Collection Letter (subsequent requests)

If an account is long overdue and reminders — either by letter or phone — have failed to secure payment, subsequent collection letters should be increasingly stronger and more demanding in tone. The letter may warn about possible legal action, repossession, the intervention of a collection agency, loss of credit rating, or garnisheeing of wages (where permitted). The letter may also note that the company is taking these actions reluctantly, having been forced to act by the customer's failure to fulfill his or her obligation.

Dear Mr. Jonathan:

Your account at Roval Lumber is two months past due. If payment is not received immediately, we will have to take appropriate action.

Our records show an unpaid balance of $484.32. An installment payment was requested on November 19. Two notices have been sent since then. A minimum payment of $100 within five days will maintain your credit. We refer all our delinquent accounts to the Merchant's Credit Bureau.

We can continue to offer credit only if our customers meet their obligations. Please send your payment at once. Otherwise, Roval Lumber will have no choice but to turn over your account to the collection agency.

Assignments

I. Suggest the English equivalents of the phrases below:

накладення арешту на зарплату боржника; агенція, яка займається стягненням боргів; судовий позов; вимушено; вилучення за неплатіж (речей, які взяли в кредит); попереджувати; виконувати обов’язки; забезпечувати платіж; нагадування; ваш рахунок прострочений два місяці; передавати рахунок (кому-небудь); рахунок давно прострочений; обслуговувати кредит; несплачений залишок; несплачений рахунок; розкладення платежів; ми змушені будемо ужити відповідних заходів.

ІІ. Study the use of italicized words in different phrases, suggest their Ukrainian equivalents:

~ collection ~

charity ~ ; customs ~ ; debt ~ ; ~ of duties; ~ of outstanding debts; ~ of taxes

~ credit ~

consumer ~ ; currency ~ ;deferred ~ ; instalment ~ ; short-term ~ ; to buy on ~ ; to grant a ~ ; to obtain a ~ ; to provide a ~ ; to reimburse a ~ ; to resume a ~; to sell on ~; to suspend ~ ;

III. Translate into English using the above phrases:

Шановні панове!

Просимо вибачити, але ми змушені знову нагадати Вам про велику заборгованість нашій фірмі, що продовжує рости. Ми завжди намагалися зрозуміти Ваші фінансові труднощі, проте цього разу заборгованість перевищує всі попередні, а термін оплати давно минув.

Сподіваємося, Ви розумієте, що ми не можемо більше нехтувати інтересами наших співробітників, а тому змушені подати позов до суду.

Дуже шкода, що наше співробітництво виявилося невдалим.

IV. Answer the questions:

1. What is the purpose of writing the collection letters (subsequent requests)?

2. What possible actions may be taken to force the debtor to pay?

V. Write the collection letter (subsequent request) of your own according to the plan:

1. State strongly the need for immediate payment.

2. Emphasize creditor’s responsibility.

3. State amount of debt.

4. Review history of collection efforts.

5. Warn of negative consequences of inaction.

6. Demand immediate payment.