2. Управление формальными и неформальными группам. (29)

Группы формируются в результате деятельности определенных организационных структур и разделения труда в организации. (30)

Так, процесс интеграции членов организации в группы может происходить в подразделениях в ходе совместной деятельности в соответствии с технологическими цепочками, т.е. появление групп может быть реакцией на внедренный технологический процесс, предполагающий постоянные пространственные контакты определенных членов организации, их взаимозависимость и совместное достижение общих целей.

Группы могут возникать и тогда, когда некоторые члены организации видят себя как группу, осознают границы своей группы по отношению к другим структурным единицам и социальным общностям внутри организации.

Группы могут формироваться в результате заранее спланированных действий руководства организации как некоторая часть формальной структуры. Но иногда возникают неформальные структуры организации как следствие непланируемых социальных процессов. В связи с этим важно определить природу и особенности функционирования формальных и неформальных групп в организации.

Формальные группы – это группы в организации, сознательно созданные для достижения коллективных целей организации. (31)

Тест 4.

Формальные группы – это группы в организации, сознательно созданные администрацией для достижения коллективных целей организации.

А. Верно.

Б. Неверно.

Данные группы осуществляют формальные функции, такие, как выполнение конкретных работ, генерирование идей, поддержание связей и т.д., что содействует достижению целей организации. Ясно, что достижение каждой цели требует создания определенной структурной единицы (в отдельных случаях нескольких структурных единиц), действующей достаточно автономно, причем, согласно требованиям кооперации и осуществления совместной трудовой деятельности, эта структурная единица должна быть формально связана с другими структурными единицами организации.

Лидеров этих групп (руководителей подразделений) обычно назначает администрация, членов группы (работников подразделений) принимает на работу тоже она.

При создании формальных групп члены организации объединяются искусственно в соответствии с порученными им официальными ролевыми предписаниями и заранее спланированной структурой организации. (32)

Наиболее существенными чертами формальной группы являются наличие поставленной высшим руководством организации перед группой задачи, а также формально закрепленной, максимально стандартизованной системы поведенческих норм, санкций, ролевых требований, т.е. формальной роли.

Каждая формальная роль содержит описание процедур и процессов работы и набор предписаний, выражающих требования руководства организации или ее подразделений. (33)

При этом в качестве признаков формальных статусов и ролей выступают: формально описанные полномочия в рамках иерархической структуры организации; формальное название должности и ее место среди других должностей организации; поощрения; награды и наказания, которые могут быть применены к данному субъекту в соответствии с его статусом; поощрения, награды и наказания, которые данный работник может применять по отношению к другим работникам организации в соответствии со своим местом в ее иерархической структуре; физическая локализация данного работника внутри организации и степень его доступа к информации.

Формальные группы имеют тенденцию к сохранению относительной устойчивости, хотя их состав может изменяться. (34)

Это объясняется безличностью формальной структуры — в группах существуют только статусы независимо от индивидов, занимающих эти статусы. Конечно, в организации могут создаваться и временные формальные группы для реализации конкретной задачи. Формальные группы могут быть классифицированы по многим основаниям, например по различию в членстве, по выполняемым задачам, по позициям внутри организационной структуры.

В формальной структуре любой организации существуют неформальные группы. Эти группы основаны преимущественно на межличностных отношениях, удовлетворении (или неудовлетворении) психологических и социальных потребностей, не связанных с формальными целями и задачами.

Неформальная группа — это группа лиц, не связанных должностной иерархией и объединенных на основе дружеских отношений, общности интересов и т.п. (35)

В этом случае члены социальных групп в организации ориентированы не на социальные статусы и роли, а на первичные групповые отношения. В таких группах развивается взаимозависимость, ее члены постоянно оказывают влияние на поведение друг друга и способствуют удовлетворению личных потребностей, например в общении, в других социальных мотивациях, которые отсутствуют в чисто рабочих ситуациях, особенно в условиях промышленных предприятий или в профильных фирмах.

Членство в неформальной группе может быть прекращено через формальную структуру, в частности путем перевода работника в другую, пространственно удаленную часть организации или перехода по вертикали на другой управленческий уровень.

В некоторых случаях неформальная группа может одновременно быть формальной или частью формальной группы (актив отдела, управления, сектора или даже организации в целом). (36)

Члены неформальной группы обычно выдвигают собственного лидера, который имеет неформальную власть только в пределах данной группы. (37)

Как правило, неформальный лидер отражает установки и ценности членов группы, помогает разрешать конфликты, ведет группу к достижению целей, устанавливает связи вне группы и использует их, что способствует адаптации группы в условиях организации.

