаций ВНИИДАД "ОРД. Требования к оформлению документов" (2003 г.), они имеют круглую или треугольную форму. Печать, помимо наименования предприятия, может нести на себе изображение эмблемы (символа), а также иные реквизиты, установленные нормативными правовыми актами и локальными актами предприятия <***>.

--------------------------------

<***> Так, требования к гербовой печати установлены ГОСТом Р 51511-2001.

На практике предприятие (его структурные подразделения и должностные лица) использует в повседневной деятельности различные виды бланков, печатей и штампов (см. ниже). Порядок обращения с бланками, печатями и штампами целесообразно зафиксировать в специальной инструкции (ином аналогичном документе).

Отметим далее, что в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете бухгалтерские документы должны создаваться на бланках типовых (типовых межведомственных) форм, разрабатываемых централизованно, а также на бланках специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых соответствующими министерствами (ведомствами) в интересах обеспечения деятельности подведомственных предприятий, организаций и учреждений. Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

В случаях, предусмотренных законодательством, бланки форм бухгалтерских документов могут относиться к бланкам строгой отчетности. Последние в обязательном порядке нумеруются. Кроме того, для бланков строгой отчетности устанавливается особый порядок обращения. Такой порядок, в частности, должен регламентировать:

полномочия структурных подразделений (должностных лиц) по обращению с бланками;

организацию обеспечения предприятия бланками;

организацию изготовления бланков;

организацию хранения бланков;

организацию учета бланков;

организацию выдачи бланков;

организацию использования бланков в соответствии с предназначением;

организацию списания бланков;

меры по обеспечению сохранности бланков;

ответственность работников, допущенных к обращению с бланками.

Полномочия структурных подразделений (должностных лиц) по обращению с бланками подлежат разграничению. С этой целью приказом руководителя предприятия (распоряжением главного бухгалтера) определяются должностные лица (по категориям и персонально), допущенных к обращению с конкретными видами бланков.

Обеспечение предприятия бланками организуется либо по заявкам, направляемым полиграфическим предприятиям, имеющим лицензию на изготовление бланковой продукции и соответствующие технологические возможности, либо силами предприятия. Изготовление бланков может осуществляться на средствах компьютерной техники либо типографским способом <*>.

--------------------------------

<*> Последнее обязательно в отношении гербовых бланков.

Хранение бланков строгой отчетности в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете должно осуществляться в сейфах (металлических шкафах), установленных в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их надежную сохранность. Учет бланков организуется на основе учетных данных о количестве и номерах бланков в соответствующих учетных формах (журналах, книгах) <**>.

--------------------------------

<**> При выявлении расхождений между учетными и фактическими данными о наличии бланков выясняются причины этого, после чего в учетные данные вносятся необходимые уточнения.

Выдача бланков производится работникам, допущенным к обращению с ними, под роспись в книге (журнале) учета (см. рис. 2.36). В соответствии с Положением о правилах ведения бухгалтерского учета (2002 г.) при выдаче бланков следует производить их полистный пересчет, проверку правильности их нумерации, а также качество бланков <*>.

--------------------------------

<*> Последнее должно обеспечивать использование бланков по предназначению.

Форма приходно-расходной книги по учету бланков

трудовой книжки и вкладыша в нее <**>

--------------------------------

<**> Соответствует Приложению N 2 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Рис. 2.36

Использование бланков должно осуществляться в строгом соответствии с их предназначением. В целях экономии бланков рекомендуется предварительно выполнить оформление пробного варианта документа в электронной форме либо на листе бумаги соответствующего формата <***>.

--------------------------------

<***> В тех случаях, когда это возможно и оправданно.

Списание бланков, не пригодных к дальнейшему использованию (испорченных, устаревшего образца, с ошибочной нумерацией и т.п.), а также утраченных в процессе обращения, производится на основании акта. Пример акта представлен на рис. 2.37.

