Voice narration

To record a narration, your desktop computer needs a sound card and a microphone and microphone connector. A laptop computer just needs a microphone and microphone connector. You can record a narration before you run a presentation, or you can record it during the presentation and include audience comments. If you don't want a narration throughout the entire slide show presentation, you can also record separate sounds or comments on selected slides or objects. For information, see the Help topic Record a voice narration.

Saving your presentation as a slide show

Saving your PowerPoint presentation as a slide show ensures that when the file is opened, it automatically opens as a slide show (in full screen mode).

1. In the Save as type box, select PowerPoint Show (*.pps), and then click Save.

2. On the File menu, click Save As.

Tips for giving better presentations.

For presentations intended to educate or persuade people in a professional setting or under other formal situations, it's a good idea to follow these tips:

• Keep the number of slides to about six. State the problem, the solution, the alternatives rejected, the research to support the solution, the cost (budget/resources), and action items. Title slides and a last slide labeled "Questions" can be included in the slide deck, but the body of your talk should comprise about six slides, no more.

• Try to keep each bullet point to one line in length, without text wrapping. Doing so aids readability and makes a list of bullets neat and scannable. Remove articles such as "a" and "the" if possible.

• Choose an appealing design template that is professional and not too eye-catching after the first slide. You don't want the design to detract from your message.

• Keep your slides accessible where possible. Use high contrast between background color and text color. For example, though a violet background with grey or white text is soft and approachable, you should avoid it, because people may have trouble reading it.

• Keep your text simple. Text on a slide primarily is a data point for you to key off as speaker. Effective slide text is not confusing and keeps people turning from each slide to you for more information. If you observe people focusing on your slides, the slides may contain too much data or be confusing or distracting in some other way.

• Ask your audience to hold questions until the end. Questions are an excellent indicator that people are engaged by your subject matter and presentation skills. But if you save them until the end of the presentation, you will get through the material uninterrupted. Also, early questions are often answered by ensuing slides and commentary.

Stay on time! If your allotted time is 10 minutes, do not go over. If there's no time limit, take less time rather than more to ensure that people stay engaged.

Set up the presentation automatically.

1. On the File menu, click Save As.

2. In the Save as type box, select PowerPoint show (.pps).

3. In the File name box, enter a file name, and then click Save.

Notes

• To start the presentation, double-click the file name in Windows Explorer.

• To advance through the presentation, click anywhere on the screen.

• To exit the presentation before it is finished, press ESC.

Go to a specific slide while presenting

Use the following commands to navigate to another slide you're giving a slide show or reviewing a presentation in slide show view.

Go to the previous slide

• Press BACKSPACE.

• Right-click, and on the shortcut menu, click Previous.

Go to a specific slide

• Type the slide number, and then press ENTER.

• Right-click, point to Go to Slide on the shortcut menu, and then click the slide you want.

See previously viewed slide

Right-click, and on the shortcut menu, click Last Viewed.

Team up on PowerPoint presentations.

Applies to

Microsoft Office PowerPoint 2003 and Microsoft Windows 2002

Since there are several ways to collaborate in PowerPoint, it's important to determine which collaboration method is best for you. This article provides you with possible solutions for the collaboration challenges you may encounter.

I want to . . .	Solution
Allow others to modify a presentation	Send a presentation for review
Prepare a presentation with a remote team	Host an online meeting
Review other collaboration options	Choose a different collaboration option

Send a presentation for review.

Suppose you need to deliver a project presentation for your company at an annual conference, and to ensure that you are covering all the aspects of the project, you would like to collect some inputs from the other members of your project team. By using PowerPoint along with Microsoft Outlook®, you can send a presentation for review so that others can add comments and make changes to their copies of the presentation without using a hard copy markup or other slow revision methods. As presentations are completed by your team members and sent back to you, you can merge them with your original copy of the presentation, and then you can use the reviewing tools in PowerPoint to apply your team members' changes and incorporate them into your presentation.

Technical requirements for presentation reviews

You can send a presentation for review in PowerPoint using Outlook or any other 32-bit e-mail program compatible with the Messaging Application Programming Interface (MAPI), a Microsoft Exchange server or network server, or a floppy disk. Reviewers can use any version of PowerPoint to review your presentation.

Host an online meeting.

As a team manager for an ongoing project, you have just been asked to prepare a presentation of your team's findings thus far. You need a help from some of the members of your project team, but they are located in another city. By using PowerPoint and Microsoft NetMeeting®, you can start an online meeting from within PowerPoint and then work jointly on the presentation, send each other text messages in Chat, transfer files, and work on the Whiteboard in real time with the people at the remote site.

Technical requirements for online meetings

The host of the online meeting and all participants must have NetMeeting installed on their computers, but the host is the only person who needs to have the shared presentation and PowerPoint installed. Also, the host should confirm that all participants know which server will be used for the meeting and are able to access it.

