1.2 Поняття інформаційного забезпечення комерційної діяльності організації, його роль і значення

Комерційна діяльність – це система відносин – економічних і торговельно - технологічних – у сфері обігу, мета яких полягає в досягненні взаємовигоди, для продавця – отримання прибутку та синергетичного ефекту, для покупця – задоволення потреб і більш якісного обслуговування.

Управління відносинами в комерційній діяльності здійснюється через виконання певних функцій.

На підприємствах функції комерційної діяльності виконують різні функціональні підрозділи, найменування і склад яких залежить від масштабів підприємства, його традицій і т. д.

На ринку сьогодні домінує маркетинговий підхід до організації комерційної діяльності. Основне місце в системі комерційної діяльності за маркетингового підходу займає інформаційне забезпечення комерційної діяльності.

Мета інформаційного забезпечення комерційної діяльності – надання своєчасної, достатньої, достовірної інформації суб'єктам відносин системи комерційної діяльності для прийняття рішень, що сприяють досягненню мети комерційної діяльності.

Виділяють два рівні характеристик інформаційного забезпечення:

• елементний, тобто сукупність даних, характеристик, ознак;

• системний, тобто відтворює взаємозв'язку і залежності між класифікаційними групами інформації, що реалізується у вигляді інформаційних моделей [12, ст. 106].

При елементній характеристиці інформації вивчаються склад інформації, форма і види носіїв, їх номенклатура. При характеристиці інформаційної системи досліджуються рух інформаційних потоків, їх інтенсивність і стійкість, алгоритми перетворення інформації і відповідна цим об'єктивним умовам схема документообігу.

Для аналізу інформаційного забезпечення найбільше значення має виділення наступних різновидів інформації (Табл.1.1).

Таблиця 1.1

Класифікація видів інформації [8, ст. 185].

Класифікаційна ознака	Вид інформації
У залежності від описуваних процесів	Виробничо-економічна; техніко-технологічна; організаційна, соціальна; інформація про зовнішні господарських зв'язках
По відношенню до керованого об'єкту	Зовнішня; внутрішньовиробничий
За роллю в процесі управління	Директивна; нормативна; планова; аналітична
За ступенем поновлення і порядку поновлення	Постійна; змінна; тривалого зберігання; оперативна; циклічна; періодична
За ступенем агрегування	Проста; інтегрована; усереднена і т.п.
За ступенем перетворення	Первинна; похідна; узагальнена
За ступенем обробки	Бухгалтерська; статистична; оперативно-виробнича і т.п.

При організації інформаційного забезпечення принципове значення має розподіл інформації на пряму, тобто командну, витікаючу від керуючої системи, і зворотну, яка відображатиме реакцію керованого об'єкта на зміни, і реалізовані рішення.

При створенні інформаційного забезпечення орієнтуються на усереднену, вирівняну потребу в інформації керівників і фахівців. Особливе місце тут займає інформація про управління, у якій відбиваються прогресивні прийоми і методи організації управління.

У процесі організації інформації принципове значення має розчленування її на умовно-постійну, що виконує роль нормативно-довідкової, та змінну. Обидва ці види інформації на основі аналізу класифікаційних зв'язків організовуються у взаємозалежні блоки (моделі), які можуть бути описують, тобто характеризують процес в статиці або динаміці, компонентами, що відображають певну типову ситуацію.

Процес формування інформаційного забезпечення включає кілька етапів (Табл.1.2).

Таблиця 1. 2

Етапи формування інформаційного забезпечення [6]

Етапи формування інформаційного забезпечення	Характеристика
Опис стану об'єкту	Передбачає набір техніко-економічних показників і параметрів, що характеризують керуючу і керовану систему, з відповідною класифікацією цих показників
Формування приватних статичних моделей	Моделювання класифікаційних зв'язків в інформаційних масивах з виділенням причинно-наслідкових залежностей
Обгрунтування тенденцій кількісного та якісної зміни у виробництві	Відображення в інформаційних моделях динаміки окремих елементів і процесів. Кількісне зміна передбачає коригування інформації, а якісна зміна - її часткову або повну перебудову
Інтегрування інформаційної моделі процесу виробництва	Відбиває взаємозв'язок і динаміку локальних процесів і всього виробництва

Порядок формування визначає підхід до аналізу складу інформації. Організація інформації значною мірою зумовлює порядок її зберігання, реєстрації, оновлення, передачі та використання. Чітка організація банків даних дозволяє більш повно обгрунтувати напрямки руху, інтенсивність потоків, закономірності її перетворення, методику запитів і отримання.

Таким чином, система інформаційного забезпечення - це сукупність даних про цілі, стан, напрямки розвитку об'єкта і навколишнього його середовища, організована у взаємозалежних потоках відомостей. Ця система включає методи отримання, зберігання, пошуку, обробки даних і видачі їх користувачеві.

Необхідно відзначити, що найважливішим напрямком є дослідження руху інформації, тобто аналіз інформаційного потоку, що забезпечує зв'язок, необхідний у виробничій системі (між структурними підрозділами апарату управління), та її контакти з зовнішнім середовищем (установами та організаціями). Забезпечення раціональних зв'язків між джерелами і приймачами інформації та шляхів її циркуляції є одним з неодмінних умов ефективного функціонування системи управління.

Відносна сталість взаємозалежностей структурних підрозділів дозволяє вибирати раціональну структуру шляхів руху інформації і найбільш ефективні технічні засоби для кожного каналу зв'язку.

Таким чином, потік інформації - рух інформації від джерела до одержувача, напрямок якого задається адресами джерела і одержувача інформації.

Потоки характеризуються кількістю інформації, що знаходиться в системі і обробляється в одиницю часу. Дані можуть оброблятися і переміщатися: поточно, у міру виникнення; з регулярною періодичністю, коли інформація накопичується, після чого обробляється і переміщується через заздалегідь встановлені проміжки часу; нерегулярно по мірі виникнення окремих інформаційних сукупностей.

Вид руху інформації і терміни її вступу до керуючу систему повинні бути узгоджені у часі з циклом виробництва і забезпечувати можливість своєчасного втручання в хід виробництва.

Сприйняття та оцінка інформації і реакція на інформацію передбачає необхідність вольового й фізичного зусилля керівників усіх рівнів. Кожний керівник повинен бути налаштований на прийом, переробку, передавання інформації у вигляді управлінських рішень. Це допоможе йому зрозуміти випадкові та непередбачувані проблеми, зробити прорив у невідоме, адаптуватися в мінливій обстановці та проявити інноваційний підхід, коли для досягнення результатів необхідно буде відшукати цілком нові рішення та ідеї.