1 Визуализация нового бизнеса и реинжиниринг

1.1 Визуализация образа нового бизнес-процесса

К принципам реинжиниринга относятся:

• эвристические правила реконструкции бизнеса, касающиеся ор­ганизационных взаимодействий в ходе выполнения бизнес-процессов;

• правила применения в бизнес-процессах новых информационных технологий;

• новые организационные структуры, ориентированные на процессы, а не отдельные функции.

Эвристические правила представляют собой рекомендации, какими должны быть новые, перепроектированные бизнес-процессы, на каких принципах они должны быть основаны, чтобы обеспечить резкое скачкообразное улучшение показателей. Предлагаемые правила направлены, в первую очередь, на упрощение потоков информации и организационных отношений, устранение лишних работ и связей, а также изменение личной роли работников в сторону увеличения их полномочий и самостоятельности в принятии решений.

1. Несколько работ объединяются в одну (горизонтальное сжатие процесса).

При традиционном способе ведения дел процессы представляются в виде сборочного конвейера, на каждом рабочем месте которого выполняются простые задачи. При реинжиниринге ранее различные работы (задания) интегрируются. Горизонтальное сжатие процесса не только уменьшает количество людей, но и ускоряет выполнение процесса примерно в 10 раз. Уменьшается количество ошибок и отпадает необходимость держать специальную группу людей для устранения ошибок. Улучшается управляемость за счет уменьшения количества людей и четко распределенной ответственности между ними.

Данное правильно уже успешно функционирует в фирме «СибТэк», учитывая количество персонала, а оно составляет 5 человек, большое количество смежных функций уже роздано каждому из членов фирмы.

2. Исполнители принимают самостоятельные решения (вертикальное сжатие процесса).

При традиционной организации работ, ориентированной на выпуск массовой продукции, исходили из предположения, что исполнители не имеют ни времени, ни склонности, ни глубоких и всесторонних знаний для того, чтобы самостоятельно принимать решения. Реинжиниринг отбрасывает это предположение.

Вертикальное сжатие происходит за счет того, что в тех точках, где при традиционной организации работ исполнитель должен обращаться к управленческой иерархии, принимающей решения, исполнитель принимает решения самостоятельно. В результате уменьшаются временные задержки, снижается стоимость, ускоряется реакция на запросы клиента, увеличиваются полномочия исполнителей.

Данное правило уже применяется к данному процессу, по сколько после приёма заказа каждый менеджер сам находит пути поиска товара, т.е. он сам выбирает фирму, грузовое предприятие по доставке (если оно требуется)… и самостоятельно общается с клиентом.

3. Шаги процесса выполняются в естественном порядке.

Реинжиниринг процессов освобождает от линейного упорядочения работ, свойственного традиционному подходу, позволяя выполнять работы в их естественном порядке, в том числе, где это возможно - параллельно. Делинеаризация процессов ускоряет их выполнение. Ускорение происходит по двум причинам. Во-первых, ряд работ выполняется параллельно. Во-вторых, уменьшается время, которое тратится на устранение несоответствий между предыдущими и последующими шагами процесса.

Это правило применимо к данному процессу, исходя из размеров предприятия и специфики действия. Разберём пример, что менеджер имеет два заказа, один «старый», другой «новый», но бывает получается так, что во время поиска товара для «старого» заказа он находит товар для «нового» заказа, и естественно будет логично, что менеджер завершит «новый» заказ, а старый заказ будет выполнен позже.

4. Процессы имеют различные варианты исполнения.

Традиционные процессы выполняются всегда идентично. В связи с этим обычно они оказываются очень сложными, так как учитывают различные исключения и частные случаи, причем 80% времени тратится на 20% работы.

Новые перепроектированные процессы должны иметь различные версии для различных ситуаций, что очень актуально при быстром изменении рынка. При таком подходе процесс начинается с некоторого проверочного шага, определяющего, какая версия наиболее подходит к данной ситуации. Отдельные версии процесса являются ясными и простыми, т.к. каждый вариант ориентирован только на одну соответствующую ему ситуацию.

Данное правило не применимо к данной фирме потому, что менеджер полностью свободен в средствах выполнения своего процесса, важен лишь конечный результат.

5. Работа выполняется там, где это наиболее целесообразно

В традиционных компаниях работа организуется вокруг специалистов, сгруппированных в функциональные подразделения: расчетный отдел, отдел заказов, транспортный отдел и т.п. Поэтому если расчетному отделу требуется новый карандаш, то он обращается с заявкой в отдел заказов. Отдел заказов находит производителя, договаривается о цене, размещает заказ, осматривает товар, оплачивает его и передает в расчетный отдел. Описанный процесс является достаточно расточительным и медленным, т.к. он затрагивает несколько подразделений, взаимодействующих друг с другом в письменной форме.

Реинжиниринг сдвигает работу между границами подразделений, что устраняет излишнюю интеграцию и приводит к повышению эффективности процесса.