Choose a different collaboration option.

The following options provide collaboration solutions for situations when you do not have a 32-bit e-mail program compatible with the Messaging Application Programming Interface (MAPI); the file size of the presentation is too large to send via e-mail; you do not have a high-speed connection to a server; or, you just want to post a presentation for others to see or download. All of these options allow others to view your presentation, but most involve settings that do not allow others to make modifications to your presentation.

Conduct a Web discussion.  You can conduct a Web discussion of a presentation if your team has access to a Web server running Microsoft Office Server Extensions. The threaded discussion is much like discussing something via e-mail, only all of your team members' comments are kept in one place and there is no need to send e-mail messages back and forth to one another. Team members will not be able to insert comments to individual slides or items on a slide in a presentation, but they will be able to add comments about the overall presentation.

Create a Web site.   You can use Microsoft Windows Share Point Services to create a Web site on which you can store presentations and other documents for team members to access and modify.

Create a shared folder.   You can create a shared folder on your computer that others can access, and then place the presentation in that folder. Anyone who has a permission to access the shared folder can then insert comments directly in your presentation.

Post a presentation to a public folder.   You can post your presentation to a Microsoft Exchange public folder when you want to make a presentation available to others but you don't want to send it in an e-mail message. Anyone who has a permission to access the public folder can then insert comments directly in your presentation.

Save a presentation to a Web server.   You can save a complete presentation, a custom show, a single slide, or a range of slides to a Web server if you want others to view your presentation. You can also save your presentation as a Web page for others to view.

Save a presentation to an FTP site.   You can add FTP sites to the list of available Internet sites if you have access to the Internet and want others to view your presentation. In addition, if you have access rights and the FTP site supports saving files, you can save presentations to the Internet from the Save As dialog box (File menu) in PowerPoint.

Unit 3.

Added Information.

1.Here are some interesting and necessary information in Russian. The commercial director Mr. Volkov has found and gathered it for his colleagues. I think you are to be curious to read it too.

КАК ВЕСТИ СЕБЯ С ЗАПАДНЫМИ ПАРТНЕРАМИ:

Вести бизнес с русскими - это как по джунглям ходить на каблуках.

Из интервью с американским бизнесменом.

Культура как мировосприятие проникает во все сферы нашей жизни, в том числе и деловую, за­ставляя людей вести себя в конк­ретных ситуациях так, а не иначе.

Таким образом, вопрос о роли культурологического ком­понента в процессе ведения биз­неса и управлении компании приобретает сегодня особую важность.

Американские бизнесмены часто обвиняют русских в том, что для русских «дружба» важ­нее бизнеса и заниматься бизнесом в России — это все равно, что идти через джунгли на каблуках. Необходимо учитывать, что русская традиция деловых контактов, а также ведения переговоров предполагает неформальное обще­ние, включая застолье, баню и др.

Что же может помочь для решения данного вопроса? Знание принципов межкультурной коммуникации — для России новой приклад­ной дисциплины, задача которой состоит в том, чтобы налаживать мостики между не понимаю­щими друг друга сторонами, способствовать ми­нимизации конфликтов, возникающих на почве культурологических различий. Что же надо знать, чтобы эффективно взаимодействовать с пред­ставителями западных деловых кругов, а также наладить правильную коммуникационную стра­тегию в рамках полиэтнического коллектива?

Ответ кроется в параметрах культуроло­гических различий: кто мы — представите­ли индивидуалистической или коллективис­тской культуры, как мы относимся к иерар­хической структуре общества, насколько мы терпимы к неопределенности, как мы ценим время, на что мы ориентируемся во время встречи — на результат или на гармониза­цию взаимоотношений (процесс).

Так, американцев, например, отличает от других бешеный темп жизни.

Современные американцы продолжают поддерживать этот бешеный, темп жизни, за­данный их предками. Работа — успех, вре­мя — деньги. Они должны успеть первыми, ими движет привычка, к стремлению только вперед, к завоеванию окружающей среды и достижению поставленных в жизни целей.

Американская культура — это культура индивидуалистов, где приветствуется любая инициатива, особенно если она исходит от под­чиненных. В отли­чие от немецкой культуры, которая отличается строгой иерархичностью и вертикалью власти, где инструкции спускаются только ближайшим непос­редственным подчи­ненным и хранятся строго в стенах дан­ного отдела, амери­канцы придержива­ются, политики «от­крытых дверей». Американцы любят действовать, не ог­лядываясь на на­чальство, если толь­ко это не запреще­но правилами. Иерархия в амери­канской компании резко отличается от нашей, и отношения с руководством строятся на принципах партнерства.

