84. Создание резервов на случай непредвиденных обстоятельств. Сметные резервы. Резервы управления. Ответственность за проектные риски.

Резервные фонды для использования в непредвиденных обстоятельствах создаются для покрытия ошибок в расчетах, упущений или неопределенности, которые могут вскрыться по мере выполнения проекта. Величина и количество резервов на случай непредвиденных обстоятельств зависят от "новизны" проекта, неточности в оценках времени и затрат, технических проблем, небольших изменений в масштабе и от непредвиденных проблем. На практике непредвиденные обстоятельства составляют от 1 до 10% в проектах, аналогичных предыдущим. В уникальных проектах и проектах, связанных с высокими технологиями, непредвиденные обстоятельства зачастую достигают от 20 до 60%. В целях контроля резервный фонд обычно подразделяют на сметный резерв и фонд резерва управления. Сметные резервы выделяются на конкретные пакеты работ или сегменты проекта, выбранные из основной сметы и структуры распределения работы по этапам. Они используются для выявленных рисков с малой вероятностью возникновения. Примеры таких рисков: небольшие изменения в дизайне и ошибки в расчетах времени и затрат. Величина резерва определяется при расчетах затрат на принятый план выхода из непредвиденных обстоятельств или план выхода из кризиса. За распределение сметных резервов должны нести ответственность как управляющий проектом, так и члены команды, отвечающие за работу над конкретным сегментом проекта. Если риска удается избежать, фонды возвращаются в резерв управления. Резервы управления необходимы для покрытия крупных непредвиденных и потенциальных рисков и применяются к проекту в целом. Их организуют после того, как организованы сметные резервы и выделены фонды. Они не зависят от сметных резервов и контролируются управляющим проектом и "владельцем" проекта. Организация резервов управления происходит на основе исторических данных и мнений об уникальности проекта. Особый случай - размещение технических резервов на случай непредвиденных обстоятельств в резерве управления. Технические резервы связаны, как правило, с новыми, неиспытанными инновационными процессами или продукцией. Контроль за риском такого типа - вне сферы компетенции управляющего проектом. Поэтому технические резервы находятся внутри резервов управления и контролируются "владельцем" или верхним эшелоном управления. Владелец и управляющий проектом вместе решают, когда привести в действие план непредвиденных обстоятельств.

Основной способ контроля затраты на риски – письменное подтверждение ответственности за них. Ответственность за каждый выявленный риск должна быть возложена на одного работника (или поделена между несколькими) при взаимном согласии руководителя, управляющего проектом с одной стороны и подрядчика или работника, имеющего линейную ответственность за пакет работ или сегмент проекта. Если управление рисками не оформить документально, то ответственность за риск и действия по выходу из него будут игнорироваться. Зачастую владелец и подрядчик имеют противоречащие друг другу цели - низкие затраты против качества. Разделение ответственности может являться лучшим способом снизить риск. Планирование должно определить, какие риски контролируются владельцем, какие - подрядчиком, а какие - совместно ими обоими. Рассмотрим наиболее распространенные категории рисков. На руководителя/управляющего проектом ложится ответственность за технические риски, риски связанные с инфляцией, стихийными бедствиями, изменениями масштабов проекта. Подрядчик отвечает за риски, связанные с затратами и соблюдением графика работ. Руководитель и подрядчик несут совместную ответственность за риски, связанные с безопасностью и инновационностью проекта.