Неформальный лидер выполняет в группе две первостепенные функции: помощь группе в достижении целей и укрепление ее существования. (38)

Неформальный лидер часто меняется в зависимости от ситуации.

В некоторых случаях неформальный лидер одновременно выполняет функции формального лидера. (39)

Тест 5.

Неформальный лидер ни при каких условиях не может выполнять функции формального лидера.

А. Неверно.

Б. Верно.

Однако такая ситуация не характерна для организации, поскольку неформальный лидер, получивший формальный статус, обычно теряет неформальный авторитет, будучи вынужден применять к членам группы формальные санкции.

Например, неформальный лидер в отделе назначен начальником отдела. До этого назначения он часто общался со своими сотрудниками на уровне первичных связей, помогал им, вместе с ними проводил свободное время. После назначения на должность начальника отдела он получил новые ролевые полномочия и должен выполнять новые ролевые требования, в частности официальный контроль за поведением сотрудников отдела, что с неизбежностью отдаляет лидера от исполнителей и наносит ущерб его неформальному авторитету.

Неформальные группы весьма значимы для успешной деятельности организации (40),

поэтому даже предпринимаются попытки искусственного создания таких групп.

Естественные группы, состоящие из трех — шести работников, которые в ходе взаимодействий развили высокий уровень близости и привязанности друг к другу, должны поддерживаться руководством организации. В противном случае естественная неформальная структура либо не будет развиваться, либо будет развиваться в формах, нежелательных организации, мешающих достижению целей-заданий. Естественная группа может быть искусственно «выращена» и превратиться в «семейную» группу из 8—30 членов. Далее процесс развития и укрепления чувства привязанности в течение 6—12 месяцев должен привести к формированию одной организованной группы, состоящей из объединенных разветвленной сетью коммуникаций в масштабе организации семейных групп, каждая из которых включает несколько естественных групп. Такую организованную группу можно рассматривать как общественную организацию, все члены которой связаны общими намерениями.

Важно, чтобы руководители понимали, что неформальные группы взаимодействуют с формальными.(41)

Одной из существенных трудностей, мешающих эффективному управлению неформальными группами, является изначально невысокое мнение менеджеров о них. Некоторые руководители считают, что само возникновение неформальной организации — результат неэффективного управления. Но это не так. Неформальные группы есть в любой организации, что так же естественно, как и желание людей дружить, общаться, взаимодействовать.

В настоящее время теоретики менеджмента считают, что неформальные группы надо использовать для достижения целей организации. В частности, американские психологи-управленцы У. Скотт и К. Дэвис предлагают следующее решение этой проблемы.

Для использования неформальных групп для достижения целей организации следует:

1. Признать существование неформальной группы или организации. (42)

Нужно осознать, что ее уничтожение может привести к гибели формальной организации. Поэтому надо не только признать неформальную организацию, но и научиться работать с ней.

2. Выслушать членов и лидеров неформальной организации.

3. Перед тем, как предпринять какие-либо действия, следует просчитать возможное отрицательное воздействие их на неформальную организацию. (43)

4. Чтобы ослабить сопротивление переменам со стороны неформальной организации, разрешите группе участвовать в принятии решения. (44)

5. Следует быстро давать точную информацию, препятствуя тем самым распространению слухов. (45)

Как формировать наиболее эффективные неформальные группы?

На этот вопрос нет готового ответа, но есть определенные рекомендации. Например, Дэвис считает, что идеальная группа должна состоять из 3—9 человек, быть сплоченной.

Сплоченность группы — это мера тяготения членов ее друг к другу. (46)

Тест 6.

Сплоченность группы — это мера тяготения членов ее друг к другу.

А. Верно.

Б. Неверно.

Групповые нормы поведения могут поощрять усердие работников в достижении целей организации. Это положительные нормы. Но могут быть и нормы отрицательного поведения, которые поощряют неконструктивную критику, нарушения трудовой дисциплины и т.п. Такие нормы надо искоренять.

Групповое единомыслие — тенденция подавления отдельной личностью своих действительных взглядов, чтобы не нарушать единомыслия, гармонию группы. (47)

Это опасно, так как препятствует внедрению инноваций и мешает высказыванию новых мнений и альтернативных решений, а они могут быть весьма эффективными.