Будучи страшными ценителями времени, которое ассоциируется у них с понятием про­дуктивности, американцы очень пунктуаль­ны и опоздание даже на десять минут рас­ценивается как неуважение, так как за этот промежуток времени можно успеть сделать многое. Таким образом, нарушается принцип продуктивности и замедляется процесс по­ступательного движения к намеченной цели.

Такое отношение ко времени способствует тому, что с самого начала разговора они «рас­крывают свои карты», а затем продолжают бе­седу на основе предложений и контрпредложений. Будучи ценителями определенности, а так­же искренности и открытости, они испытывают затруднения, когда вторая сторона не раскры­вает своих намерений. Во время разговора не любят паузы и молчание, которое расценивают как проявление неискренности, двусмысленно­сти. Когда они не согласны с чем-то, сразу го­ворят об этом, что часто приводит нас, предста­вителей русской культуры, в замешательство. Разговор с американцем должен напоминать игру в пинг-понг: фраза на фразу. Переговоры для американцев — это процесс решения про­блемы путем взаимных уступок с учетом - соот­ношения сил. Они не любят, когда одна сторона предлагает только один вариант решения. При этом все должно быть по существу. Время для американцев — деньги, показатели продуктив­ности, поэтому нужно стремиться сразу «брать быка за рога» и переходить к делу. По этой причине американцы часто не понимают нас с нашей привычкой обсуждать главные вопросы застольно. С начала беседы американцы ведут себя довольно неформально, часто прибегают к юмору, рассказывают о себе и семье.

На первой же встрече американцы стара­ются вытянуть устное согласие по поводу сдел­ки или любого другого мероприятия. Они хотят получить принципиальное согласие, а де­тали будут разрабатывать потом. Однако мо­гут быть очень жесткими в этих деталях и все проверяют, даже если это кажется очевидным. Они настойчивы. Всегда ищут решение. Зайдя в тупик, они будут перебирать все возможные способы выхода из него. Важно заметить, что американцы предпочитают краткосрочное партнерство. У них имеются ежеквартальные планы, которые требуют реализации. Оптималь­ные сроки для американцев — 2-3 года. Пятилетками они даже мыслить не могут, т.к. им нужна немедленная прибыль. В этом проявля­ется их прагматизм. Поэтому не удивляйтесь, если по завершении вашего сотрудничества американцы забудут ваше имя.

Немцы немного напоминают американцев, но это касается только их темпа работы. В отличие от представителей американской культуры немцы с их продолжительными отпусками, социальным обеспечением и богатой культурой намного больше ценят понятие «качество», и особенно это относится к качеству жизни. Немцы любят «фундаментальность» во всем. Они питают огромное уважение к имуществу и собственности. Солидным зданиям, мебели, автомобилям, хорошей одежде. Особое внимание они уделяют основательности в изложении своих мыслей.

Как уже было отмечено, иерархия в немецких компаниях обязательна, что часто приводит к чрезмерной почтительности перед непос­редственным начальником и высшим руководством. Немецкий босс — личность обособленная, сидящая в офисе за закрытой дверью.

В отличие от американцев немцы обладают особым стилем проведения встреч и пере­говоров — более формализованным и консер­вативным. Поэтому на встречах с немцами надо применять более формальный подход.

Немцы дисциплинированны и приходят на встречу вовремя и хорошо одетыми, тре­буя от вас того же самого. Они следят за иерархией при рассаживании и за очеред­ностью выступлений. Важно обращаться к немцам только по фамилии, тем самым, про­являя свое уважение. Кроме того, в Германии много докторов наук, поэтому сочетание фамилии и звания лишь будет способствовать установлению, хорошего контакта.

Бизнес — это серьезное дело, поэтому посвящают себя полностью обсуждению только деловых вопросов. В отличие от американцев немцы не отличаются любовью к неформальности и поэтому не любят шутить во время деловых встреч. Бизнес — это бизнес, к которому они основательно готовятся, собирая максимум полезной для них информации. Во время проведения встреч они тщательно записывают свои замечания и на следующий день приходят хорошо подготовленными.

Немцы не любят неопределенность, поэтому не отличаются гибкостью и нелегко отказываются от своих доводов или аргументов. Правда, при этом они стремятся к поиску общей платформы. Иерархичность немцев проявляется даже в том, что они любят «сегментировать» свои аргументы — каждый член переговоров выступает по своей специальности. Они не вмешиваются в замечания своих коллег и демонстрируют хорошую командную работу. Но это не значит, что они являются представителями коллективистской культуры. Показатели индивидуализации немецкой культуры довольно высоки и поэтому требуют, чтобы к каждому из них относились как к уникальной личности, наделенной рядом талантов и уникальных черт. При этом для каждой личности важна самореализация, которая выражается в карьерном росте.