На данный момент данное правило не нужно организации из-за её маленьких размеров. Большая коммуникабельность, согласованность, автономность и гибкость всех 5 членов организации, поэтому все действия происходят слажено и без лишней расточительности.

6. Уменьшение проверок и управляющих воздействий.

Традиционные процессы насыщены проверками и управляющими шагами, не производящими материальных ценностей для заказчика, а проверяющими соблюдение исполнителями предписанных правил. Так, например, отдел заказов до исполнения заказа проверяет право клиента осуществить данный заказ, подлинность подписи клиента и финансовую состоятельность его подразделения или компании. При общей целесообразности проверок многие компании не задумываются над тем, сколько стоит проведение этих проверок. На практике довольно часто оказывается, что стоимость проверок и управляющих воздействий превосходит стоимость потерь, которые бы имели место при отсутствии проверок.

Реинжиниринг предлагает более сбалансированный подход. Вместо проверки всех выполняемых работ перепроектированный процесс, который часто агрегирует эти работы, делает отложенные комплексные проверки и управляющие воздействия. Это заметно сокращает время и стоимость проверок.

В данной организации не нужно применение данного правила потому, что список клиентов на столько мал, что менеджер вступает в обширный контакт с клиентом, что в свою очередь уже является проверкой, в дополнение к этому, исходя из предыдущих схем видно, что пока клиент не отправляет деньги, процесс не сходит с мёртвой точки.

7. Минимизация согласований.

Еще один вид работ, не производящих непосредственных ценностей для заказчика - согласования.

Задача реинжиниринга - минимизировать согласования в ходе исполнения процесса путем сокращения внешних точек контакта.

В существующем процессе не имеет смысла производить данную рекомендацию потому, что коллектив предельно согласован во всём из-за его минимальных размеров и свободного выбора средств.

8. Уполномоченный менеджер обеспечивает единую точку контакта

Механизм уполномоченного менеджера применяется в тех случаях, когда шаги процесса либо сложны, либо распределены таким образом, что интеграция их силами небольшой команды невозможна.

Уполномоченный менеджер действует как буфер между сложным процессом и заказчиком. Чтобы исполнить эту роль, менеджер должен быть способен отвечать на вопросы заказчика и решать его проблемы. Поэтому менеджер должен иметь доступ ко всем информационным системам, используемым в этом процессе, и ко всем исполнителям.

В фирме «СибТэк» менеджер уже изначально является уполномоченным менеджером, поэтому данное правило фактически уже применяется.

9. Преобладает смешанный централизованный / децентрализованный подход.

Централизация имеет ряд недостатков, таких, как длительное время принятия решений, плохая осведомленность лица, принимающего решения, о конкретных обстоятельствах, плохой контакт с исполнителями. Однако и полная децентрализация имеет свои недостатки, главный из которых - несогласованность в принятии решений.

Избежать подобных проблем можно, применяя смешанный подход, который, с одной стороны, предполагает автономную работу подразделений, а, с другой стороны, позволяет подразделениям координировать свои действия. Причем современные технологии позволяют осуществлять координацию без бюрократического аппарата - за счет возможности пользоваться централизованными данными.

Избежать подобных проблем можно, применяя смешанный подход, который, с одной стороны, предполагает автономную работу подразделений, а, с другой стороны, позволяет подразделениям координировать свои действия. Причем современные технологии позволяют осуществлять координацию без бюрократического аппарата - за счет возможности пользоваться централизованными данными.

Данное правило уже применятся на предприятия, имеется чёткая структура, но при этом работники почти полностью вольны в своих решениях.

Эвристические правила, и их применение являются начальным этапом реинжиниринга бизнес-процесса. Следующий важный этап – планирование изменений, которые будут внесены в существующий бизнес-процесс для его улучшения. [10]

Реструктуризация процесса будет заключаться в ведение грузовых перевозок. Я пришла к выводу, что логистическое предприятия без особых проблем сможет справляться и с диспетчерской функцией, т.к. имея поисковой опыт, сотрудники без проблем смогут хорошо справляться со смежным, фактически идентичным занятием, большое время на рынки и наличие связей сделают предприятие конкурентоспособным на рынке грузоперевозок. Грузоперевозки — это процесс, вследствие которого совершается перемещение в какое-либо место ценных, хрупких, крупногабаритных, да и вообще, любых объектов с помощью какого-нибудь транспорта. В кругу перевозчиков, а также и заказчиках, под понятием стоимости, как правило, понимается оплата в одну сторону, какой либо перевозки. В нашем случае перевозка планируется осуществляться автотранспортом… Основные преимущества:

1. Очень быстрая и своевременная доставка.

2. Во время перевозки обеспечивается полный контроль над грузом.

3. Гибкое планирование маршрутов.

4. Высокая экономичность.

