3. Документ - матеріальний носій інформації. Класифікація документів.

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732 - 94 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення»).

Поль Отле в книзі «Керівництво до адміністрування», виданою в 1924 р. дає таке формулювання: «Документ - все те, що служить для реєстрації, передачі або збереження спогадів.» Так або інакше з появою документів почалася регламентація роботи з ними, яку зараз прийнято називати діловодством.

Поняття про документи

Слово “документ” походить від латинського “documentum” – повчальний приклад, взірець, доказ. В українській мові це слово з’явилося наприкінці ХVІІ – на початку ХVІІІ століття й позначало папери, що підтверджують чиїсь права, законність володіння чимось, законність певних дій – тобто мали юридичну силу. Слово “документ” витіснило з ужитку власне українські – грамота, лист, листовне письмо, що використовувалися на позначення таких же реалій.

У сучасній українській мові слово “документ” означає:

1. Діловий папір, що підтверджує будь-який факт або право на щось; у праві – складений відповідно до вимог закону акт, що посвідчує факти, які мають юридичне значення (диплом про освіту, заповіт тощо);

2. Офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка);

3. Історично достовірні письмові джерела (грамота, малюнок, твір тощо);

4. Матеріальний об’єкт, в якому міститься та чи інша інформація, призначена для передачі її у часі та просторі (наприклад, фотоплівка, перфокарта та ін.).

Таким чином, документ – це письмовий діловий текст про факти, події, явища об’єктивної дійсності, який побудовано за певною схемою та який виконує конкретну, тільки йому властиву, функцію.

Документ - це основний вид ділового мовлення. Він має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим й оформленим, повинен містити конкретні й реальні пропозиції та вказівки. У найширшому значенні слово “документ” сьогодні визначається як засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища дійсності та розумову діяльність людини. Документом ще називають будь-яке офіційне свідчення, доказ достовірності дії, предмета, поняття. Такі документи - найчастіше це постанова державних органів - мають назву акт.

Документ має правове й господарське значення, зокрема може служити писемним доказом, а також бути джерелом різних відомостей довідкового характеру. Документи також надають можливість відтворити  факти діяльності установи, організації чи підприємства.

Управлінський документ містить інформацію, що виникла й використовується в галузі управління. Такий документ – це, насамперед, носій інформації, а водночас і своєрідний “матеріал”, “сировина для обробки”. Це стосується, перш за все, цифрової та облікової документації, обробка якої добре механізується, а також - документів організаційно-розпорядчого характеру, де переважає словесний текст.

Частина документів – планування, звітність, ділове листування – призначена для безпосереднього сприймання й оперування; вони повинні бути особливо зручними для читання.

Діловодство - галузь управлінської діяльності, пов'язана з роботою над документами. Завдання діловодства полягають в:

• фіксації інформації (створенні текстових документів у сфері управління),

• організації роботи з документами(створення умов, що забезпечують рух, пошук і зберігання документів в процесі діловодства).

Перші документи виникли на тому етапі розвитку, коли людина навчилася писати. Документ (від латів.doceo- «учу» або «сповіщаю») означає «доказ», «свідоцтво».

Класифікація ділових паперів.

Усі наявні в обігу документи можуть бути згруповані за кількома ознаками:

Класифікація документів – це поділ документів на класи за найбільш загальними ознаками подібності або відмінності та формування на цій основі справ.

Перш за все виділяють різні системи документації та документування.

Система документації - цесукупністьдокументів,взаємопов’язанихміж собою, що взаємодіютьтастворюють цілісніутворенняіз певнимиформами.

Найчисельнішою є система управлінських (адміністративних, загальних) документів. Специфіку різних сфер діяльності суспільства відтворюють специфічні (галузеві) документаційні системи, як-от банківська, дипломатична, зовнішньоекономічна, юридична тощо.

Предметом вивчення діловодства є адміністративна (загальна) система документування.

Метою класифікації є:

ü       Підвищення оперативності роботи апарату управління і відповідальності виконавців шляхом розмежування функцій, структурних підрозділів і обов’язків виконавців, чіткого розподілу інформації;

ü       Економія праці за рахунок використанні інформаційно-довідкового апарату (предметно-тематичного каталогу).

Значення класифікації документів полягає у наступному:

¨    Забезпечення їх швидкого пошуку в поточному діловодстві;

¨    Підвищенні оперативності роботи з документами.

Для класифікації документів в межах однієї організації можуть бути складені класифікаційні схеми, класифікатори. Вони бувають двох типів: структурні та виробничо-галузеві. Перші документацію ділять на частини у відповідності до структурних підрозділів. В цьому випадку рубрики – це структурні підрозділи, а статті – назва документа. У відповідності з виробничо-галузевою класифікацією документи ділять на групи за різними кваліфікаційними ознаками.

Щоб документ мав усі перераховані вище властивості, його слід правильно скласти як за формою, так і за змістом. Відповідно до цих вимог виділяють такі види документів за ознаками класифікації та групами.

У табл.1. наведено класифікацію документів та дана їх коротка характеристика.

Таблиця 1