Немцы, как и американцы, ценят время, но эксцентрично, и американцев, которые сла­вятся своим прагматизмом, не любят, когда их торопят, и рассчитыва­ют на принятие решения в рамках встреч. Процесс принятия решения — это поступа­тельное движение к цели, но не такое стре­мительное, как у американцев. Немцы любят взвешенность и логичность, которая часто про­является в тяжеловесной аргументации.

В отличие от немцев, которые боятся выгля­деть французы ведут себя независимо, временами как диссиденты. Фран­цузы — это народ, который живет в своем соб­ственном мире, центром которого является Фран­ция. Они поглощены своей историей и уверены в том, что их страна задала стандарты демокра­тии, справедливости, законодательных и госу­дарственных систем, военной стратегии, фило­софии, науки, сельского хозяйства, виноделия, изысканной кухни и вообще «умения жить». Французы практически ничего не знают о мно­гих других народах, так как их образовательная система в основном сосредоточе­на на истории Франции. Они не интернациональны в своем знании, но много знают об Азии и Африке и обладают широкой эрудицией в изучении древних культур. Что же касается иностранцев, то к ним они относятся довольно мило. При этом вас не считают равным, как, на­пример, в Америке. Вы — другой. Французы живут своей уникаль­ностью и верят, что однажды все станут соответствовать их стандар­там. Какой подход нужно приме­нить к французам, имея дело с ними?

Как и представители немец­кой культуры, французы отлича­ются иерархичностью культуры. Они любят официальность, и по­этому обращаться к ним следует только по фамилии, демонстрируя почти подчеркнутую вежливость по отношению к старшему фран­цузскому руководству. Эта же чер­та французской культуры отразит­ся на том, как люди будут расса­живаться во время переговоров.

Они большие индивидуалис­ты и не испытывают недостатка в самоуверенности. Это, в соче­тании с хорошей образованнос­тью, побуждает их действовать в одиночку. Внутри самой Франции эта черта уравновешивается сильной центральной властью.

Французы ценят время, но при этом встреча может быть продол­жительной и многословной. В от­личие от американцев и немцев, которые ориентируются на резуль­тат во время встречи, французы рассматривают переговоры как подготовительный процесс. Очень часто человек, ответственный за принятие решения, отсутствует на встрече. Французы не предъявля­ют свои требования в начале встре­чи, но подводят к ним с помощью тщательно сконструированных ло­гических обоснований. Свои на­мерения они раскрывают позднее, в процессе переговоров. А в нача­ле переговоров они пытаются вы­яснить намерения и требования второй стороны.

Будучи очень логичной на­цией, они привязываются к лю­бому нелогичному высказыва­нию противоположной стороны. Их логичность будет приводить к пространному анализу всех об­суждаемых вопросов.

Обсуждение французы, как правило, затягивают, т.к. относят­ся к нему как к интеллектуально­му процессу, во время которого знакомятся с другой стороной и, возможно, обнаруживают ее сла­бости французы редко идут на уступки, если их логика устоит. Возможно, они согласятся с ваши­ми аргументами, но при этом свое неудовольствие выразят хитрой улыбкой. Если возникает тупико­вая ситуация, они не ищут реше­ния, как американцы, а остаются непреклонны, но делают это не ос­корбительно, просто вновь заявляя о своей позиций. Это связано с тем, что для французов важнее ус­тановить гармоничные отношения с партнерами, чем быстро полу­чить результат от деловой встре­чи. Они точны в словах, но всегда осторожничают, что опять-таки обусловлено ориентацией на про­цесс, а не на результат.

В отличие от американцев цели французов — долгосрочны, они стараются установить проч­ные личные взаимоотношения. Поэтому, очень часто во время бе­седы, они уклоняются от повестки дня и подолгу говорят по ряду воп­росов в произвольном порядке. Они будут увязывать эти перего­воры с другими возможными для себя сделками. Личные взгляды влияют на их действия в интере­сах компании, т.к. членами пере­говорного процесса и компании в целом часто являются их близкие друзья, коллеги по университету или даже родственники.

Они прибывают на перего­воры, заранее собрав максималь­но полную информацию о своих потенциальных партнерах, но все же оценивают их сквозь призму французского менталитета.

Таким образом, межкультур­ные различия проявляются и в том, как люди готовятся к сдел­кам, проводят их, как они ведут бизнес вообще. Поэтому, чтобы избежать многочисленных «ля­пов» и связанного с ними мате­риального и морально-психологи­ческого ущерба, сформировать представление о себе как о ком­петентных и высококультурных партнерах, с которыми не только выгодно, но и по-человечески при­ятно иметь общее дело, необхо­димо учитывать национальную специфику тех людей, с которы­ми строится сотрудничество.