2. Внешняя и внутренняя среда организации.

Организация - группа людей, деятельность которых координируется для достижения поставленных общих целей.

Рис. 1. Элементы организации

Общие характеристики организаций

Все организации друг от друга отличаются по разным аспектам (функциям, методам и принципам управления, сложности операций и процедур и т.п.). Вместе с тем они имеют общие для всех организаций характеристики (рис.2.).

Рис. 2. Общие характеристики организации

Ресурсы

Целью всякой организации является наличие и преобразование ресурсов, которые используются ею для достижения ее тактических и стратегических целей. Основные ресурсы – это люди (трудовые ресурсы), основные и оборотные средства, технологии и информация.

Горизонтальное и вертикальное разделение труда

Горизонтальное разделение труда – это качественная и количественная дифференциация и специализация трудовой деятельности. По сути это разделение всей работы на составляющие компоненты, т.е расчленение общего производственного процесса на частное, непрерывное обособление различных видов трудовой деятельности со специализацией производства и исполнителей.

По горизонтали труд разделяется, как правило, по функциональному, товарно-отраслевому и квалификационному признакам.

Вертикальное разделение труда. Поскольку работа в организации разделяется на составляющие части, кто-то должен координировать работу группы для того, чтобы она была успешной. В данном случае на первый план выступает обособление функции управления, суть которой состоит в целенаправленном координировании и интегрировании деятельности всех элементов организации. Кто-то должен взять на себя обязанности капитана с тем, чтобы определить круг обязанностей подчиненных, планировать, организовывать и контролировать все структуры и звенья организации.

Зависимость от внешней среды

Это одна из самых значительных характеристик организации. Ни одна организация не может функционировать изолировано, вне зависимости от внешних ориентиров. Они во многом зависимы от внешней среды. Это условия и факторы, возникающие в окружающей среде независимо от деятельности организации, так или иначе воздействующие на нее.

Общее внешнее окружение (среда косвенного воздействия) является одинаковым для большинства организаций. Оно формируется под влиянием социально-культурных, экономических, политических, правовых, национальных, природных процессов.

Факторы среды общего внешнего окружения взаимодействуют с организацией через факторы среды непосредственного делового окружения.

Р ис. 3. Факторы внешней среды организации ( - общее внешнее окружение; - непосредственное деловое окружение)

Характеристики внешней среды:

1. Подвижность – постоянно изменяющаяся система.

2. Сложность – большое число взаимосвязанных факторов.

3. Непредсказуемость – сложности в прогнозировании поведения факторов внешней среды, особенно в отдаленные сроки.

4. Взаимозависимость факторов – это когда изменение одного фактора влечет за собой изменение другого.

Внутренняя среда организации

Рис. 4. Внутренняя среда организации

Под внутренней средой организации понимают ситуационные факторы внутри организации. Так как организация представляет собой созданные людьми системы, то их внутренние факторы в основном являются результатом управленческих решений. По сути это хозяйственный организм, ее структура.

В связи с этим процесс управления организацией можно представить в виде схемы.

Рис. 5. Принцип действия процесса управления организации (сплошная линия – влияние процесса, прерывистая - поступление информации)

Организацию следует рассматривать как средство достижения целей.

Цели – это конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться трудовой коллектив. На практике весьма редко встречаются организации, имеющие только одну цель. Организации, имеющие несколько взаимосвязанных целей, называют сложными организациями. Важно, чтобы намеченные трудовым коллективом цели были реальными и выполнимыми.

Рис. 6. Процесс претворения целей в жизнь организацией

Структура организации – логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достичь целей организации.

Задача – предписанная работа или ее часть (операции, процедуры), которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки.

С технологической точки зрения задачи предписываются не работник, а должности. В соответствии со структурой организации каждой должности предписан ряд задач, которые рассматриваются, как необходимый вклад в достижение целей организации.

Рис.7 . Взаимосвязь должностей, структуры и целей

Технология – это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих знаний, необходимых для осуществления преобразований в материалах, информации и людях.

Задачи и технологии тесно взаимосвязаны. Выполнение задачи предполагает использование конкретной технологии.

Рис. 8. Взаимосвязь технологии, заданий, структуры и целей

Организационная культура (люди, трудовые ресурсы). Это пятый и наиболее значимый элемент внутренней среды организации. Цели организации достигаются через труд людей.