Примерная форма акта о списании бланков

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Утверждаю <*> │

│ Наименование должности │

│ руководителя предприятия │

│ Подпись │

│ И.О. Фамилия │

│ 00.00.0000 │

│ 0 │

│ Акт N --- │

│ │

│ 00 месяца 0000 года (наименование нас. пункта) │

│ │

│ о списании трудовых книжек │

│ │

│ Комиссией в составе: │

│ председатель - ________________________________________________________ │

│ члены: ________________________________________________________________ │

│ _______________________________________________________________________ │

│ _______________________________________________________________________ │

│ составлен настоящий акт в том, что за период с 00.00.0000 по │

│ 00.00.0000 при оформлении оказалось испорчено _________________________ │

│ (цифрами и прописью) │

│ бланков трудовых книжек и _____________________________________________ │

│ (цифрами и прописью) │

│ бланков вкладышей в трудовую книжку, в том числе: │

│ а) бланки трудовой книжки: │

│ серия, номер - испорчен в результате _______________________________ │

│ ______________________________________________________________________; │

│ серия, номер - испорчен в результате________________________________ │

│ ______________________________________________________________________; │

│ (И т.д.) │

│ б) бланки вкладыша в трудовую книжку: │

│ серия, номер - испорчен в результате ________________________________│

│ ______________________________________________________________________; │

│ серия, номер - испорчен в результате _______________________________ │

│ ______________________________________________________________________; │

│ (И т.д.) │

│ │

│ Комиссия подтверждает непригодность перечисленных выше бланков к │

│дальнейшему использованию по назначению и предлагает уничтожить их путем │

│сожжения. │

│ │

│ Председатель комиссии: подпись И.О. Фамилия │

│ Члены комиссии: подпись И.О. Фамилия │

│ подпись И.О. Фамилия │

│ │

│ -------------------------------- │

│ <*> После утверждения акта руководителем предприятия бланки │

│ уничтожаются и списываются с книг учета, о чем в нижней части акта │

│ делается соответствующая отметка │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 2.37

С целью обеспечения сохранности бланков должностными лицами бухгалтерской службы вырабатываются и реализуются соответствующие меры. К числу таких мер следует, в частности, отнести:

осуществление контроля за бланками на всех этапах обращения с ними;

достоверное, своевременное и полное отражение сведений о бланках в соответствующих учетных формах.

Особое внимание следует обратить на контроль за наличием бланков при их приеме на хранение и в процессе хранения. С этой целью согласно Положению о правилах ведения бухгалтерского учета (2002 г.) поступающие из мест изготовления пачки (посылки) с бланками проверяются полистно. При обнаружении в упаковках недостач (излишков), а также испорченных бланков составляется акт.

Работники, нарушившие правила обращения с бланками, несут за это ответственность, предусмотренную законодательством и локальными актами предприятия. Так, в соответствии со ст. 19.11 Кодекса РФ об административных нарушениях нарушение порядка изготовления, использования, хранения или уничтожения бланков - носителей герба Российской Федерации влечет наложение административного штрафа в размере от пяти до десяти МРОТ <*>.

--------------------------------

<*> То же - в отношении нарушения порядка обращения с печатями и штампами.

Полномочия структурных подразделений (должностных лиц) по применению печатей (штампов) также подлежат разграничению. С этой целью приказом руководителя предприятия (распоряжением главного бухгалтера) определяются виды печатей и штампов, предназначенных для обеспечения деятельности структурных подразделений и должностных лиц (по категориям и персонально), а также полномочия подразделений (лиц) по применению печатей (штампов).

Такие полномочия могут быть зафиксированы в положении о структурном подразделении или должностной инструкции работника. Необходимость удостоверения документа оттиском печати (применения штампа) определяется нормативно-правовыми актами и локальными актами предприятия <**>.

--------------------------------

<**> См. в этой связи Приложение 8 к настоящему пособию.

Обеспечение предприятия печатями (штампами) организуется либо по заявкам, направляемым специализированным предприятиям, имеющим лицензию на изготовление соответствующей продукции и соответствующие технологические возможности, либо силами предприятия. Изготовление печатей (за исключением печатей предприятия) и штампов может осуществляться непосредственно на предприятии.

Хранение печатей и штампов должно осуществляться в местах, исключающих доступ к ним посторонних лиц и обеспечивающих их надежную сохранность от случайного повреждения (утраты). Так, Методические рекомендации ВНИИДАД "ОРД. Требования к оформлению документов" (2003 г.) предписывают хранить печати в надежно запирающихся шкафах.

Учет печатей и штампов в соответствии с Положением о правилах ведения бухгалтерского учета (2002 г.) ведется в специальной книге (перечне) (см. рис. 2.38) <*>.

--------------------------------

<*> Листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя предприятия (главного бухгалтера), а также скреплены сургучной печатью (опломбированы). Хранение книги организуется в несгораемом шкафу у руководителя предприятия (главного бухгалтера).

Примерная форма перечня печатей предприятия

N п/п	Название печати	Кол-во экз.	Наименование подразделения	Наименование должности	Фамилия, инициалы	Место хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Рис. 2.38

Использование печатей (штампов) разрешается только уполномоченным структурным подразделениям (должностным лицам). Право пользования гербовой печатью (печатью предприятия) предоставляется ограниченному кругу лиц - руководителю предприятия, его первому заместителю, главному бухгалтеру, руководителю службы делопроизводства.

Списание печатей, штампов производится в следующих основных случаях:

утрата;

износ;

прекращение деятельности предприятия (структурного подразделения) в связи с ликвидацией или реорганизацией (присоединение, слияние);

преобразование предприятия в связи с изменением формы собственности;

переименование предприятия (структурного подразделения);

несоответствие печати (штампа) установленному образцу либо определенным требованиям.

Списание печати (штампа) производится на основании акта.