1.3 Система інформаційного забезпечення комерційної діяльності підприємства
Якщо подивитися на основні потоки в комерційній діяльності підприємства (фінансові, матеріальні та інформаційні), подані на рисунку 1.1, ми побачимо, що інформаційний потік є набагато ширшим за інші.
Рисунок 1.1 – Основні потоки в комерційній діяльності
Відомо, що матеріал і фінансові потоки завжди супроводжуються інформацією. Різні підрозділи підприємства, які виконують функції комерційної діяльності, пов'язані між собою інформаційними потоками. Саме підприємство також пов'язано із зовнішнім середовищем інформаційними потоками. Таким чином, інформаційне забезпечення комерційної діяльності є сполучним механізмом, який змушує всі елементи працювати як єдина система. Отже синергетичний прибуток на підприємстві залежить від виконання функції інформаційного забезпечення комерційної діяльності.
Розглянемо склад інформаційного забезпечення комерційної діяльності підприємства.
Система інформаційного забезпечення комерційної діяльності в своєму складі має декілька інструментів, спрямованих на задоволення потреб інших функцій комерційної діяльності, а також кілька допоміжних елементів, як це подано на рисунку 1.2.
Рисунок 1.2 – Склад системи інформаційного забезпечення комерційної діяльності
Система інформаційного забезпечення комерційної діяльності починається із системи електронного документообігу підприємства. За підрахунками аналітиків час взаємодії між підрозділами розподіляється наступним чином: 20% – на виконання роботи і 80% – на передачу її результатів наступному виконавцю [7, с. 78]. Система електронного документообігу поділяється на систему діловодства, документообігу та систему управління документами.
Системи діловодства забезпечують роботу з електронними версіями документів і реквізитами реєстраційно-контрольних форм відповідно до прийнятих в країні правил та стандартів діловодства. Системи документообігу забезпечують чіткий та формально контрольований рух документів всередині і поза організацією на основі інформаційних і комунікаційних технологій.
Системи електронного управління документами (ЕУД) забезпечують процес створення, управління доступом і розповсюдження великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, а також забезпечують контроль над потоками документів в організації».
Як відправні цифри, які можуть бути використані під час розрахунку відповідних повернень, можна скористатися даними Siemens Business Services [9, с. 90]:
– 30% часу робочих груп витрачається на пошуки і узгодження документів;
– 6% документів безповоротно губляться;
– кожен внутрішній документ копіюється до 20 разів;
– на 20-25% зростає продуктивність праці персоналу за використанняелектронного документообігу;
– вартість архівного зберігання електронних документів на 80% нижча в порівнянні з паперовими.
Система електронного документообігу підприємства дозволяє оптимізувати час, після чого можна приступати до впровадження інших систем: системи підтримки прийняття рішень, системи управління ресурсами підприємства, системи безпеки інформації та інформаційних технологій.
Система підтримки прийняття рішень (англ. Decision Support System, DSS) – автоматизована комп'ютерна система, метою якої є допомога людям, що приймають рішення в складних умовах для повного і об'єктивного аналізу предметної діяльності [10, с. 79].
Сучасні системи підтримки прийняття рішення являють собою системи, максимально пристосовані до вирішення завдань повсякденної управлінської діяльності, є інструментом, покликаним надати допомогу особам, які приймають рішення. Прикладом системи підтримки прийняття рішень є система «Ситуаційні центри».
Ситуаційні центри акумулюють інструменти збору та аналізу інформації, інструменти прогнозування і побудови можливих моделей розвитку і візуального представлення результатів у вигляді, який буде максимально зручний і корисний для використання.
ERP-система (англ. Enterprise Resource Planning System – система планування ресурсів підприємства) – корпоративна інформаційна система, призначена для автоматизації обліку та управління. Як правило, ERP-системи будуються за модульним принципом і в тому або іншому ступені охоплюють всі ключові процеси діяльності компанії [1, с. 113].
Історично концепція ERP стала розвитком більш простих концепцій MRP (Material Requirement Planning – планування матеріальних потреб) і MRP II (Manufacturing Resource Planning – планування виробничих ресурсів). Використовуваний в ERP-системах програмний інструментарій дозволяє проводити виробниче планування, моделювати потік замовлень та оцінювати можливість їхньої реалізації в службах і підрозділах підприємства, пов'язуючи його зі збутом.
Інформаційна безпека – це стан захищеності інформаційного середовища, захист інформації являє собою діяльність щодо запобігання витоку інформації, що захищається, несанкціонованих і ненавмисних впливів на захищеність інформації, тобто процес, спрямований на досягнення цього стану. Системний підхід до опису інформаційної безпеки пропонує виділити такі складові інформаційної безпеки [5, с. 103]:
1. Законодавча, нормативно-правова і наукова база.
2. Структура і завдання органів (підрозділів), що забезпечують безпеку ІТ.
3. Організаційно-технічні і режимні заходи і методи (політика інформаційної безпеки).
4. Програмно-технічні способи і засоби забезпечення інформаційної безпеки.
Для підвищення рівня синергетичного ефекту підприємства можна скористатися методами, відомими як метод «бережливого виробництва» і «6 сiгм».
Суть «бережливого виробництва» полягає в усуненні втрат і нарощуванні швидкості і потоку операції.
«6 сiгм» – це методологія управління, спрямована на виявлення й усунення негативних наслідків відхилень у операціональній діяльності [2, с. 109].
Діяльність функціонального підрозділу підприємства, яке займається інформаційним забезпеченням комерційної діяльності, необхідно спрямувати на пошук та усунення відхилень в подіях, що відбуваються, що дозволить усунути втрати.
Організація роботи має проходити по алгоритму, поданому на рисунку 1. 3.
Рисунок 1.3 – Циклічний алгоритм оптимізації діяльності підприємства
Спочатку необхідно провести аналіз діяльності підприємства і виявити центри зосередження витрат. Акцентувати увагу потрібно на тих центрах, які, відповідно до закону нормального розподілу Гаусса, приносять основні результати. Наступний крок – виявлення причин відхилень, що викликають витрати. Наступним кроком буде розробка заходів щодо усунення відхилень. На цій стадії необхідно, крім пошуку вирішення проблем, визначити ефективність від реалізації цих заходів. Можливо, необхідно переглянути показники, за якими оцінюється діяльність функціональних підрозділів підприємства. Четвертим кроком буде реалізація розроблених заходів, де відбувається усунення втрат, а процес оптимізації роботи підприємства переходить на нову фазу циклу. Цейпроцес має бути спрямований на досягнення якості шести сiгм, тобто статистичного показника, рівного 3,4 дефекту на мільйон [2]. Фактично цей процесс нескінченний.
Розвиток кожного елемента системи інформаційного забезпечення комерційної діяльності сприяє підвищенню взаємозв'язку між функціями комерційної діяльності, найбільш оптимального керування основними потоками і підвищенню синергетичного ефекту.
Оптимізацію діяльності підприємства в нинішніх умовах необхідно починати із впровадження на підприємстві системи електронного документообігу.
Наступним кроком стане робота функціонального підрозділу підприємства, що займається інформаційним забезпеченням комерційної діяльності, відповідно до представленого вище алгоритму.
За вибору об'єкта оптимізації необхідно керуватися законом нормального розподілу Гауса.
Перспективи подальших досліджень в цьому напрямку полягають у розробці системи показників, що дозволяє виявити синергетичний прибуток підприємства та оцінювати діяльність кожного функціонального підрозділу підприємства.