Рассмотренные характеристики и понятия относятся к формальной организации. Вместе с тем в практике управления определенную роль играют и неформальные организации.

Необходимость управления

Для того чтобы организация могла добиться реализации своих целей, задачи должны быть скоординированы посредством вертикального разделения труда. Поэтому управление является существенно важной деятельностью для организации.

Подразделения

Сложные организации осуществляют четкое горизонтальное разделение за счет образования подразделений, выполняющих специфические конкретные задания и добивающихся конкретных специфических целей. Такие подразделения часто называются отделами или службами.

Формальная и неформальная организация

В каждом трудовом коллективе наряду с формальной (официальной) структурой взаимоотношений существуют и неформальные (неофициальные) отношения между членами коллектива.

Группы людей, созданные по воле руководства для достижения целей организации, называются формальными группами.

Первейшей их функцией является выполнение конкретных задач и достижение целей организации. Отношения между людьми регулируются различного рода нормативными документами: законами, постановлениями, приказами, распоряжениями и т.д.

Стихийно образовавшаяся группа людей, вступивших в регулярное взаимодействие для достижения определенных целей (цели), признается неформальной группой (организацией).

Отношения между членами такой группы формируются на основе личных симпатий. Члены группы связаны общностью взглядов, склонностей и интересов. Здесь нет списка членов коллектива, указаний на обязанности, согласованные роли.

Рис. 9. Механизм образования формальных и неформальных организации

Неформальные, или теневые, группы существуют в каждой организации. Они неизменно «вырастают» из дружеских отношений, не определяемых организационной схемой. Для организации важно, чтобы неформальные группы не доминировали.

Неформальная организация людей может работать на ВАС или против ВАС. Как заставить ее работать на ВАС?

1. Менеджер должен согласиться и принять тот факт, что неформальная организация существует.

2. Нужно попытаться понять, насколько неформальная организация может быть ценной, чтобы помочь менеджеру достичь своих целей.

3. Выявить неформальных лидеров и управлять ими

4. Необходимо попытаться объединить цели неформальной и формальной организации

5. Менеджер должен понять и согласиться с тем, что вне зависимости от того, что он делает, неформальные организации продолжают существовать.

Неформальный лидер выполняет две первостепенные функции: помогает группе в достижении ее целей, поддерживает и укрепляет ее существование

Существование неформальных групп в организации – вполне нормальное явление. Такие группы чаще всего укрепляют трудовой коллектив, и формальный лидер организации дожжен их поддерживать.

Пример: фирма «Коргинг гласс» (США) установила в здании эскалаторы (вместо лифтов), чтобы увеличить возможность неформальных контактов между сотрудниками.

Фирма «МММ» (США) организует клубы с целью повышения вероятности специальных бесед, способствующих решению проблем во время приема пищи или в других ситуациях. Все это усиливает чувство причастности к коллективу. Здесь налицо единство и солидарность, которые проявляются не только труде, но и часы досуга. Товарищеские контакты во время работы и по ее окончании, сотрудничество и взаимопомощь формируют здоровый психологический климат в организации.

Концепция жизненного цикла организации

В социальной сфере, в которой мы живем, для достижения своих целей мы должны объединяться с другими людьми. Такое объединение может быть формальным и кратковременным, а может быть долговременным и даже пожизненным. Создание коммерческих и любых других фирм – это тоже рождение новой группы.

Основой объединения людей в группу является мера их компетентности в той деятельности, которую они собираются осуществлять.

Компетентность - это не уровень знаний, умений и навыков, которыми обладает каждый человек, а способность членов группы применять эти знания, умения и навыки для достижения общих целей.

«Жизнь» организации подобна жизни человека, времени существования любого предмета труда или услуг. Она имеет свои фазы и особенности развития. Согласно концепции жизненного цикла организации вся ее деятельность проходит ряд стадий начиная с рождения, расцвета вплоть до прекращения существования или коренной модернизации.