Чтобы преодолеть единомыслие, особенно при обсуждении какой-либо проблемы, полезно:

• внушить членам группы, что они могут свободно сообщить любую информацию; (48)

• назначить одного из членов группы на роль «адвоката дьявола», т.е. человека, защищающего заведомо неправое дело;

• уметь выслушать разные точки зрения и критику столь же спокойно, как и конструктивные мысли; (49)

• отделить усилия по генерированию идей от их оценки;

• если в группе присутствуют подчиненные, то выслушать сначала их идеи. (50)

Причины формирования групп.

Индивиды включаются как в формальные, так и неформальные группы по причинам, связанным:

во-первых, с необходимостью достижения организационных целей и выполнением заданий, (51)

во-вторых, с потребностью в общении в ходе социальных процессов, а также на основе чувств удовлетворенности или неудовлетворенности, приязни или неприязни. (52)

Основными причинами формирования социальных групп являются следующие:

работники приходят к пониманию, что достижение определенных целей возможно только на основе соединения, комбинирования усилий некоторого числа членов организации;

в ходе трудовой деятельности индивидам требуются понимание и поддержка коллег по работе, для чего он выбирает отдельных членов организации, с которыми возможны не только деловые, но и доверительные отношения;

в процессе идентификации у некоторой части членов организации возникает ощущение ингруппы, что в свою очередь приводит к формированию системы более тесных связей, отделению этой ингруппы от остальных членов организации, проведению групповых границ;

часть работников нуждается в защите своих интересов и потребностей, что возможно лишь при совмещении усилий в условиях организации, включении индивида в социальные институты, которые осуществляют свои функции также через деятельность организаций;

индивидам необходим контроль за основными нормами поведения, так как у них существует потребность в социальном порядке и сохранении устойчивых социальных отношений;

у всех индивидов имеется потребность в общении и проведении свободного времени в кругу сослуживцев, что может быть реализовано только в пределах социальной группы.

Индивиды испытывают различные ожидания относительно выгоды, которую приносит им членство в социальных группах. (53)

Можно сказать, что группа является постоянным источником мотивации и удовлетворенности трудом, а также главной детерминантой эффективности деятельности в рамках организации. Руководители организации должны осознавать важность деятельности групп, распознавать взаимосвязи между группами и использовать их для достижения целей организации.

Японский менеджмент предпринял удачную попытку совмещения формальных и неформальных групп и добился значительных успехов, культивируя в организациях отношения взаимопомощи, общности интересов, доброжелательности по принципу: «Моя фирма — моя община — моя семья». В результате японец часто воспринимает фирму, в которой работает, не только как формальную организацию, но и как неформальную группу, общину, в которую входят его друзья. Такая обстановка располагает к творческому подходу в работе, что нашло выражение в создании кружков качества на крупных японских фирмах.

Начало создания таких кружков относят к 1949 г. В настоящее время в Японии зарегистрировано более 100 тыс. таких кружков.

Концепция контроля качества не нова, но японцы выдвинули концепцию полного контроля качества, более широкую по масштабу и охватывающую всех работников фирмы — от рабочего до директора. В результате японские менеджеры добились того, что все или подавляющее большинство отклонений обнаруживались и урегулировались непосредственно производственным персоналом на уровне рабочего места, участка, цеха.

Однако кружки качества призваны не только выявлять и устранять недостатки. Их задачи шире. Союз японских ученых и инженеров сформулировал основные задачи кружков качества следующим образом: способствовать улучшению развития предприятия: соблюдать гуманность и охрану труда; создавать возможности для развития человеческих способностей.

Основные идеалы кружков качества сводятся к следующему.

1. Достижение совершенства в работе — естественная потребность каждого человека.

2. Люди, выполняющие работу, — настоящие в ней специалисты. (54)

3. Рабочие наделены умом и воображением. Они досконально знают свою работу, стремятся к успеху и не боятся трудностей. (55)

4. Кружок качества, с одной стороны, познавательный и образовательный процесс, а с другой — процесс, затрагивающий повседневную работу и содействующий участию рабочих в ее улучшении, что создает основу для взаимного сотрудничества менеджера и рабочих. (56)

Членство в кружках качества добровольное, что позволяет отнести их к неформальным организациям.

Тест 7.

Кружки качества в японских фирмах являются формальными организациями.

А. Неверно.

Б. Верно.

Эти кружки ранжированы в зависимости от образовательного и культурного уровней работников: для рабочих; мастеров и техников; инженеров и менеджеров. В настоящее время в Японии за год кружки качества вносят более миллиона предложений, из которых 80% внедряются. В результате японская продукция завоевала рынки многих стран мира, а фирмы США и Западной Европы далеко не всегда могут выдержать конкуренцию с японскими товарами.