В наше время различная деятельность разных компаний не обходится без очень тесного сотрудничества с компаниями, которые занимаются грузоперевозками (Транспортно экспедиционная компания). Для многих компаний качественная, быстрая, своевременная доставка различного груза является одним из важнейших факторов, которые влияют на развитие и стабильность данной компании. Для частных компаний высокий уровень оказания транспортных услуг является не менее важным, потому что это залог уверенности и полного спокойствия во время перевозки имущества. Вследствие этого с каждым годом интерес и спрос на различные грузоперевозки растет и растет.

Сервис, предлагаемый компаниями, занимающимися грузоперевозками, помимо собственно перевозки грузов включает в себя также страхование перевозимых объектов, подготовку полного комплекта документов на данный товар или груз (товарно-транспортной накладной, счёт-фактуры, сертификатов соответствия), а также, при необходимости, его таможенное оформление.

Компании, которые занимаются транспортировкой, предоставляют клиентам все более и более обширный спектр, предоставляемых услуг. При этом, организация дает «стопроцентную» гарантию их высокого качества. Первоначально путь товара или груза берет свое начало с разработки концепции и оптимального маршрута по которому будет двигать груз, вычисления и расчета всей стоимости данной доставки, подготовки всей необходимой документации. Затем определяются транспортные и погрузочные средства, необходимые для данного товара. Далее происходит оформление необходимых разрешений, производится мониторинг движения товара с момента начала пути и до момента, когда груз будет доставлен.

Спектр услуг по грузоперевозкам:

• Переезд из офиса в другой офис.

• Дачный переезд.

• Квартирный переезд.

• Страхование перевозимых грузов.

• Страхование контейнеров.

• Транспортировка тяжеловесных и негабаритных грузов.

• Очень тщательная охрана перевозимого товара.

• Полная упаковка товара.

• Транспортировка сейфов, банкоматов.

• Перевозка груза сопровождается персональным менеджером, который несет ответственность за данный товар.

• Транспортировка коттеджей.

• При перевозке применяется система спутниковой навигации, которая контролирует груз на протяжении всего маршрута.

• Очень быстрая подача транспорта к месту погрузки.

• Работы такелажного типа.

• Перевозка сборных грузов

• Транспортировка длинномерных грузов.

• Перенос различной мебели и всевозможных предметов интерьера на новое место.

Стоимость транспортировки зависит от: веса, габаритов, дальности транспортировки товара, времени, затраченного на погрузку, стоимости километража.

В нашем случае вмешательство будет ещё более углубленное, мы попытаемся одним выстрелом убить обоих зайцев.

1. Перевозить грузы собственным заказчикам.

   1. Позволит уменьшить, как время обслуживания клиентов, так и издержки, связанные с транспортировкой грузас имеющихся 13,9%

2. Осуществление грузовых перевозок другим лицам.

   1. Поможет нарастить денежный оборот, прибыль компании и в дальнейшем вывести её из кризиса (таблица расчётов рентабельности прилагается в электронном виде).

Доставленная продукция

Доставка продукции

З аказ Доставленная продукция

О плата

Д оговор Удовлетворённость заказчика

Рисунок 11 - Модель процесса

В новую модель чёрного ящика был добавлен водитель, диспетчер, новый кодекс ПДД, а главное поменялся сам процесс, в конечно итоге мы получили новый выход, доставленная продукция.

Но при этом «СибТэк» в плане грузоперевозок вступит на рынок совершенной конкуренции т.к. на данный момент грузоперевозки являются распространённым явлением, но имея связи, опыт, рекомендации, и второй род деятельности предприятия будет являться уникальным.

Можно указать целевые значения метрик бизнес-процесса, которые должны быть достигнуты в результате реализации предлагаемых изменений. Для удобства приведем в таблицу предполагаемые значения метрик.

Название метрик	Новые значения метрик	Старые значения метрик
Время обслуживания заказчиков	14-20 дней	2 месяца
Стоимость товара	25-30% наценка	15%
Процент отказов	0%	10%
Уровень сервисного обслуживания	-	-
Система оплаты	Полная оплата	Полная оплата
Доход в месяц	600-1000 тыс. рублей	150-200 тыс.рублей

Из новой таблицы видно, что будет наблюдаться незначительное снижение времени обслуживание, но главное стоит большой разброс цифр в разделе денежного кругооборота. В данном случае наблюдается банальная нехватка данных, требуется проведение опытов. На данный момент моё предложение состоит в следующем; не подвергаться большому риску, и не залезать в долги с дорогостоящими машинами, а изначально найти водителя со своей машиной и предложить ему диспетчерские услуги, т.е. снабжать его заказами и брать определённый процент, так же отправлять его на свои заказы. Главное в данный период, назовём его период «теста» не получение прибыли, а выявление динамики, т.е. посмотреть начнут ли падать издержки перевозок собственных грузов, а так же определить какое количество заказов сможетпредоставлять фирма своим водителем за весь этот период, собрать данные, предположительно за пол года или год обработать их, и тогда уже решить стоит ли закупать собственные автомобили, чтобы получать существенную прибыль.