Рис. 10. Основные фазы жизни организации

Фаза развития	Краткая характеристика группы	Лидер	Кризисы
Фаза энергетического толчка (I)	Это первичное объединение группы. Члены группы делят всех по принципу наш и не наш. Любое воздействие из вне воспринимается как агрессия. Возрастает внутренняя солидарность, эмоциональная и личная поддержка сводится к минимальному приему новых членов. Появляется групповая мораль. Девиз: «Будь таким, каким должен быть».	Максимально отдающий знания целям группы	Цели малозначительны, легко достижимы, нет взаимодействия
Фаза подъема (II)	Происходит распределение членов группы в зависимости от уровня их компетентности	Авторитарный, средне компетентный лидер, для которого характерно: Стереотипное и консервативное мышление; Приверженность к ценностям среднего класса; Вера в моральную чистоту своей команды и отказ в таковой сем другим «хорошо и плохо» - значит хорошо и плохо» для организации.	Отсутствие авторитарного лидера, борьба за власть К концу фазы подъема авторитарный лидер стремится сохранить свою власть отодвижением цели группы на второй план и превращает группу в элитарную иерархию
Акматическая фаза (стадия насыщения) (III)	Группа переходит от стратегии агрессии к принципу взаимодействия. начинают появляться карьеристы и индивидуалисты. образуются группировки со своими лидерами, которые тянут группу в разные стороны. Девиз «Будь самим собой»	Гармоничный, средне компетентный. Альтернативы: Признать свою несостоятельность и уйти в другую организацию; Поставить труднодостижимые цели, подавить оппозицию; Изменить образ лидерского мышления в соответствии с изменившимися условиями.	К концу фазы подъема авторитарный лидер стремится охранить свою власть отодвижением цели группы на второй план и превращает группу в элитарную иерархию; Нужны новые цели; Высокая компетентность группы. Цели группы достижимы.
Фаза надлома (IV)	Происходит избавление от излишков компетентности. В результате надлом и уже движение не вверх, а вниз. Девиз: «Мы хотим мира, покоя».	Наиболее компетентный
Инерционная фаза (V)	Спокойное, размеренное существование середняков. «Золотая осень», когда пожирают плоды прошлого напряжения и прошлых усилий. Люди не противятся вхождению новых членов. Девиз: «Не высовывайся. Будь таким, как мы».	Победивший карьерист
Фаза обскурации (VI)	Мемориальная фаза. Малокомпетентные образуют большинство. Всякий рост – явление предосудительное, трудолюбие – смешное, творчество – вызывает ярость. Девиз: «Будь таким, как мы».	Малокомпетентный член группы
Элитарная фаза (VII)	Цели группы не во вне, а в ней самой. Группа существует для того, чтобы сохранить самое себя, свою структуру и те отношения, которые в ней сложились. Выделяют следующие слои группы: Лидер Ближняя элита Нижняя элита Низшие руководители Рядовые Отверженные	Диктатор, характеризуется отстраненностью и мистичностью

Уровни управления

Несмотря на то что все руководители организации выполняют управленческие действия, нельзя сказать, что все они занимаются одним и тем же видом трудовой деятельности. Отдельным руководителям приходится затрачивать время на координирование работы других руководителей, которые в свою очередь координируют работу менеджеров более низкого уровня и т.д. до уровня руководителя, который координирует работу неуправленческого персонала – людей, физически производящих продукцию или оказывающих услуги.

Рис.11. Основные уровни управления

Высший уровень управления организацией может быть представлен председателем Совета директоров, президентом, вице-президентом, правлением. Эта группа управленческих работников обеспечивает интересы и потребности владельцев акций, вырабатывает политику организации и способствует ее практической реализации.

Руководители среднего уровня управления обеспечивают реализацию политики функционирования организации разработанной высшим руководством, и отвечают ха доведение более детальных заданий до подразделений и отделов, а также а их выполнение.

Низший уровень управления представлен младшими начальниками. Это руководители, находящиеся непосредственно над рабочими и другими работниками (не руководителями). Это могут быть мастера, бригадиры, контролеры, ответственные за доведение конкретных заданий до непосредственных исполнителей.

Соотношение затрат времени на выполнение основных функций менеджмента различаются по уровням управления.

Рис. 12. Соотношение затрат времени по уровням и функциям управления

Следует отметить, что на всех уровнях управления руководитель выполняет не только чисто управленческие, но и исполнительные функции. Однако с повышением уровня руководства удельный вес исполнительских функций понижается (расчеты показывают, что на высшем уровне исполнение занимает около 10% общего бюджета времени менеджеров; на среднем – 50%; на низшем – 70%).